Un Assistant(e) du Directeur Général des Services H/F

Chalon; Chalon-sur-Saône; Remote; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Villed'Artetd'Histoire recherche un(e) Assistant(e) du Directeur Général des Services (H/F) à Chalon-sur-Saône pour assurer l’appui administratif, organisationnel et logistique auprès du DGS et du Comité de Direction, garantissant la bonne circulation de l’information et le bon fonctionnement des activités.

Prise de poste début 2027, missions: gestion d’agenda, rédaction de documents et organisation des réunions et déplacements, ainsi que le suivi des outils Kolok et Incovar.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers.
• Excellentes capacités rédactionnelles.
• Organisation, gestion des priorités.
• Suivi administratif rigoureux.

Responsibilities

• Réception, traitement et diffusion des informations (courrier, mails, téléphone).
• Gestion de l’agenda du DGS et organisation des rendez-vous et réunions.
• Rédaction et mise en forme de documents administratifs et comptes rendus.
• Organisation logistique des réunions et déplacements et interface entre la direction et les interlocuteurs internes et externes.

Skills

Bureautique

Rédaction

Organisation

Gestion des priorités

Tools

Kolok

Incovar

Job description

Un Assistant(e) du Directeur Général des Services H/F

Localisation Chalon-sur-Saône, France Domaine métier Administratif

Description de l'entreprise

Villed'Artetd'Histoire

Centre Universitaire

Second pôle économique de Bourgogne

Ville centre d'une agglomération de 117000 habitants

Offre un cadre de vie chaleureux dans un environnement naturel préservé

Vous a ssurez l'assistance administrative, organisationnelle et logistique auprès du Directeur Général des Services (DGS) et du Comité de Direction, en garantissant la bonne circulation de l’information et le bon fonctionnement des activités de la Direction.

Prise de poste prévue début d'année 2027

Gestion Administrative et communication:

• Réception, traitement et diffusion des informations (courrier, mails, téléphone)
• Identification et hiérarchisation des priorités
• Rédaction et mise en forme de documents administratifs
• Enregistrement et suivi du courrier via le logiciel Kolok.
• Gestion de l’agenda du DGS
• Planification, organisation et suivi des rendez-vous et réunions
• Organisation logistique des réunions (réservation de salles, invitations, commandes)
• Organisation des déplacements du DGS et du Comité de Direction.

Appui au instances de Direction:

• Préparer des dossiers pour les réunions et rendez-vous
• Elaboration des ordres du jour
• Participation aux réunions du Comité de Direction
• Rédaction des comptes rendus
• Organisation des dossiers pour les comités exécutifs et stratégiques en l’absence de l’assistante du Secrétaire Général.
• Interface entre la Direction et les interlocuteurs internes et externes
• Accueil des rendez-vous
• Coordination avec les services et partenaires

Suivi administratifs et outils de gestion:

• Elaboration et suivi des plannings et congés (via logiciel Incovar)
• Mise en place et suivi de tableaux de bord
• Classement et archivage des documents (papier et numérique)

Gestion spécifique et logistique:

• Traitement des avis de contraventions des collectivités
• Suivi des attributions de badges et cartes de stationnement
• Gestion des télécommandes de parking (Hôtel d’agglomération)
• Suivi des contrats et des facturations liés aux dossiers du DGS
• Gestion des fournitures administratives de la Direction
• Référente logiciel Kolok, Incovar et registre santé sécurité au travail.

Le profil que nous recherchons

Savoir-faire:

• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers
• Excellentes capacités rédactionnelles
• Organisation, gestion des priorités
• Suivi administratif rigoureux

Savoir - être:

• Respect des valeurs du service public
• Discrétion et confidentialité
• Sens du relationnel
• Réactivité et autonomie