Un Assistant de Direction

Chalon; Friauville; Hybrid; EUR 20.000 - 27.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Villed’Artetd’Histoire recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir le Directeur Général Adjoint et le Directeur Administratif et Financier. Vous assurerez l’accueil, la gestion d’agenda, et la production de documents administratifs.

Vous participerez à la préparation des instances municipales et communautaires, au suivi budgétaire et au traitement des demandes des usagers. Cadre de l’emploi public territorial, C/B selon le grade.

Qualifikationen

• Bac +2 dans le domaine d'activités exigé et maîtrise des outils bureautiques.
• Savoir analyser les demandes, gérer les priorités et respecter les échéances.
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales et de leurs partenaires.
• Très bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles.

Aufgaben

• Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs et gestion de l'agenda.
• Organisation des déplacements et planification de réunions; préparation et suivi des réunions (réservations, convocations, comptes rendus).
• Gestion administrative: production de documents, courrier, archivage, stock de fournitures.
• Participation à la préparation des instances municipales et communautaires et au suivi des dossiers transversaux.
• Aide à la continuité du service Allo Mairie: réception des demandes téléphoniques et traitement des appels d'alerte.

Kenntnisse

Analyse des demandes

Gestion des priorités

Rédaction

Outils bureautiques

Travail en équipe

Organisation et rigueur

Ausbildung

Bac +2 en domaine administratif

Tools

Kolok

Jobbeschreibung

Localisation Chalon-sur-Saône, France Domaine métier Administratif

Description de l'entreprise

Villed’Artetd’Histoire

Centre Universitaire

Second pôle économique de Bourgogne

Ville centre d’une agglomération de 117000 habitants

Offre un cadre de vie chaleureux dans un environnement naturel préservé

Sous la responsabilité du Directeur Général Adjoint, vos missions s’articulent autour de 3 axes:

Une assistance au Directeur Général Adjoint ( DGA):

• -Accueil téléphonique ou physiquedes différents interlocuteurs;
• -Gestion de l’agenda: organisation des déplacements, planifications de réunions,…;
• -Préparation et suivi des réunions: réservation salle, envoi des convocations, diffusion de l’ordre du jour, participation à certaines réunions avec prises de notes et comptes rendus;
• - Gestion administrative: produire des documents administratifs (courriers, rapports, tableaux de synthèse), gestion des courriers dans Kolok, gestion du stock de fournitures, classement et archivage;
• - Participation à la préparation des instances municipales et communautaires: suivi, relance et relecture;
• - Suivi de dossiers transversaux: centraliser les rapports d’activités des différents services, préparer les réunions «Maire en Direct».

Une assistance au Directeur Administratif et Financier(DAF):

• -Organisation des ressources internes des différents services de la délégation(ressources humaines, administratif, logistique);
• -Participation à la centralisation et au suivi des données budgétaires;
• -Participation à la mission d’exécution budgétaire.

La participation à la continuité de service «Allo Mairie»: en l’absence de la collègue en charge de cette mission:

• -Réception et traitement des demandes téléphoniques des usagers concernant le domaine public via le numéro vert,
• - Réception et traitement des appels d’alerte de la survenance d’un évènement sur la Commune.
• -Bac +2 dans le domaine d'activités
• -Savoir analyser les demandes, gérer les priorités et respecter les échéances;
• -Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des collectivités territorialeset de leurs partenaires;
• -Très bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles;
• -Maîtrise des outils bureautiques;
• -Savoir travailler en équipe et en transversalité;
• -Organisation, rigueur et autonomie;

Autres informations

• Recrutement selon statut de la fonction publique territoriale
• Cadre d'emplois des adjoints administratifs ( catégorie C)+ Grade de rédacteur ( catégorie B)
• Fonctionnaire ou contractuel (CDD de 12 mois sur emploi permanent, renouvelable)
• Congés payés dès la première année
• Protection sociale complémentaire obligatoire
• Participation frais de transport en commun à hauteur 75 % (plafonné à 101.75 €)