Personal Assistant to Manager

PT Kalibesar Artha Perkasa; Jakarta Pusat; On-site; IDR 60,000,000 - 90,000,000; Full time

Job summary

PT Kalibesar Artha Perkasa mencari Assistant/Secretary untuk mendukung Manager dalam administrasi harian serta koordinasi antar departemen. Kandidat akan menyusun, memverifikasi, dan mengarsipkan dokumen terkait pekerjaan seperti penawaran, PO, invoice, serta dokumen legal dan non-legal.

Posisi ini mengharuskan kemampuan membuat MoM, menyusun laporan omset, stok, dan AR aging, serta memantau transaksi penjualan.

Qualifications

• Memiliki kemampuan analisa data dan tata kelola dokumen yang rapi.
• Mampu bekerja teliti, detail-oriented, serta akurat dalam pelaporan.
• Kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik dengan berbagai departemen.
• mampu multitasking di lingkungan bekerja dinamis

Responsibilities

• Mendukung Manager dalam kegiatan administrasi dan koordinasi harian.
• Menyusun, memverifikasi, dan mengarsipkan dokumen terkait pekerjaan (penawaran, PO, invoice, dokumen legal & non-legal)
• Membuat notulen rapat (MoM) serta memantau tindak lanjut hasil rapat
• Menyusun dan memperbarui laporan rutin seperti omset, stok, dan AR/aging piutang
• Memantau data transaksi penjualan (PO, SO, invoice) dan memastikan kesesuaiannya
• Membantu proses pengadaan, termasuk komunikasi dengan vendor dan pembuatan PO
• Memantau proses kedatangan barang dan koordinasi terkait
• Berkoordinasi dengan departemen seperti Finance, Inventory, Purchasing
• Membantu Manager dalam pengumpulan data, pembuatan laporan, dan monitoring pekerjaan tim
• Menjaga kerahasiaan informasi dan dokumen perusahaan
• Menjalankan tugas lain sesuai arahan Manager

Skills

Analisa data

Teliti

Koordinasi

Multitasking

Education

D3/S1 Sekretaris/Akuntansi/Keuangan atau bidang terkait

Job description

Mendukung Manager dalam kegiatan administrasi dan koordinasi pekerjaan sehari-hari

Menyusun, memverifikasi, dan mengarsipkan dokumen terkait pekerjaan (penawaran, PO, invoice, dokumen legal & non-legal)

Membuat notulen rapat (MoM) serta memantau tindak lanjut hasil rapat

Menyusun dan memperbarui laporan rutin seperti omset, stok, dan AR/aging piutang

Memantau serta memverifikasi data transaksi penjualan (PO, SO, invoice) dan memastikan kesesuaiannya

Membantu proses pengadaan, termasuk komunikasi dengan vendor, perbandingan harga, pembuatan PO, serta monitoring pengiriman barang

Memantau proses kedatangan barang impor/lokal dan berkoordinasi dengan pihak terkait

Berkoordinasi dengan departemen terkait seperti Finance, Inventory, Purchasing, dan departemen lainnya

Membantu Manager dalam pengumpulan data, pembuatan laporan, dan monitoring pekerjaan tim

Menjaga kerahasiaan informasi dan dokumen perusahaan

Menjalankan tugas lainnya sesuai arahan Manager

Pendidikan minimal D3/S1 (Sekretaris, Akuntansi, Keuangan, Manajemen atau bidang terkait)

Pengalaman minimal 2–3 tahun sebagai Assistant, Secretary, Personal Assistant, Admin, atau posisi terkait

Pengalaman di perusahaan manufaktur/trading menjadi nilai tambah

Menguasai Bahasa Inggris & Mandarin menjadi nilai tambah

Memiliki kemampuan analisa, teliti, detail-oriented, dan terbiasa bekerja dengan data

Mampu bekerja multitasking, cepat, dan di bawah tekanan

Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik

Rapi, proaktif, bertanggung jawab, dan memiliki integritas tinggi