Customer Service (Sales Admin)

PT. Metal Master Tools; Jakarta Utara; On-site; IDR 144,000,000 - 192,000,000; Full time

Job summary

PT. Metal Master Tools mencari tenaga administrasi operasional yang bertugas mengelola proses pesanan pelanggan dari penerimaan PO hingga pengiriman, serta memastikan kelengkapan dokumentasi dan rekonsiliasi faktur.

Peran ini melibatkan koordinasi lintas departemen, fokus pada kepuasan pelanggan, dan penanganan purna jual mulai dari klaim hingga retur, dengan penggunaan ERP/CRM serta Excel untuk laporan dan analisa data.

Qualifications

• Minimal Diploma (D3); diutamakan jurusan Perdagangan Internasional / Supply Chain / Bisnis Internasional
• 3–5 tahun pengalaman sebagai customer service/admin terkait pelanggan, tracking order, atau koordinasi purna jual; diutamakan industri peralatan/MRO atau consumable industri
• Mahir menggunakan Microsoft Office; mahir pengolahan data Excel; kemampuan membuat catatan ledger dan laporan
• Memiliki pengalaman ERP/CRM, memahami proses pemenuhan order, pengiriman, penerbitan faktur, dan rekonsiliasi

Responsibilities

• Mengelola operasional harian pelanggan mulai dari konfirmasi PO hingga jadwal pengiriman
• Menangani purna jual across produk, tanggapan atas klaim, retur, dan masalah kualitas untuk meminimalkan keluhan
• Menjaga rekonsiliasi faktur dan dokumen, arsip dokumen rapi, penyelesaian perbedaan rekonsiliasi
• Menyelaraskan koordinasi lintas departemen dan antisipasi risiko

Skills

Office skills

Excel data processing

Ledger & reporting

Cross-department coordination

Customer service mindset

Education

Diploma (D3)

International Trade / Supply Chain

Tools

ERP system

CRM system

Microsoft Office

Excel

Job description

I. Manajemen Operasional Harian Pelanggan & Purna Jual / After Sales Penjualan

2. Setelah menerima PO dari pelanggan, berkoordinasi dengan supply chain internal untuk memverifikasi kapasitas produksi, stok, dan waktu pengiriman, memastikan dan mengonfirmasi jadwal pengiriman kepada pelanggan secara akurat, menyelesaikan konfirmasi awal order, menjawab pertanyaan, dan menyelaraskan kebutuhan agar order berjalan lancar sejak awal.

3. Bertanggung jawab atas penanganan terpadu seluruh masalah purna jual pelanggan di semua kategori produk, mencakup kualitas produk, kerusakan saat pengiriman, kekurangan stok, retur/penukaran, klaim, dll., menindaklanjuti dan menyelesaikan masalah berdasarkan tingkat kompleksitasnya, secara proaktif meyakinkanpelanggan dan mengoptimalkan pengalaman layanan untuk mengurangi risiko komplain dan kehilangan pelanggan.

II. Manajemen Siklus Pesanan Pelanggan& Peringatan Risiko

1. Mengelola seluruh proses tracking order mulai dari penerimaan order, pengeluaran barang dari gudang, pengiriman, hingga penerimaan oleh pelanggan, membuat catatan tracking dan dokumentasi operasional yang terstandarisasi untuk memastikan seluruh proses order dapat dilacak dan datanya dapat dievaluasi.

2. Memantau status pemenuhan order secara real-time, secara proaktif mengantisipasi dan mengidentifikasi risiko seperti keterlambatan pengiriman, kekurangan stok, masalah kualitas produk, dan gangguan logistik, segera melakukan peringatan secara internal dan eksternal, menyampaikan progres kepada pelanggan serta berkoordinasi dengan tim bisnis, gudang, dan supply chain internal untuk melakukan perbaikan.

III. Rekonsiliasi & Manajemen Faktur/Dokumen

1. Menangani kebutuhan penagihan dan rekonsiliasi pelanggan secara akurat, memeriksa detail order, data pemenuhan, dan jumlah rekonsiliasi per order, menyelesaikan penerbitan, verifikasi, dan pengiriman faktur sesuai persyaratan kepatuhan untuk memastikan penerbitan faktur tanpa kesalahan.

2. Membangun dan memelihara catatan faktur serta arsip dokumen bisnis yang terstandarisasi, mengelola pengarsipan dokumen secara rapi, secara proaktif menindaklanjuti perbedaan rekonsiliasi dan masalahfaktur serta menyelesaikannya dengan cepat untuk memastikan proses penyelesaian pembayaran pelanggan berjalan efisien dan lancar.

Persyaratan

• 1. Pendidikan: Minimal Diploma (D3), diutamakan jurusan Perdagangan Internasional, Manajemen Supply Chain, Bisnis Internasional, atau bidang terkait
• 2. Pengalaman Kerja: 3-5 tahun pengalaman sebagai customer service/ admin staffkhusus pelanggan, tracking order, atau koordinasi purna jual; diutamakan yang memiliki pengalaman layanan pelanggan di industri peralatan/MRO atau consumable industri
• 3. Keterampilan Profesional: Mahir menggunakan software Office, mahir dalam pengolahan data Excel, pembuatan catatan (ledger), dan penyusunan laporan; diutamakan yang memiliki pengalaman mengoperasikan sistem ERP dan CRM, serta memahami proses pemenuhan order, pengiriman, penerbitan faktur, dan rekonsiliasi
• 4. Kualitas Umum: Memiliki pola pikir pelayanan pelanggan dan rasa tanggung jawab penuh (ownership); teliti dan cermat dalam bekerja dengan sensitivitas data yang tinggi; memiliki kemampuan koordinasi lintas departemen, antisipasi risiko, evaluasi masalah, dan penanganan masalahyang baik; tangguh menghadapi tekanan, eksekusi tinggi, mahir menjaga hubungan kerja sama jangka panjang dengan pelanggan, serta memiliki profesionalisme bisnis dan orientasilayanan yang baik.