Executive Business Assistant

PT Topsel Raharja Indonesia; Kota Mojokerto; On-site; IDR 144,000,000 - 216,000,000; Full time

Job summary

PT Topsel Raharja Indonesia membuka kesempatan bagi Anda yang memiliki kemampuan administrasi, koordinasi, dan eksekusi yang kuat untuk bergabung sebagai Executive Assistant to CEO – HRGA. Peran ini sebagai perpanjangan tangan CEO dalam memastikan arahan, keputusan, dan proyek perusahaan berjalan sesuai target, termasuk pengelolaan jadwal, notulen, dan prioritas lintas divisi.

Anda akan mendampingi CEO, menyusun tracker pekerjaan dengan PIC, target waktu, progres, dan deadline, serta menjaga

Qualifications

• Wawasan administrasi yang kuat untuk mengelola tugas harian.
• Keterampilan koordinasi lintas divisi dan follow up yang efektif.
• Kemampuan multitasking dalam lingkungan dinamis.

Responsibilities

• Mendampingi CEO dalam menindaklanjuti arahan dan prioritas pekerjaan.
• Menyusun dan mengelola tracker pekerjaan dengan PIC, target waktu, progres, dan status.
• Koordinasi dengan HRD, GA, operasional, vendor, dan pihak eksternal.
• Menyusun notulen rapat beserta action plan, PIC, dan deadline.
• Mengingatkan jadwal meeting, deadline, dan agenda penting.
• Menjaga kerahasiaan informasi perusahaan.

Skills

Administrasi

Koordinasi lintas divisi

Proaktif

Komunikasi

Multitasking

Follow up

Education

Sarjana/D3 Administrasi

Tools

Microsoft Excel

Social media

Branding digital

Job description

TOPSELL membuka kesempatan bagi Anda yang memiliki kemampuan administrasi, koordinasi, dan eksekusi yang kuat untuk bergabung sebagai Executive Assistant to CEO – HRGA

Posisi ini berperan sebagai perpanjangan tangan CEO dalam memastikan setiap arahan, keputusan, dan proyek perusahaan dapat berjalan sesuai target. Anda tidak hanya bertugas mengatur jadwal atau membuat notulen, tetapi juga mengawal penyelesaian pekerjaan lintas divisi mulai dari HRD, General Affairs (GA), operasional toko, vendor, hingga berbagai proyek strategis perusahaan.

Kami mencari individu yang proaktif, detail, komunikatif, memiliki kemampuan follow up yang kuat, serta mampu bekerja cepat dalam lingkungan yang dinamis.

Mendampingi CEO dalam mencatat arahan, keputusan, dan prioritas pekerjaan.

Menyusun serta mengelola tracker pekerjaan yang mencakup PIC, target waktu, progres, dan status penyelesaian.

Melakukan koordinasi dan follow up kepada divisi HRD, GA, Operasional, Audit, Store, Vendor, maupun pihak eksternal terkait.

Menyusun notulen rapat beserta action plan, PIC, dan deadline setiap hasil meeting.

Mengingatkan jadwal meeting, deadline, agenda penting, serta pekerjaan yang belum terselesaikan.

Administrasi HR

Renovasi dan maintenance toko

Pengadaan ATK dan kebutuhan operasional lainnya

Mengidentifikasi hambatan serta mengeskalasi pekerjaan yang mengalami keterlambatan.

Menjaga komunikasi lintas divisi agar setiap arahan CEO dipahami dan dijalankan dengan baik.

Menjaga kerahasiaan seluruh informasi perusahaan dan keputusan manajemen.

Memiliki pengalaman minimal 2 tahun pada salah satu posisi berikut:

Posisi lain yang relevan.Detail, disiplin, dan memiliki sense of ownership tinggi

Mampu bekerja multitasking

Proaktif dan mampu melakukan follow up dengan baik

Menguasai Microsoft Excel dasar–menengah

Memahami social media dan digital branding menjadi nilai tambah

Kesempatan bekerja langsung bersama CEO dan jajaran manajemen.

Pengalaman mengelola pekerjaan lintas divisi.

Lingkungan kerja yang dinamis, profesional, dan penuh tantangan.

Kesempatan pengembangan karier menuju CEO Office, Business Support, Project Coordinator, maupun Management Support.

Kualifikasi mana yang kamu miliki?

Produk Microsoft Office apa saja di bawah ini yang bisa kamu gunakan?