Administrasi Sales

HiLoker; Kota Malang ꦠꦸꦛꦩꦭꦁ; On-site; IDR 39,060,000 - 61,380,000; Full time

Job summary

HiLoker di Malang sedang mencari staff administrasi untuk mengelola data dan dokumen perusahaan agar operasional kantor berjalan lancar. Posisi ini mencakup pemrosesan pesanan, pembuatan dokumen, serta pengelolaan data penjualan serta laporan berkala.

Kandidat dengan latar SMA/SMK jurusan Perkantoran, mahir Microsoft Office, teliti, komunikatif, dan mampu mengatur waktu kerja harian akan dipertimbangkan untuk posisi ini di lingkungan kantor.

Qualifications

• Lulusan SMA/SMK jurusan Perkantoran.
• Mahir mengoperasikan komputer dan perangkat pendukung kerja.

Responsibilities

• Memproses pesanan: menerima, memverifikasi, dan meneruskan pesanan pelanggan ke tim gudang atau produksi.
• Membuat dokumen resmi seperti penawaran harga, PO, surat jalan, dan faktur.
• Menginput data penjualan harian, memperbarui database pelanggan, serta mengelola catatan inventaris produk.
• Membuat laporan analisis data penjualan secara berkala (harian, mingguan, bulanan) untuk manajemen.
• Merekap data penerimaan dan pengeluaran barang yang masuk untuk diperbaiki.
• Mengatur jadwal teknisi dan mengelola alur kerja layanan purna jual.
• Menghubungi pelanggan untuk update status perbaikan, estimasi biaya, atau konfirmasi pengambilan barang.
• Membuat estimasi biaya dan tagihan akhir setelah pekerjaan servis selesai.

Skills

Ketelitian

Komunikasi

Manajemen Waktu

Education

SMA/SMK lulusan jurusan Perkantoran

Tools

Microsoft Word

Microsoft Excel

Job description

DESKRIPSI PEKERJAAN

Tugas utama seorang staff administrasi adalah mengelola dan merapikan data serta dokumen perusahaan agar operasional kantor berjalan lancar

• Pemrosesan Pesanan: Menerima, memverifikasi, dan meneruskan pesanan pelanggan ke tim gudang atau produksi.
• Pembuatan Dokumen: Menyusun dokumen resmi seperti penawaran harga (_quotation_), _Purchase Order_ (PO), surat jalan, dan faktur (_invoice_).
• Pengelolaan Data: Menginput data penjualan harian, memperbarui _database_ pelanggan, serta mengelola catatan inventaris produk.
• Penyusunan Laporan: Membuat laporan analisis data penjualan secara berkala (harian, mingguan, bulanan) untuk manajemen.
• Administrasi Layanan: Merekap data penerimaan dan pengeluaran barang yang masuk untuk diperbaiki.
• Penjadwalan & Koordinasi: Mengatur jadwal teknisi dan mengelola alur kerja layanan purna jual.
• Komunikasi Pelanggan: Menghubungi pelanggan untuk memberikan _update_ status perbaikan, estimasi biaya, atau konfirmasi pengambilan barang.
• Penerbitan Tagihan Servis: Membuat estimasi biaya (_cost estimate_) dan tagihan akhir setelah pekerjaan servis selesai.

KUALIFIKASI MINIMUM

• Pendidikan: Minimal lulusan SMA/SMK (terutama jurusan Perkantoran)
• Menguasai Komputer: Mahir mengoperasikan komputer dan perangkat pendukung kerja.
• Microsoft Office: Menguasai program seperti Microsoft Word dan mahir dalam pengolahan data menggunakan Microsoft Excel.
• Pengelolaan Arsip: Memahami sistem penyimpanan dokumen fisik (_filing_) maupun elektronik (_e-filing_).

Keterampilan Pendukung (_Soft Skills_)

• Ketelitian: Memiliki tingkat ketelitian yang tinggi dalam menginput dan memeriksa data.
• Komunikasi: Mampu berkomunikasi dengan baik secara lisan maupun tulisan kepada rekan kerja atau klien.
• Manajemen Waktu: Mampu mengatur prioritas tugas dan tenggat waktu laporan harian atau bulanan