Technicien(ne) administratif et financier

Université Polytechnique Hauts-de-France; Aulnoy-lez-Valenciennes; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

L’Université Polytechnique Hauts-de-France recrute un technicien(ne) administratif et financier RH pour les projets de recherche et de formation. Vous assurez la gestion administrative et financière des dossiers et du personnel, le suivi des budgets et le reporting, et vous collaborez avec la DRH et les services financiers.

Sous l’autorité de la Responsable du Service Administratif et Financier, vous assurez les activités de montage de projets, la veille réglementaire et le reporting des

Qualifications

• Maîtrise des procédures de gestion administrative, financière et RH du secteur public/ESC.
• Maîtrise des applications métier SIFAC – OSCAR et des outils bureautiques.
• Maîtrise du suivi budgétaire et du reporting.
• Capacité à rendre compte et à alerter.

Responsibilities

• Suivi de la régularité administrative et financière des dossiers, y compris les intervenants extérieurs et les contrats.
• Gestion administrative et financière des personnels recrutés et des contrats de recherche.
• Suivi des conventions de cotutelles de thèse et liaison avec le service juridique.
• Réalisation du suivi mensuel des masses salariales et des dépenses de personnel.
• Participation à la préparation et au suivi des audits internes RH.
• Interface entre les composantes de recherche, la DRH et les services financiers.
• Appui technique aux laboratoires sur les questions RH et financières et suivi des fiches de recrutement.
• Élaboration de tableaux de bord et d’indicateurs de suivi des recrutements et des projets.
• Gestion des bases de données de recrutement sur projets (OSCAR).
• Calcul des coûts prévisionnels de personnel et annexes financières en lien avec les cellules montage et Europe.

Skills

Rigueur et fiabilité

Sens de l’organisation

Relations/pedagogie et esprit deサービス

Education

Bac+2 ou équivalent

Tools

SIFAC OSCAR

Pack Office

Job description

À propos de nous

L'université Polytechnique Hauts-de-France accueille près de 13 000 étudiants et favorise la fertilisation croisée entre les sciences, les technologies, les humanités et propose des cursus pluridisciplinaires.

Aujourd’hui, l’établissement propose plus de 160 formations réparties au sein de trois établissements composants :

• l’Institut National des Sciences Appliquées Hauts-de-France (INSA HdF)
• l’Institut Universitaire de Technologie (IUT)
• l’Institut Sociétés et Humanités (ISH)
• l'Institut des Transversalités, du Sport et de la Santé (IT2S)

La recherche à l’Université Polytechnique Hauts-de-France se déploie sur 5 campus (Mont Houy, les Tertiales, Cambrai, Maubeuge, Arenberg) et se développe au sein de 8 laboratoires.

Affectation : DRP Direction de la Recherche et des Partenariats

Mission

Sous l’autorité hiérarchique de la Responsable du Services Administratif et Financier, le(la) technicien(ne) assure la gestion administrative et financière RH des projets de recherche et de formation.

ACTIVITES PRINCIPALES

• Suivi de la régularité administrative et financière des dossiers, notamment ceux relatifs aux intervenants extérieurs, conférenciers invités et manifestation scientifiques en lien avec la cellule montage de projets/Juridique.
• Assurer la gestion administrative et financière des personnels recrutés et contrats de recherche.
• Assurer le suivi des conventions de cotutelles de thèse en lien avec le service juridique.
• Réaliser un suivi mensuel des masses salariales et des dépenses de personnel afin d’anticiper les problèmes budgétaires de paye et d’alerter la hiérarchie.
• Participer à la préparation et au suivi des audits internes RH.
• Assurer l’interface entre les composantes de recherche, la Direction des Ressources Humaines et les services financiers.
• Apporter un appui technique aux laboratoires sur les questions RH et financières élaboration et suivi des fiches de recrutement.
• Elaborer des tableaux de bord et des indicateurs de suivi relatifs aux recrutements et à la gestion des projets.
• Administrer, alimenter et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion des recrutements sur projets (OSCAR).
• Contribuer, en lien avec la cellule montage de projets et la cellule Europe, au calcul des coûts prévisionnels de personnel et à l’élaboration des annexes financières.
• Participer à l’élaboration des relevés de dépenses dans le cadre des conventions de subvention en collaboration avec la DRH (collectes des pièces justificatives : bulletins de paie, contrats/arrêtés de nomination.
• Contribuer au reporting des allocataires de thèses tous les 18 mois.
• Traiter et répondre aux sollicitations des services centraux, des composantes et des laboratoires.
• Assurer une veille et une diffusion de l’information réglementaire en interne et en externe.

ACTIVITES SECONDAIRES

Continuer à l’activité du service sur l’ensemble du périmètre financier :

• Etablir les bons de commande et les Ordres de Mission de la Direction.
• Apporter un appui à la clôture administrative et financière des projets de recherche.
• Contribuer à l’élaboration des budgets initial et rectificatif.
• Produire un état de consommation des crédits par projets, à fréquence trimestrielle, à destination des responsables scientifiques.

Profil

COMPETENCES OPERATIONNELLES

• Maîtriser les procédures de gestion administrative, financière et RH du secteur public/ESC.
• Savoir utiliser les applications métier SIFAC – OSCAR et les outils bureautiques Pack Office.
• Maîtriser les techniques de suivi budgétaire et de reporting.
• Capacité à rendre compte et à alerter.

COMPETENCES COMPORTEMENTALES

• Rigueur et fiabilité
• Sens de l’organisation
• Qualités relationnelles – aisance dans la communication, pédagogie et esprit de service
• Discrétion et confidentialité
• Un niveau bac + 2 est conseillé ou bac + expérience significative

Référence de l'offre : fsx1opla4x