Personal assistance

Pengiklan Anonim; Depok; On-site; IDR 78,120,000 - 122,760,000; Full time

Job summary

Pengiklan Anonim sedang mencari Personal Assistant yang profesional dan terorganisir untuk mendukung operasional harian eksekutif di kantor kami yang berlokasi di Depok, Jawa Barat. Peran ini meliputi pengelolaan jadwal, persiapan rapat, dan dukungan administrasi tingkat tinggi.

Anda akan berperan sebagai tulang punggung manajemen dengan tugas multitasking, koordinasi perjalanan, serta penyusunan laporan dan materi rapat secara rapi dan tepat waktu.

Qualifications

• Pendidikan SMA atau sederajat dengan preferensi Diploma/Sarjana di Administrasi/Manajemen Perkantoran/Sekretariat.
• Minimal 2-3 tahun pengalaman sebagai Personal Assistant/Asisten Eksekutif/posisi administratif sejenis di korporat.
• Keterampilan komunikasi bahasa Indonesia dan Inggris yang sangat baik.
• Penguasaan Microsoft Office dan tools manajemen jadwal digital.
• Keterampilan organisasi luar biasa dengan multitasking dan prioritas yang kompleks.
• Sikap profesional, diskrit, dan mampu menjaga kerahasiaan.

Responsibilities

• Mengelola jadwal eksekutif, menjadwalkan rapat, perjalanan, dan acara.
• Mengarsip dokumen, catatan, dan file penting dengan sistem terstruktur.
• Menangani komunikasi internal dan eksternal secara profesional.
• Mempersiapkan laporan, presentasi, dan materi rapat.
• Mengatur perjalanan bisnis termasuk tiket, hotel, dan transportasi.
• Dukungan rapat dan acara perusahaan, persiapan dan follow-up.
• Mengelola tugas prioritas dan deadline, adaptif terhadap perubahan.
• Menjaga kerahasiaan informasi sensitif perusahaan.

Skills

Multitasking

Attention to detail

Bahasa Indonesia & Inggris

Organisasi

Problem solving

Discretion & confidentiality

Education

SMA; Diploma/Sarjana di Administrasi/Manajemen Perkantoran/Sekretariat

Tools

Microsoft Office

Scheduling tools

Job description

Gambaran Umum Pekerjaan

Kami mencari Personal Assistant yang profesional dan terorganisir untuk mendukung operasional harian dan memberikan dukungan administratif kepada para eksekutif di perusahaan kami. Sebagai Personal Assistant, Anda akan menjadi tulang punggung tim manajemen, memastikan semua kegiatan berjalan lancar dan efisien. Posisi ini memerlukan individu yang memiliki kemampuan multitasking yang kuat, perhatian terhadap detail, dan kemampuan komunikasi yang sangat baik. Anda akan bekerja secara tatap muka di kantor kami yang berlokasi di Depok, Jawa Barat, dengan tanggung jawab untuk mengelola jadwal, mengorganisir acara, dan menangani berbagai tugas administratif strategis.

Mengelola jadwal dan kalender eksekutif dengan cermat, menjadwalkan rapat, perjalanan, dan acara penting dengan koordinasi yang tepat.

Menyelenggarakan dan mengarsipkan dokumen, catatan, dan file penting dengan sistem organisasi yang terstruktur dan mudah diakses.

Menangani komunikasi internal dan eksternal, termasuk email, panggilan telepon, dan korespondensi dengan profesionalisme tinggi.

Mempersiapkan laporan, presentasi, dan materi rapat yang diperlukan oleh eksekutif dengan format yang rapi dan profesional.

Mengatur perjalanan bisnis, termasuk pemesanan tiket, hotel, transportasi, dan dokumentasi yang diperlukan.

Memberikan dukungan administratif dalam penyelenggaraan rapat dan acara perusahaan, termasuk persiapan dan follow-up.

Mengelola tugas-tugas prioritas dan deadline dengan efisien, sambil mampu beradaptasi dengan perubahan kebutuhan yang mendadak.

Menjaga kerahasiaan dan integritas informasi sensitif perusahaan dengan standar profesionalisme tertinggi.

Keterampilan, Kualifikasi, dan Pengalaman yang Dibutuhkan

Pendidikan minimal Sekolah Menengah Atas (SMA) atau sederajat, dengan preferensi untuk lulusan Diploma atau Sarjana di bidang Administrasi, Manajemen Perkantoran, atau Sekretariat.

Minimal 2-3 tahun pengalaman bekerja sebagai Personal Assistant, Asisten Eksekutif, atau posisi administratif sejenis di lingkungan korporat.

Kemampuan komunikasi lisan dan tertulis yang sangat baik dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris.

Penguasaan aplikasi Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) dan tools manajemen jadwal digital.

Keterampilan organisasi yang luar biasa dengan kemampuan menangani multitasking dan prioritas yang kompleks secara bersamaan.

Kemampuan problem-solving yang kuat dan inisiatif dalam mengidentifikasi peluang perbaikan proses administratif.

Sikap profesional, diskrit, dan dapat diandalkan dengan kemampuan menjaga kerahasiaan.

Fleksibilitas dan adaptabilitas terhadap perubahan lingkungan kerja yang dinamis dan prioritas yang berkembang.

Pengalaman dalam mengorganisir acara atau perjalanan bisnis merupakan nilai tambah yang signifikan.

Pernyataan mana di bawah ini yang paling mendeskripsikan hakmu bekerja di Indonesia?

Kualifikasi mana yang kamu miliki?

Apakah kamu sudah menyelesaikan ijazah sekolah menengah atas Indonesia? (cth. SMA, SMK, STM)