Assistante/Assistant auprès du Directeur Général des Services

Ville de Villejuif; Villejuif; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Ville de Villejuif recherche un agent polyvalent d’assistanat de direction pour soutenir le Directeur Général des Services et les élus. Vous organiserez l’agenda, préparerez les réunions et assurerez la coordination entre les services et le cabinet du Maire.

Vous devez maîtriser Word et Excel, avoir un Bac à Bac+2 et une expérience dans la fonction publique, avec un sens du service public et de la synthèse.

Qualifications

• Titulaire d’un diplôme de niveau Bac à Bac+2 dans l’assistanat de direction ou secrétariat polyvalent
• Vous êtes fonctionnaire titulaire au grade de rédacteur territorial et vous disposez de notions solides en organisation du travail et gestion du temps.
• Excellente maîtrise de l’expression orale et écrite et bonne connaissance du fonctionnement des services d’une collectivité territoriale.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et sens du service public.

Responsabilités

• Gérer l’agenda du DGS, organiser ses rendez-vous et hiérarchiser les sollicitations selon leur priorité.
• Constituer et mettre à jour les informations nécessaires à l’anticipation des interventions et préparer les notes et documents administratifs.
• Organiser et coordonner les instances décisionnelles (réunions, délibérations, déplacements) et assurer la coordination avec les directions et le cabinet du Maire.

Connaissances

Organisation

Gestion du temps

Rédaction

Veille informationnelle

Coordination

Aide à la prise de décision

Bureautique (Word)

Bureautique (Excel)

Relation humaine

Organisation de réunions

Accompagnement au changement

Formation

Bac à Bac+2 en assistanat de direction ou secrétariat polyvalent

Fonctionnaire titulaire au grade de rédacteur territorial

Outils

Word

Excel

Description du poste

En tant que véritable appui stratégique, vous êtes directement rattaché.e au Directeur Général des Services.

Vos missions sont les suivantes :

• Véritable appui au quotidien, vous gérez l’agenda du DGS, en organisant ses rendez-vous et en hiérarchisant les sollicitations selon leur degré d’urgence ou de priorité. Vous êtes moteur dans l’organisation et la préparation des instances décisionnelles de la ville (Réunion de Direction Générale, Comité de Direction, Bureau Municipal). Vous participez à l’organisation logistique des réunions et des déplacements en assurant la réservation des lieux, l’envoi des convocations et invitations.
• Vous assurez une veille informationnelle et vous savez organiser et classer des documents, constituez et mettez à jour les informations nécessaires à l’anticipation de ses interventions. Vous prenez également des notes et rédigez différents documents administratifs, en réalisant les recherches nécessaires.
• Appui transversal de la collectivité, vous travaillez étroitement avec les directions rattachées au DGS (communication et juridique) et l’équipe de direction générale. Au quotidien, vous garantissez la bonne coordination des dossiers auprès du cabinet du Maire et des élu.es. Vous participez également à la coordination des assistant.es et accompagnez aux changements de pratiques.

PROFIL RECHERCHÉ

Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac à Bac+2 dans le domaine de l’assistanat de direction ou du secrétariat polyvalent, ou vous êtes fonctionnaire titulaire au grade de rédacteur territorial.

Vous disposez de notions solides en organisation du travail et gestion du temps, d’une bonne connaissance du fonctionnement des services d’une collectivité territoriale et d’une excellente maîtrise de l’expression orale et écrite.

Vous utilisez avec aisance les outils bureautiques, notamment Word et Excel. Vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et dotè d’un bon esprit de synthèse, vous faites preuve d’un réel sens du service public et d’un excellent sens des relations humaines.

Détail de l'offre sur : https://mon.villejuif.fr/la-mairie-recrute/