Administrative Assistant

Tama Dhika; Jakarta Utara; On-site; IDR 44,640,000 - 78,120,000; Full time

Job summary

Tama Dhika membuka kesempatan untuk staf administrasi yang bertugas menyortir, mengarsipkan dokumen seperti faktur, kontrak, surat, dan laporan dalam sistem alfabetis, kronologis, atau kode warna.

Posisi ini juga melibatkan mendigitalkan dokumen fisik melalui pemindaian ke sistem penyimpanan digital (cloud/server internal) dan menjaga keamanan data agar hanya pihak berwenang yang dapat mengakses dokumen rahasia.

Qualifications

• Pendidikan minimal diploma atau sarjana dalam bidang Administrasi Bisnis, Manajemen, atau bidang terkait.
• Pengalaman kerja sebagai staf administrasi atau filing clerk lebih disukai.
• Memiliki kemampuan mengoperasikan Microsoft Office dengan baik (Word, Excel, Outlook).
• Memiliki kemampuan input data yang cepat, akurat, dan minim kesalahan.
• Paham sistem pengarsipan fisik maupun digital (cloud storage/Google Drive).
• Mampu mengoperasikan peralatan kantor seperti scanner, printer, fotokopi.

Responsibilities

• Menyortir dan mengarsipkan dokumen berdasarkan alfabetis, kronologis, atau kode warna.
• Mendigitalkan dokumen fisik melalui pemindaian ke sistem penyimpanan digital.
• Memperbarui sistem arsip secara berkala serta menjaga keamanan data.

Skills

Microsoft Office

Data entry speed

Attention to detail

Organization & time management

Independent with minimal supervision

Communication skills

Education

Diploma (D3) or Bachelor (S1) in Business Administration / related field

Preference for related field

Tools

MS Word

MS Excel

MS Outlook

Job description

Menyortir dan mengarsipkan dokumen (faktur, kontrak, surat, laporan) berdasarkan sistem alfabetis, kronologis, atau kode warna.

Mendigitalkan dokumen fisik dengan cara memindai (scanning) dokumen ke dalam sistem penyimpanan digital (cloud atau server internal).

Memperbarui sistem arsip secara berkala agar dokumen lama yang sudah tidak berlaku bisa dipisahkan atau dimusnahkan sesuai prosedur perusahaan.

Menjaga keamanan data dengan memastikan dokumen rahasia hanya bisa diakses oleh pihak yang berwenang.

Persyaratan:

Pendidikan minimal lulusan Diploma (D3) atau Sarjana (S1) jurusan Administrasi Bisnis, Manajemen, atau bidang terkait lebih diutamakan.

Memiliki pengalaman kerja sebagai Staf Administrasi, Staf Pengarsipan (Filing Clerk), atau posisi serupa (lebih disukai).

Keahlian:

Menguasai Microsoft Office dengan baik (khususnya MS Word, MS Excel, dan MS Outlook).

Memiliki kemampuan input data yang cepat, akurat, dan minim kesalahan.

Paham mengenai sistem pengarsipan baik secara fisik (cetak) maupun digital (cloud storage / Google Drive).

Mampu mengoperasikan peralatan kantor seperti komputer, mesin pemindai (scanner), printer, dan mesin fotokopi.

Memiliki kemampuan organisasi dan manajemen waktu yang sangat baik untuk menyusun skala prioritas tugas.

Sangat teliti, rapi, dan memiliki perhatian tinggi terhadap detail dokumen.

Memiliki kemampuan komunikasi yang baik, sopan, dan profesional (lisan maupun tulisan).

Mampu bekerja secara mandiri dengan pengawasan minimal, sekaligus dapat bekerja sama dalam tim.