ADMIN PURCHASING

CV Royale Heritage Innv; Jakarta Timur; On-site; IDR 66,960,000 - 111,600,000; Full time

Job summary

CV Royale Heritage Innv mencari Admin Purchasing untuk mendukung pembelian, membuat PO, dan memantau pengiriman. Anda akan mengelola data pembelian, dokumen supplier, serta arsip secara rapi di lingkungan yang terstruktur.

Posisi ini bekerja sama dengan Finance dan Operations untuk memastikan proses pembelian tepat waktu, input akurat, follow up pesanan, dan koordinasi dengan supplier. Minimal 1 tahun pengalaman dipersilakan bagi kandidat yang relevan.

Qualifications

• Minimal 1 tahun pengalaman sebagai Admin Purchasing atau admin terkait.
• Fresh graduate dengan magang relevan dipertimbangkan.
• Menguasai PO, quotation, invoice, dan surat jalan.
• Mampu input data pembelian dengan teliti (harga, jumlah, kode barang).
• Mampu koordinasi dengan supplier dan internal departemen.

Responsibilities

• Membuat dan memproses Purchase Order (PO) berdasarkan permintaan disetujui.
• Input dan pembaruan data pembelian seperti barang, harga, supplier, MOQ, lead time.
• Memantau status PO dan follow up konfirmasi pesanan serta jadwal pengiriman.
• Mengecek kesesuaian barang dengan PO dari sisi jenis, jumlah, harga, supplier.
• Mengarsipkan dokumen purchasing dan menjaga database supplier.
• Membantu mengumpulkan quotation dari beberapa supplier untuk perbandingan harga.

Skills

PO management

Data entry

Supplier coordination

MS Excel

Google Sheets

Tools

Microsoft Excel

Google Sheets

PO/ERP software

Job description

Admin Purchasing yang bertanggung jawab untuk mendukung proses administrasi pembelian, pengelolaan Purchase Order (PO), pemantauan pengiriman, serta pengelolaan data dan dokumen supplier. Posisi ini akan bekerja sama dengan tim Finance, dan Operations untuk memastikan proses pembelian berjalan dengan tertib dan tepat waktu.

Membuat dan memproses Purchase Order (PO) berdasarkan permintaan pembelian yang telah disetujui.

Melakukan input dan pembaruan data pembelian, termasuk nama barang, jumlah, harga, supplier, MOQ, dan lead time.

Memantau status PO dan melakukan follow-up kepada supplier terkait konfirmasi pesanan dan jadwal pengiriman.

Memastikan barang yang dipesan sesuai dengan PO, baik dari sisi jenis barang, jumlah, harga, maupun supplier.

Mengelola dan mengarsipkan dokumen purchasing seperti PO, quotation, invoice, surat jalan, dan dokumen pendukung lainnya.

Memelihara dan memperbarui database supplier, termasuk nama supplier, PIC, kontak, harga, MOQ, lead time, dan informasi pembayaran.

Membantu mengumpulkan quotation dari beberapa supplier untuk kebutuhan perbandingan harga.

Membuat laporan purchasing seperti rekap PO, outstanding PO, status pengiriman, dan laporan pembelian.

Berkoordinasi dengan Operational dan Finance terkait penerimaan barang, kualitas, dan kelengkapan dokumen pembayaran.

Memastikan seluruh data dan dokumen purchasing tersimpan dengan rapi dan akurat.

Minimal 1 tahun pengalaman sebagai Admin Purchasing, Admin Procurement, Admin Supply Chain, atau posisi administrasi terkait.

Fresh graduate dengan pengalaman magang yang relevan dapat dipertimbangkan.

Memahami dasar-dasar proses purchasing dan dokumen pembelian.

Memiliki pengalaman menggunakan Purchase Order (PO), quotation, invoice, dan surat jalan menjadi nilai tambah.

Mampu menggunakan Microsoft Excel atau Google Sheets dengan baik.

Teliti dalam melakukan input data, terutama terkait harga, jumlah, kode barang, dan data supplier.

Memiliki kemampuan komunikasi dan follow-up yang baik.

Mampu melakukan koordinasi dengan supplier dan berbagai departemen internal.

Terorganisir, teliti, bertanggung jawab, dan memiliki perhatian yang baik terhadap detail.