Assistant en gestion financière - Pôle Europe/International F/H

Sorbonne Université; Paris; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

Sorbonne Université recherche un(e) Assistant-e en gestion financière des conventions de recherche Europe/International rattaché(e) à la DR&I. Vous assurez le suivi des dépenses et des recettes des projets européens et internationaux, et le pilotage financier des conventions complexes.

Vous travaillez au sein du Bureau de gestion financière (BGF) et collaborez avec les laboratoires et financeurs, en privilégiant l’autonomie, la rigueur et le respect des échéanciers.

Qualifications

• Connaissance du domaine financier et comptable
• Gestion financière des projets européens et internationaux
• Règles des programmes cadre Horizon Europe
• Règles administratives et financières de Sorbonne Université

Responsibilities

• Modéliser et attribuer les crédits budgétaires des contrats et conventions de recherche
• Réaliser et vérifier la répartition budgétaire pluriannuelle, des coûts directs et des overheads
• Ouvrir et suivre les crédits tout au long de la vie d’une convention et clôturer les crédits
• Valider les devis de recrutement, les demandes d’achat d’équipement
• Établir et émettre les titres de recettes et suivre les encaissements des conventions

Skills

Gestion de projet

Maîtrise Excel

Anglais professionnel

Rigueur et organisation

Tools

Excel

Word

Outlook

SIFAC

Job description

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr

Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires http://www.sorbonne-universite.fr.sorbonne-universite.fr

La direction de la recherche et de l'innovation (DR&I) participe à l'élaboration de la politique de recherche et d'innovation en apportant des informations consolidées, des expertises et des analyses, et est responsable de sa mise en œuvre. La DR&I porte également le Service des activités industrielles et contractuelles (SAIC) de Sorbonne Université.

Au sein de la DR&I, le Bureau de gestion financière (BGF) des contrats de recherche comprend 4 pôles sous la responsabilité de 4 chef.fe.s de pôle et d'un responsable de bureau. Le service a pour mission de gérer financièrement l'ensemble des conventions de recherche quel que soit le financeur, pour un montant variant entre 120 et 140 millions d'euros par an. Il est l'interface entre la centaine de laboratoires et les financeurs des contrats, il met les crédits en place, veillent à ce que les financeurs reçoivent tous les justificatifs nécessaires, et s'assure de recevoir la recette. Il est le garant des comptes pour toutes les conventions de recherche

Localisation : Campus Pierre et Marie Curie, 4 place Jussieu 75005 Paris

Description du poste

Fonctions :

Assistant-e en gestion financière des conventions de recherche – Pôle Europe/International

Catégorie

A

Emploi-type

Assistant-e en gestion financière et comptable

Poste à pourvoir dès que possible.

Mission

L’Assistant.e en gestion financière des conventions de recherche Europe/International est chargé(e) d'assurer la gestion et le suivi des dépenses liées aux projets de recherche de Sorbonne Université financés par des financeurs européennes – principalement la Commission Européenne – et internationaux, publics ou privés, gérés par la DR&I. Il/elle assure, de manière autonome, le suivi des conventions complexes où le risque financier est accru. Il/elle vient en appui du chef de pôle pour les tâches de contrôle et pilotage des activités du pôle.

Suivi budgétaire

• Modéliser et attribuer les crédits budgétaires des contrats et conventions de recherche
• Réaliser et vérifier la répartition budgétaire pluriannuelle, des coûts directs et des overheads
• Ouvrir et suivre les crédits tout au long de la vie d’une convention et clôturer les crédits

Suivi de dépenses et recettes

• Valider les devis de recrutement, les demandes d’achat d’équipement
• Vérifier et valider les missions sur des contrats européens avant la transmission à l’AC
• Saisir les prestations interne des conventions
• Établir et émettre les titres de recettes correspondant aux conventions conclues par l'établissement auprès des financeurs, suivre les encaissements effectifs

Réalisation des justifications financières

• Réaliser les justifications financières selon les règles des financeurs tout en contrôlant l’éligibilité des dépenses, dans les délais imposés afin d’éviter les rejets des bilans
• Pour les contrats européens : récupérer les feuilles de temps des chercheurs et du personnel contractuel et calculer le nombre d’homme/mois ; contrôler et vérifier l’éligibilité des dépenses de déplacement, des achats de consommables ; calculer les coûts de personnel permanent pour les reportings ; saisir les coûts (Forme C) et rédiger le rapport en anglais (Use of Ressources) sur le portail de la Commission Européenne
• Faire les reversements aux partenaires dans le cas où SU est le coordinateur d’un consortium
• Préparer les audits (collecte d’informations et des pièces justificatives auprès des différents acteurs – labo, DRH, etc.)

Clôture des conventions

• S’assurer qu’il n’existe plus de flux en dépenses et en recette avant de clôturer la convention
• Faire des remboursements de trop-perçu auprès des financeursArchiver les justificatifs et les conventions clôturées

Et en général

• Réaliser les tâches relatives à la gestion ou au suivi des conventions et à la vie du bureau
• Être l’interlocuteur.trice des gestionnaires, responsables scientifiques et financeurs, sur toute question relative à la gestion financière

Descriptif du profil recherché

Connaissances transversales requises

• Connaissance du domaine financier et comptable et des règles de la comptabilité publique
• Connaissance de la gestion financière des projets européens et/ou internationaux
• Connaissance des règles financières des programmes cadre H2020 et Horizon Europe
• Connaissance du fonctionnement de Sorbonne Université et ses règles administratives et financières

Savoir-faire

• L’expérience dans l’élaboration des rapports financiers pour des contrats de recherche
• Capacité de priorisation et de travailler avec des échéanciers serrés
• Maîtrise de l’environnement bureautique (Excel, Word, Outlook) et du logiciel SIFAC
• Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral
• Être force de proposition des améliorations

Savoir-faire transversaux

• Information et préparation des rapports à sa hiérarchie
• Maîtrise de la recherche, la vérification et le classement d’information
• Travaille en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Capacité de prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être

• Réactivité, notamment vis-à-vis des responsables scientifiques, gestionnaires de laboratoires et partenaires extérieurs et dans la gestion des délais
• Autonomie, rigueur, méthode et précision dans le travail
• Sens de l’organisation et de la coordination
• Avoir l’esprit d’équipe, le sens du contact
• Disponibilité, discrétion et confidentialité