Peronal Assistant

PT. Neptus Teknologi Indonesia; Jakarta Barat; On-site; IDR 66,960,000 - 133,920,000; Full time

Job summary

PT. Neptus Teknologi Indonesia sedang mencari Personal Assistant untuk mendukung pimpinan dalam hal sekretariat dan administrasi. Tugas utama mencakup pengelolaan agenda, koordinasi dengan tim internal maupun eksternal, serta menjaga hubungan yang kuat dengan klien dan mitra bisnis.

Posisi ini juga mencakup penyiapan laporan rutin, pengelolaan dokumen, dan assist pada proses tender/project. Karyawan akan bekerja sama dengan tim Sales untuk mencapai target bisnis dan menjaga reputasi perusahaan.

Qualifications

• Mengatur agenda, rapat, dan administrasi harian secara efisien.
• Koordinasi antara internal, eksternal, distributor, dan klien.
• Membangun hubungan baik dengan pihak terkait serta menjaga kepuasan pelanggan.

Responsibilities

• Mengatur agenda pimpinan/direktur, perjalanan dinas, dan follow-up tugas.
• Mencatat memo, membuat laporan kegiatan harian/mingguan/bulanan.
• Melakukan koordinasi dokumen kerja (legalitas, administrasi, teknis).
• Berkolaborasi dengan tim Sales dan pihak terkait untuk peluang bisnis.
• Melakukan negosiasi harga dan kontrak dengan customer/perorangan/ Distributor.

Skills

Agenda dan sekretariat

Koordinasi lintas divisi

Negosiasi kontrak

Layanan pelanggan

Job description

DESKRIPSI : Personal Assistant memiliki peranan penting untuk mendukung Pimpinan/Direktur dan perusahaan dalam hal kesekretariatan dan administratif secara efisien dan efektif. Posisi ini merupakan representasi perusahaan dalam menangani klien/calon klien dan relasi bisnis, serta melakukan koordinasi dan menjaga hubungan yang baik dengan pihak internal maupun eksternal. Personal Assistant juga membantu perusahaan dalam pengembangan bisnis yang efektif untuk mencapai target perusahaan, menjaga dan meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan, loyalitas terhadap perusahaan, serta nilai jangka panjang untuk perusahaan.

Mengatur agenda, jadwal kegiatan, perjalanan dinas, maupun hal-hal lain yang perlu dilakukan dengan pihak internal maupun eksternal, untuk kepentingan perusahaan secara umum, maupun kepentingan Pimpinan/Direktur secara khusus.

Menghadiri kegiatan Pimpinan/Direktur yang berhubungan dengan pekerjaan, mencatat memo, dan recording (jika diperlukan) serta melakukan reminder dan/atau follow-up terkait hal-hal yang perlu dilakukan kepada Pimpinan/Direktur maupun kepada pihak-pihak terkait.

Melakukan koordinasi, monitoring status dan masa berlaku dokumen kerja perusahaan (termasuk dokumen legalitas, dokumen administrasi, dokumen teknis, maupun dokumen harga) secara tepat dan lengkap sesuai kebutuhan Pimpinan/Direktur secara khusus, maupun dokumen terkait kebutuhan tender/project.

Melakukan follow-up dan koordinasi dengan tim internal lintas divisi, Distributor, Principal, Business Partner, dan klien/calon klien untuk menjalankan seluruh kegiatan pra-project (tidak hanya terbatas pada presentasi dan demo solusi, PoC, serta implementasi) terhadap solusi produk/jasa yang disediakan oleh perusahaan.

Menjaga nama baik perusahaan, meningkatkan hubungan yang baik dengan customer, calon customer, dan relasi bisnis, bahkan meningkatkan kepercayaan, kepuasan pelanggan, serta loyalitas terhadap perusahaan.

Bekerja sama dan berkolaborasi dengan tim Sales untuk menentukan strategi pendekatan yang efektif kepada klien/calon klien.

Mendukung Pimpinan/Direktur dan tim Sales dalam mengidentifikasi, menjangkau, dan mendapatkan project dan/atau customer baru serta peluang bisnis yang potensial.

Mampu melakukan negosiasi harga dan kontrak/perjanjian dengan Customer,Principaldan Distributor.

Memastikan proses approach hingga kegiatan project berjalan dengan baik sesuai dengan kontrak/perjanjian, dan dapat memenuhi kebutuhan klien, serta mencapai objective project.

Membantu meng-handle customer request/problem dari klien/calon klien, dan melakukan koordinasi dengan pihak terkait.

Membuat report aktivitas harian, mingguan, dan bulanan, serta melakukan update progress.

Melaksanakan tugas tambahan lainnya yang diberikan oleh Atasan/Perusahaan yang masih berhubungan dengan Fungsi dan Jabatan.

Pernyataan mana di bawah ini yang paling mendeskripsikan hakmu bekerja di Indonesia?

Kualifikasi mana yang kamu miliki?