Un chargé de mission H/F

Chalon; Chalon-sur-Saône; Remote; EUR 24,000 - 36,000; Full time

Job summary

Villed’Artetd’Histoire recherche un(e) adjoint administratif/adjoint administratif cat. C pour accompagner les actions de démocratie locale et le fonctionnement administratif de la collectivité.

Vous assurez l’accueil, la gestion du courrier, la rédaction de documents et le suivi des réunions, tout en veillant à l’organisation et à l’efficacité des services.

Qualifications

• Maîtrise des techniques de secrétariat et rédaction de courriers.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et du classement.
• Organisé et capable de prioriser les tâches.
• Bonne aisance relationnelle et communication adaptée.

Responsibilities

• Mettre en place les instances et processus de démocratie participative.
• Rédiger les rapports et délibérations destinés au Conseil municipal.
• Conduire les appels à candidature et les désignations des instances.
• Organiser la concertation et développer le travail transversal.
• Préparer et mettre en place les Conseils de quartier et de coordination des Instances.
• Accueil téléphonique et physique, transmettre les messages.
• Gestion du courrier et saisie sur Kolok; suivi des dossiers.
• Planifier les réunions, diffuser les ordres du jour et dossiers.

Skills

Rédaction administrative

Bureautique

Organisation

Autonomie

Relationnel

Communication

Gestion du temps

Tools

Kolok

Job description

Localisation Chalon-sur-Saône, France Domaine métier Administratif

Description de l'entreprise

Villed’Artetd’Histoire

Centre Universitaire

Second pôle économique de Bourgogne

Ville centre d’une agglomération de 117000 habitants

Offre un cadre de vie chaleureux dans un environnement naturel préservé

Vous participez à l’organisation, l’animation, le suivi, l’évaluation et la pérennisation des actions relevant de la démarche participative au sein de la collectivité. Vous êtes également en charge de la gestion budgétaire du service démocratie locale en lien avec le PAF.
Vos missions:

La mise en place des instances et les processus de démocratie participative voulues par les élus:

• Vous proposez un fonctionnement adapté aux spécificités de chacune de ces instances;
• Vous rédigez les rapports et délibérations présentés au Conseil municipal ou Communautaire ainsi que les chartes, règlements intérieurs et les documents d’information
• Vous lancez les appels à candidature et vous organisez les modalités de désignations des instances
• Vous proposez les modalités de concertation les plus adaptées à la demande des élus et au fonctionnement des services
• Vous développez le travail transversal avec les différents services municipaux et les élus du Conseil municipal
• Vous préparez et mettez en place les Conseils de quartier et le Conseil de coordination des Instances Participatives

La réalisation et la mise en forme de travaux de bureautique:

• Constitution des dossiers pour les rendez-vous;
• Prise de notes et mise en forme de tout type de courriers;
• Saisie de documents de formes et contenus divers.

L’Accueil téléphonique et physique:

• Accueil des différents interlocuteurs sur place ou par téléphone;
• Adaptation de son discours en fonction des différents interlocuteurs;
• Réception et transmission des messages téléphoniques et les courriels.

La gestion du courrier:

• Enregistrement des courriers sur logiciel métier (Kolok);
• Transmission et suivi.

L’organisation et la planification des réunions:

• Préparation et diffusion des ordres du jour tout en respectant les délais;
• Préparation des dossiers.

Qualités rédactionnelles confirmées et maîtrise des techniques de secrétariat ; - - - - - Maîtrise des outils bureautiques ; Sens de l’organisation et gestion des priorités ; Connaissance des services de la collectivité et des circuits et procédures administratives ; Disponibilité, polyvalence et autonomie ; Qualités relationnelles confirmées et capacité d’adaptation aux différents interlocuteurs.

Autres informations

• Recrutement selon statut de la fonction publique territoriale
• Cadre d'emplois des adjoints d'animation ou adjoints administratifs (catégorie C)
• Fonctionnaire ou contractuel (CDD de 12 mois sur emploi permanent, renouvelable)
• Congés payés dès la première année
• Participation frais de transport en commun à hauteur 75 % (plafonné à 101,75 €)