Administrative Assistant

HiLoker; Depok; On-site; IDR 44,640,000 - 78,120,000; Full time

Job summary

HiLoker membuka lowongan Administrative Assistant di Depok untuk mendukung operasional kantor sehari-hari. Posisi ini menuntut akurasi, disiplin, dan kemampuan berkomunikasi yang baik dengan tim maupun klien.

Tanggung jawab mencakup input data perusahaan, rekap data penjualan/inventaris, pengarsipan dokumen, pengaturan jadwal pimpinan, serta pengadaan dan distribusi peralatan kantor. Kandidat akan terlibat dalam pelaporan absensi dan membantu menjaga kelancaran administrasi.

Qualifications

• Pendidikan minimal SMK di Administrasi Perkantoran atau diploma/sarjana.
• Pengalaman 0–2 tahun di bidang administrasi dianggap positif.
• Menguasai MS Office dan Google Workspace, serta rumus Excel (VLOOKUP, IF).

Responsibilities

• Quality Control: Memeriksa hasil kerja dari setiap divisi.
• Input data perusahaan, penjualan, atau inventaris ke dalam sistem dengan akurat.
• Pengarsipan dokumen—mensimpan surat, dokumen penting, dan file fisik maupun digital secara rapi.
• Pengaturan Jadwal: Membuat agenda kantor, mengatur rapat, dan membuat janji temu untuk pimpinan/klien.
• Pengadaan Peralatan Kantor: Menerima permintaan dan melakukan pemesanan peralatan kantor.
• Mengelola Inventaris: Mencatat stok barang masuk/keluar dan mendistribusikannya.
• Rekapitulasi Data Absensi: Mengumpulkan/memproses kehadiran, izin, sakit, cuti, serta jam lembur.

Skills

Microsoft Office

Google Workspace

Excel formulas

Education

SMK Administrasi Perkantoran

Diploma/D3/S1

Tools

Trello

Notion

Sistem akuntansi

Job description

DESKRIPSI PEKERJAAN

Karya Agung saat ini membutuhkan Administrative Assistant

• Quality Control: Memeriksa hasil kerja dari setiap divisi.
• Input dan Rekap Data: Memasukkan data perusahaan, penjualan, atau inventaris ke dalam sistem komputer dengan akurat.
• Pengarsipan Dokumen: Menyimpan surat, dokumen penting, dan file fisik maupun digital secara rapi agar mudah ditemukan saat diperlukan.
• Pengaturan Jadwal: Membuat agenda kegiatan kantor, mengatur jadwal rapat, dan membuat janji temu untuk pimpinan atau klien.
• Pengadaan Peralatan Kantor: Menerima permintaan dan melakukan pemesanan peralatan kantor dari setiap divisi.
• Mengelola Inventaris: Mencatat stok barang masuk dan keluar serta mendistribusikannya ke bagian yang membutuhkan.
• Rekapitulasi Data Absensi: Mengumpulkan dan memproses data kehadiran, izin, sakit, cuti, serta jam lembur karyawan yang memengaruhi besaran upah.

KUALIFIKASI MINIMUM

Kualifikasi Pendidikan & Pengalaman

• Pendidikan: Minimal lulusan SMK (diutamakan jurusan Administrasi Perkantoran), atau Diploma (D3)/Sarjana (S1) dari semua jurusan (lebih disukai bidang Administrasi, Manajemen, atau yang relevan).
• Pengalaman: Terbuka untuk _fresh graduate_ (lulusan baru), namun pengalaman kerja 1–2 tahun di bidang administrasi atau organisasi menjadi nilai tambah yang besar.

Keterampilan Teknis:

• Komputer: Mahir mengoperasikan komputer, khususnya [Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) [atau Google Workspace]. Penguasaan rumus Excel (seperti VLOOKUP dan IF) sangat diutamakan.
• Pengelolaan Data: Mampu melakukan input, rekapitulasi, dan pengolahan data dengan akurat.
• Sistem Tambahan: Memahami dasar akuntansi atau software pendukung lain seperti software akuntansi atau Trello/Notion menjadi nilai plus.

Keterampilan Lunak:

• Ketelitian: Memiliki tingkat ketelitian dan perhatian terhadap detail yang tinggi agar meminimalkan kesalahan data.
• Komunikasi: Kemampuan komunikasi lisan maupun tulisan yang baik untuk berkoordinasi dengan rekan kerja maupun klien.
• Manajemen Waktu: Mampu mengatur prioritas dan mengelola beberapa tugas sekaligus di bawah tenggat waktu.
• Integritas: Jujur, bertanggung jawab, disiplin, dan mampu menjaga kerahasiaan informasi perusahaan.