Assistante de Direction – Coordination Générale & Organisation

Chalon; Chalon-sur-Saône; On-site; EUR 30,000 - 40,000; Full time

Job summary

Cyrillus à Chalon-sur-Saône recherche un assistant de direction pour soutenir la Directrice de la Coordination Générale. Vous serez en charge de la gestion des agendas, de l'organisation des déplacements et des réunions.

Le candidat idéal doit avoir une excellente organisation, une bonne communication, et être capable de gérer plusieurs priorités. Ce poste est crucial pour le bon fonctionnement de la direction.

Qualifications

• Expérience souhaitée en assistanat ou administration.
• Capacité à gérer plusieurs tâches et priorités.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques.

Responsibilities

• Gérer les agendas et organiser des déplacements.
• Participer à la préparation et suivi des réunions.
• Rédiger des courriers et notes administratives.

Skills

Organisation

Communication

Gestion des priorités

Job description

Un Assistant de Direction Coordination Générale H/F

Entreprise Ville de Chalon-sur-Saône Localisation Chalon-sur-Saône, France Domaine métier Administratif

Cette offre n’accepte plus de candidatures

Description de l'entreprise

Villed’Artetd’Histoire

Centre Universitaire

Second pôle économique de Bourgogne

Ville centre d’une agglomération de 117000 habitants

Offre un cadre de vie chaleureux dans un environnement naturel préservé

📢 Au sein de la Direction de la Coordination Générale, vous assurez un rôle essentiel d'appui administratif et organisationnel auprès de la Directrice de la Coordination Générale et, ponctuellement, du Directeur Général des Services.

• Gérer les agendas, organiser les rendez-vous et les déplacements.
• Prioriser les demandes et assurer le suivi des échéances.
• Accueillir les interlocuteurs et gérer les appels téléphoniques.

Organisation des réunions

• Planifier les réunions et réserver les salles.
• Préparer les convocations, ordres du jour et dossiers.
• Assurer l'organisation matérielle des réunions.
• Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus.
• Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, rapports et tableaux de suivi.
• Gérer le courrier entrant et sortant via les outils dédiés.
• Assurer le classement et l'archivage des documents papier et numériques.
• Gérer les fournitures administratives.

Appui aux services de la Direction

• Participer au suivi des dossiers RH et budgétaires.
• Préparer les réunions de direction et les supports de présentation.
• Contribuer au suivi de dossiers spécifiques (subventions, contractualisations, télétravail, comité FEDER...).

Suivi des instances

• Assurer la préparation et le suivi des rapports, délibérations et procès-verbaux.
• Participer à la gestion administrative des assemblées et commissions.
• Réaliser les notifications et assurer le suivi des délibérations.

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre discrétion. Vous savez gérer plusieurs dossiers simultanément, faire preuve de réactivité et travailler en autonomie tout en appréciant le travail en équipe.

💼 Compétences attendues

• Excellentes qualités relationnelles.
• Sens de l'organisation et gestion des priorités.
• Rigueur et autonomie.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Aisance rédactionnelle.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Capacité d'adaptation et réactivité.

Une connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des logiciels métiers (Airs Délib, Kolok, Incovar) serait appréciée.

Des formations internes pourront être proposées afin d'accompagner votre prise de poste.

Pourquoi nous rejoindre ?

Vous intégrerez une équipe dynamique et participerez activement au bon fonctionnement de la Direction en occupant un poste polyvalent, riche en responsabilités et en relations humaines.

Autres informations

• Recrutement selon statut de la fonction publique territoriale
• Cadre d'emplois des adjoints administratifs ou rédacteurs( catégorie C/B)
• Fonctionnaire ou contractuel (CDD de 12 mois sur emploi permanent, renouvelable)
• Congés payés dès la première année
• Participation frais de transport en commun à hauteur 75 % (plafonné à 101 €)