Personal Assistant

PT GAPURA ABADI; Jakarta Selatan; On-site; IDR 133,920,000 - 200,880,000; Full time

Job summary

PT Gapura Abadi mencari Personal Assistant yang profesional dan berpengalaman untuk memberikan dukungan administratif dan operasional kepada eksekutif perusahaan.

Anda akan mengelola jadwal, korespondensi, laporan, perjalanan bisnis, dan pengelolaan dokumen dengan tingkat kerahasiaan tinggi.

Posisi ini penuh waktu tetap di lingkungan dinamis, menuntut organisasi kuat, ketelitian, dan kemampuan komunikasi yang sangat baik.

Qualifications

• Minimal 3–5 tahun pengalaman sebagai Personal Assistant, Executive Assistant, atau posisi administratif serupa.
• Kemampuan organisasi dan manajemen waktu yang sangat baik serta kemampuan menangani banyak prioritas secara bersamaan.
• Penguasaan Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) dan aplikasi perkantoran lainnya.
• Kemampuan komunikasi lisan dan tertulis yang sangat baik dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris.
• Keahlian dalam manajemen basis data dan sistem filing yang terorganisir.
• Kemampuan pemecahan masalah dengan inisiatif dan proaktivitas.
• Keperibadian profesional, diskrit, dan dapat dipercaya dalam menangani informasi sensitif.

Responsibilities

• Mengelola jadwal eksekutif, kalender, dan janji temu dengan akurat.
• Menangani korespondensi bisnis, termasuk email dan dokumen penting.
• Menyiapkan laporan, presentasi, dan dokumentasi bisnis untuk eksekutif.
• Mengatur perjalanan bisnis secara efisien termasuk tiket, akomodasi, dan transportasi.
• Mengelola file, data, dan informasi sensitif dengan sistem filing yang rapi.
• Memberikan dukungan operasional dalam rapat dan acara perusahaan.
• Berkoordinasi dengan departemen lain untuk kelancaran operasional.
• Menangani tugas administratif lainnya sesuai kebutuhan organisasi.

Skills

Organisasi & perencanaan

Manajemen waktu

Komunikasi efektif

Kerahasiaan & etika

Multitasking

Inisiatif & proaktivitas

Interpersonal

Education

Diploma/Sertifikat Administrasi

Tools

Microsoft Office Suite

Job description

Kesempatan

PT Gapura Abadi mencari Personal Assistant yang profesional, terorganisir, dan berpengalaman untuk bergabung dengan tim kami. Sebagai Personal Assistant, Anda akan memainkan peran penting dalam memberikan dukungan administratif dan operasional kepada eksekutif senior perusahaan. Kandidat yang ideal memiliki kemampuan organisasi yang luar biasa, perhatian terhadap detail yang tinggi, dan kemampuan komunikasi yang sangat baik. Posisi ini adalah pekerjaan tetap penuh waktu yang memungkinkan Anda untuk berkembang dalam lingkungan yang dinamis dan profesional.

Mengelola jadwal, kalender, dan janji temu eksekutif, memastikan koordinasi yang efisien dan menghindari konflik waktu.

Menangani korespondensi bisnis, termasuk email, surat, dan dokumen penting dengan profesionalisme dan kerahasiaan.

Menyiapkan laporan, presentasi, dan dokumentasi bisnis yang diperlukan oleh eksekutif.

Mengatur perjalanan bisnis, termasuk penerbangan, akomodasi, dan transportasi dengan perhatian terhadap detail dan efisiensi biaya.

Mengelola file, data, dan informasi sensitif dengan sistem organisasi yang rapi dan aman.

Memberikan dukungan operasional dalam rapat dan acara perusahaan, termasuk persiapan ruang dan dokumentasi.

Berkoordinasi dengan departemen lain untuk memfasilitasi kelancaran operasional.

Menangani tugas administratif lainnya sesuai kebutuhan organisasi.

Keterampilan, Kualifikasi, dan Pengalaman yang Dibutuhkan

Diploma atau Sertifikat di bidang Administrasi, Sekretaris, Manajemen Perkantoran, atau bidang terkait.

Minimal 3-5 tahun pengalaman sebagai Personal Assistant, Executive Assistant, atau posisi administratif serupa.

Kemampuan organisasi dan manajemen waktu yang sangat baik dengan kemampuan menangani banyak prioritas secara bersamaan.

Penguasaan Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) dan aplikasi perkantoran lainnya.

Kemampuan komunikasi lisan dan tertulis yang sangat baik dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris.

Keahlian dalam manajemen basis data dan sistem filing yang terorganisir.

Kemampuan pemecahan masalah yang kuat dengan inisiatif dan proaktivitas dalam mengidentifikasi peluang peningkatan efisiensi.

Keperibadian yang profesional, diskrit, dan dapat dipercaya dalam menangani informasi sensitif.

Kemampuan interpersonal yang sangat baik dan ketahanan dalam bekerja di lingkungan yang dinamis.

Apakah kamu memiliki pengalaman menggunakan Sistem Pengarsipan?