Assistant(e) de Direction – Éducation et Émancipation

Montreuil; Montreuil; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

La DGA de Montreuil recherche une chargée/chargé administratif pour assurer l’organisation et le flux des activités, faciliter le travail des élu.e.s et garantir le bon fonctionnement des services.

Vous assurerez le suivi des demandes, la gestion de l’agenda, l’accueil téléphonique et l’interface avec les partenaires institutionnels (CAF, DASEN, Est Ensemble…). Vous préparerez les dossiers, rédigerez des courriers et organiserez les réunions et événements.

Responsabilités

• Suivi des demandes et des dossiers (rédaction quotidienne de mails)
• Mise à jour permanente de l’agenda (collaboration avec les assistant.e.s de direction et secrétaires d’élus)
• Organisation de réunions
• Evaluation des urgences et orientation vers les bons services et interlocuteurs (suivi des demandes)
• Interface avec le cabinet du Maire, les élu.e.s et les partenaires extérieurs et institutionnels (CAF, DASEN, Est Ensemble…)
• Intégrer les priorités de la DGA dans la gestion quotidienne
• Arbitrages du Maire avec anticipation : demande de notes auprès des services concernés
• Suivi des demandes du Maire et des élu.e.s, préparation des rendez-vous et des dossiers
• Accueil téléphonique + filtrage + orientation
• Préparation des dossiers de réunions (collecte des mails ou documents en conséquence) en lien avec la collaboratrice de la DGS
• Rédaction ou mise en forme de courriers
• Préparation des réponses aux courriers Relecture des parapheurs
• Classement des dossiers et archivage
• Recherche de lieux, réservation, montage de dossiers de régulation, ordre de mission
• Suivi des prestations

Description du poste

La DGA de Montreuil recherche une chargée/chargé administratif pour assurer l’organisation et le flux des activités, faciliter le travail des élu.e.s et garantir le bon fonctionnement des services.

Vous assurerez le suivi des demandes, la gestion de l’agenda, l’accueil téléphonique et l’interface avec les partenaires institutionnels (CAF, DASEN, Est Ensemble…). Vous préparerez les dossiers, rédigerez des courriers et organiserez les réunions et événements.