Stage : Assistanat Administration & Communication - (H/F)

Pernod-Ricard; Marseille; On-site; EUR 16,000 - 17,000; Full time

Benefits offered by this job

Restaurant d’entreprise

Accès à Coursera

Événements internes

Job summary

Pernod Ricard recherche un assistant administratif pour prendre en charge le support dédié au manager et à l’équipe, avec une forte implication dans l’organisation et le reporting.

Les missions couvrent le suivi budgétaire, la coordination d’agenda, l’organisation d’événements et le soutien à la gestion d’équipe. Avantages courants et intégration progressive au sein d’un groupe multinational.

Qualifications

• Expérience préalable en assistanat et/ou en suivi administratif, avec envie de développer la communication.
• Maîtrise des outils bureautiques et de planification; connaissances Canva et suite Adobe utiles.

Responsibilities

• Gérer le suivi administratif et budgétaire du service.
• Organiser l’agenda et la logistique du manager et des réunions stratégiques.
• Organiser déplacements et événements professionnels; suivre les notes de frais.
• Relayer les informations, planifier les réunions et accompagner l’intégration des nouveaux collaborateurs.
• Contribuer à la vie RH et à la gestion des relations internes et externes.

Skills

Assistante administrative

Bureautique & planification

Communication

Tools

Canva

Adobe Suite

Job description

Gestion administrative & suivi budgétaire, coordination de l’agenda & logistique, support à la gestion d’équipe (~50%)

Gestion administrative & suivi budgétaire

• Assurer le suivi des budgets de fonctionnement du service
• Gérer les engagements de dépenses : création des bons de commande, suivi des factures et imputations
• Créer et mettre à jour les fiches fournisseurs
• Consolider les données de reporting pour le pilotage de l’activité
• Veiller au respect des procédures internes

Coordination de l’agenda & logistique

• Organiser et optimiser l’agenda du manager en fonction des priorités du service
• Planifier et coordonner les réunions stratégiques et transverses (réservations, invitations, logistique)
• Veiller à la bonne organisation et à l’efficacité des réunions
• Organiser les déplacements professionnels (réservations, visas, logistique)i
• Assurer le suivi administratif lié aux déplacements et aux événements

Support à la gestion d’équipe

• Relayer les informations clés auprès de l’équipe (emails, invitations, communications internes)
• Planifier les réunions d’équipe et les événements internes (séminaires, comités éditoriaux)
• Mettre à jour les différents plannings (présence équipe, CODI, réunions majeures) avec une vision à court et moyen terme
• Suivre les absences de l’équipe
• Assurer le suivi des notes de frais du manager
• Participer au processus d’intégration des nouveaux collaborateurs (onboarding, matériel, outils internes)
• Organiser l’envoi des vœux de fin d’année (mise à jour des contacts, coordination des envois, gestion des dotations)
• Assurer la récupération hebdomadaire du courrier du service
• Contribuer à la communauté des assistant(e)s (partage de bonnes pratiques, participation aux réunions, amélioration continue des outils et process)

Organisation d’événements & relations publiques (~30%)

• Participer à l’organisation d’événements internes et externes (relations publiques)
• Coordonner les prestataires et piloter les aspects logistiques
• Négocier les devis dans le respect des budgets définis
• Contribuer à la création des supports événementiels (invitations, programmes, briefs, etc.)
• Réaliser les bilans post-événements
• Garantir le bon déroulé des événements (présence possible en soirée)

Suivi opérationnel des actions RP (~20%)

• Mettre à jour les bases de données de contacts RP
• Gérer les invitations, relances et remerciements
• Assurer le suivi logistique des opérations (dotations, envois, etc.)
• Suivre les budgets liés aux actions de relations publiques
• Assurer le suivi des relations avec les agences et partenaires

Profil recherché

Niveau d'études souhaité

Expérience professionnelle

Moins de 2 ans d'exp

• Expérience préalable en assistanat et/ou en suivi administratif, avec souhait de développer / expérience en communication
• Maîtrise d'outils de bureautique et de planification; plus si maîtrise de suites créatives (Canva, suite Adobe)

Et vous bénéficierez en plus de ces avantages:

• Gratification allant de 1410€ (Bac +4 et césure) à 1550€ (Bac +5) brut par mois
• Restaurant d’entreprise
• Accès illimité à la plateforme de formation Coursera pour enrichir votre expérience
• Evénements internes (Masterclasses, conférences…)

Le tout dans un environnement convivial et solidaire qui vous aidera à progresser et à construire un solide réseau professionnel : 92,2% de nos stagiaires et alternants nous recommandent comme employeur (Happy Trainees 2025) !

Pernod Ricard s'engage à offrir l'égalité des chances à tous les talents. Nos méthodes de recrutement sont axées sur les compétences.