STH MC_Assistante de direction

ACE Sin Tung Hing; Papeete; Sur place; EUR 28 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

ACE Sin Tung Hing MC, basé à Fare Ute à PAPEETE, recherche une Assistante de Direction (H/F) pour soutenir le Directeur Général dans la gestion quotidienne et le suivi des projets. Vous serez en charge de l’agenda, des réunions et des déplacements, et préparerez les documents destinés à la Direction Générale.

Profil: formation supérieure en gestion/administration, 5 à 10 ans d’expérience, maîtrise des outils bureautiques et anglais (C1+). CDI à temps complet, 39h/semaine, basé à Fare Ute.

Qualifications

• Formation supérieure en gestion, administration ou langues étrangères.
• Expérience 5 à 10 ans sur un poste similaire.
• Anglais courant serait un atout (C1+).
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Canva).
• Capacité d’initiative et anticipation des besoins de la Direction.

Responsabilités

• Assurer l’assistance administrative et opérationnelle du PDG (agenda, réunions, déplacements, correspondances).
• Organiser réunions, rendez-vous et déplacements professionnels.
• Préparer les dossiers de réunions, comptes rendus et documents destinés à la Direction Générale.
• Assurer le montage et le suivi administratif des appels d’offres.
• Suivre les dossiers de défiscalisation et les échéances.
• Coordonner les dossiers avec les services, partenaires et organismes externes.
• Veiller au respect des délais et à la confidentialité des dossiers.
• Représenter la Direction Générale auprès des interlocuteurs.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Autonomie

Discrétion

Anglais (C1+)

Initiative

Formation

Formation supérieure en gestion/administration

Outils

Word

Excel

Outlook

PowerPoint

Canva

Description du poste

Nous recherchons pour le magasin ACE – SIN TUNG HING MC, situé à Fare Ute, uneAssistante de Direction (H/F).

Rattaché(e) à la Direction Générale, vous accompagnez le Directeur Général dans la gestion quotidienne de ses activités et contribuez au suivi et à la coordination de ses différents dossiers et projets.

Vos principales missions :

• Assurer l’assistance administrative, organisationnelle et opérationnelle du PDG : agenda, réunions, déplacements et correspondances. ;
• Organiser les réunions, rendez-vous, déplacements professionnels et événements ;
• Préparer les dossiers de réunions, comptes rendus, présentations et documents destinés à la Direction Générale;
• Assurer le montage, la constitution, la mise en forme et le suivi administratif des dossiers d’appels d’offres;
• Assurer le suivi des dossiers de défiscalisation, des pièces justificatives, des échéances et des demandes de compléments;
• Coordonner et suivre les dossiers spécifiques confiés par le PDG auprès des différents services, partenaires et organismes externes;
• Veiller au respect des délais, à la fiabilité des informations et à la conformité administrative des dossiers;
• Représenter la Direction Générale avec professionnalisme auprès de ses différents interlocuteurs ;
• Assurer le classement, l’archivage et la confidentialité des documents et informations relevant de la Direction Générale

--- Liste des tâches non exhaustive ---

Infos pratiques :

• Type de contrat : CDI à temps complet
• Horaire de travail : 39h/semaine réparties du lundi au samedi selon le planning
• Localisation : Magasin ACE à Fare Ute - PAPEETE

Profil recherché :

• Formation supérieure en gestion, administration ou langues étrangères ;
• Expérience professionnelle de 5 à 10 ans sur un poste similaire ;
• Une expérience de travail dans un pays anglophone serait un atout,
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Canva) ;
• Capacité à prendre des initiatives et à anticiper les besoins de la Direction.

Compétences techniques requises :

• Maîtrise des techniques de secrétariat et de la gestion administrative ;
• Excellentes capacités rédactionnelles et maîtrise des documents professionnels ;
• Esprit de synthèse
• Capacité à organiser les agendas, réunions, déplacements et à assurer le suivi des dossiers.
• Permis de conduire (B).

Qualités requises pour le poste :

• Organisation, rigueur et autonomie ;
• Discrétion, rigueur et respect strict de la confidentialité ;
• Résistance au stress et capacité à gérer les priorités ;
• Très bonne expression orale et écrite en français et en anglais (C1+) ; des notions de chinois seraient un plus.