Personal Assistant to Manager

Pengiklan Anonim; Jakarta Pusat; On-site; IDR 55,800,000 - 89,280,000; Full time

Job summary

Pengiklan Anonim sedang mencari kandidat untuk posisi admin/assistant yang akan mendukung manager dalam kegiatan administrasi dan koordinasi pekerjaan harian. Tugasnya mencakup penyusunan dokumen, verifikasi, arsip, serta pembuatan notulen rapat dan laporan rutin.

Pelamar wajib memiliki minimal D3/S1 di bidang terkait, berpengalaman 2–3 tahun, dan kemampuan analitis serta teliti. Bahasa Inggris dan Mandarin dianggap nilai tambah, kemampuan bekerja di lingkungan manufaktur/trading menjadi

Qualifications

• Pendidikan minimal D3/S1 bidang terkait.
• Pengalaman 2–3 tahun di posisi Assistant/Secretary/Admin.
• Menguasai bahasa Inggris & Mandarin menjadi nilai tambah.

Responsibilities

• Mendukung Manager dalam kegiatan administrasi dan koordinasi pekerjaan sehari-hari.
• Menyusun, memverifikasi, dan mengarsipkan dokumen terkait pekerjaan (penawaran, PO, invoice, dokumen).
• Membuat notulen rapat (MoM) dan memantau tindak lanjut rapat.

Skills

Analisa data

Teliti

Koordinasi

Komunikasi baik

Multitasking

Integritas

Education

D3/S1 Sekretaris/Keuangan/Manajemen

Tools

MS Office

Job description

Mendukung Manager dalam kegiatan administrasi dan koordinasi pekerjaan sehari-hari

Menyusun, memverifikasi, dan mengarsipkan dokumen terkait pekerjaan (penawaran, PO, invoice, dokumen legal & non-legal)

Membuat notulen rapat (MoM) serta memantau tindak lanjut hasil rapat

Menyusun dan memperbarui laporan rutin seperti omset, stok, dan AR/aging piutang

Memantau serta memverifikasi data transaksi penjualan (PO, SO, invoice) dan memastikan kesesuaiannya

Membantu proses pengadaan, termasuk komunikasi dengan vendor, perbandingan harga, pembuatan PO, serta monitoring pengiriman barang

Memantau proses kedatangan barang impor/lokal dan berkoordinasi dengan pihak terkait

Berkoordinasi dengan departemen terkait seperti Finance, Inventory, Purchasing, dan departemen lainnya

Membantu Manager dalam pengumpulan data, pembuatan laporan, dan monitoring pekerjaan tim

Menjaga kerahasiaan informasi dan dokumen perusahaan

Menjalankan tugas lainnya sesuai arahan Manager

Pendidikan minimal D3/S1 (Sekretaris, Akuntansi, Keuangan, Manajemen atau bidang terkait)

Pengalaman minimal 2–3 tahun sebagai Assistant, Secretary, Personal Assistant, Admin, atau posisi terkait

Pengalaman di perusahaan manufaktur/trading menjadi nilai tambah

Menguasai Bahasa Inggris & Mandarin menjadi nilai tambah

Memiliki kemampuan analisa, teliti, detail-oriented, dan terbiasa bekerja dengan data

Mampu bekerja multitasking, cepat, dan di bawah tekanan

Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik

Rapi, proaktif, bertanggung jawab, dan memiliki integritas tinggi