Chargé /Chargée de gestion administrative et financière F/H

École Polytechnique; Palaiseau; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

25 jours de congés + 18 RTT

Télétravail (selon poste)

Rembours. titre de transport 75%

Restauration et services sur site

Kinésithérapeute et ostéopathe gratuit

Piscine et équipements sportifs

Mutuelle prise en charge à 50%

Accès bibliothèque et musée

Job summary

École Polytechnique recherche un Chargé de gestion administrative et financière à Palaiseau pour assurer le suivi budgétaire et administratif des missions et contrats du laboratoire LMD. Vous travaillerez en lien étroit avec les pôles dépenses, missions et contrats de recherche et serez l’interlocuteur principal du laboratoire.

Vous assurez la gestion financière, le contrôle des dépenses et l’élaboration des justificatifs, tout en respectant les règles propres à la recherche publique.

Qualifications

• Diplôme Bac+3 en gestion administrative, financière ou équivalent (type GEA).
• 3 à 5 ans d’expérience réussie en gestion administrative et financière.
• Bonne connaissance de l’environnement de la recherche publique serait un atout.
• Maîtrise de l’anglais professionnel à l’écrit comme à l’oral.

Responsibilities

• Gestion financière et suivi budgétaire des missions et contrats, y compris commandes, dépenses, visas et remboursements.
• Suivi des contrats de recherche et des dépenses par nature, avec preparation des justificatifs financiers.
• Suivi financier des équipes et des tableaux de bord; gestion et archivage des pièces de dépenses.
• Respect et mise à jour des règles et évolutions réglementaires; agir avec autonomie et rigueur dans un environnement complexe.

Skills

Rigueur

Organisation

Autonomie

Réactivité

Discrétion

Anglais professionnel

Education

Bac+3 en gestion administrative

Job description

Le laboratoire de météorologie dynamique (LMD) est un laboratoire qui s’intéresse aux sciences du climat.

Composé d'environ 240 membres, il est réparti sur 3 sites géographiques distincts (1 à l’Ecole polytechnique, 1 à Sorbonne Université-Jussieu, 1 à l’ENS-PSL). Il relève de 4 tutelles principales (EP, CNRS, SU, ENS) et une tutelle secondaire (ENPC).

Le service administratif qui compte 10 agents, est composé de 4 pôles support : un dédié aux RH, un dédié aux dépenses, un aux contrats de recherche et un autre pour les missions.

Le/la chargé(e) de gestion administrative et financière sera positionné(e) sur le site de l’Ecole polytechnique et sera adossé(e) transversalement sur les pôles « dépenses », « missions » et « contrats de recherche ».

Sous l’autorité de la Secrétaire générale et au sein de l’équipe administrative,vous contribuerez à la gestion administrative et financière du LMD, en garantissant le suivi optimal des missions et des contrats. A ce titre, vous serez l’interlocuteur/trice privilégié(e) du laboratoire (pour les enseignants-chercheurs, chercheurs du laboratoire et invités, l’administration de l’École et du CNRS).

Gestion Financière Et Suivi Budgétaire

• Assurer la gestion des missions du personnel du site de l’École polytechnique et des intervenants extérieurs, (commandes, transports, hébergement, remboursement des frais de missions, demande de visa);
• Prendre en charge la gestion des commandes sur contrats de recherche et sur subvention d'état (saisie et transmission des bons de commandes, suivi des commandes et des factures) dans les logiciels de gestion comptable des tutelles;
• En lien avec le porteur du projet et la responsable du pôle contrat du laboratoire :
• Suivre financièrement les contrats de recherche (suivi des dépenses par nature)
• Assurer la préparation des justifications financières de ces contrats.

Gestion Administrative

• Assurer le suivi financier des équipes sur les tableaux de bord;
• Établir et mettre à jour un tableau de suivi de l'ensemble des contrats en gestion à l’École polytechnique;
• Centraliser, scanner, classer et archiver les pièces de dépenses;
• S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité;
• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité.

Activités Complémentaires

• Le laboratoire s'est engagé dans une démarche de réduction de son impact carbone. Un groupe « Climaction » a été constitué depuis deux ans. Il réalise le bilan carbone annuel du laboratoire et propose des actions pour diminuer les émissions de CO2 du laboratoire. Le/la chargé(e) de gestion administrative et financière s'assure que les agents partant en mission respectent les quotas de CO2 annuels donnés par le laboratoire. Toute initiative de sa part dans ce domaine sera bienvenue.
• Assurer la logistique d'organisation d’évènements (workshop, conférences, etc.).
• Cette liste d’activités n’est ni limitative ni exhaustive.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle.

Nous Sommes Faits Pour Vous Car

Rejoindre l’École polytechnique, c'est découvrir une grande diversité de métiers et rejoindre un écosystème d’innovation unique.

L’École s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous Bénéficierez Des Avantages Suivants

• 25 jours de congés + 18 RTT
• Télétravail (selon poste)
• Remboursement du titre de transport : 75%
• Services : restauration, bibliothèque, Musée, service postal, coiffeur
• Santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit
• Équipements : piscine, courts de tennis, salle de sport...
• Mutuelle prise en charge à 50%

Rémunération

fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction.

Profil Recherché

Vous êtes notre perle rare car :

Titulaire d’un diplôme de niveau Bac + 3, en gestion administrative, financière ou équivalent (type GEA), vous justifiez d’une expérience réussie de 3 à 5 ans dans le domaine de la gestion administrative et financière.

Une connaissance de l’environnement de la recherche publique serait un atout.

Vous justifiez d’une grande rigueur, d’un bon sens de l’organisation et d’une réelle autonomie. Réactif(ve) et discret(ète), vous savez gérer les priorités dans un environnement complexe, anticiper les échéances, proposer des solutions et travailler efficacement avec des interlocuteurs internes et externes.

Vous êtes à l’aise dans l’utilisation de l’anglais professionnel, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral.