Executive Assistant Intern

Pernod Ricard; Paris; On-site; EUR 16,000 - 17,000; Full time

Benefits offered by this job

Gratification mensuelle 1410–1550€

Restaurant d’entreprise

Accès Coursera

Événements internes

Job summary

Pernod Ricard, leader mondial des vins et spiritueux premiums, recherche un stagiaire Executive Assistant Intern pour soutenir l’Executive Assistant du VP Marketing Prestige. Vous gérerez la facturation, les rapports de frais et l’organisation d’événements internes, tout en maintenant les bases de données et les procédures.

Ce stage de 6 mois nécessite une convention émise par votre école et une maîtrise du français et de l’anglais.

Qualifications

• Organisation et souci du détail dans un environnement rapide.
• Bonne communication et relationnel avec les équipes internes.
• Capacité à apprendre rapidement et à s’adapter.

Responsibilities

• Support du processus de facturation (POs, suivi des factures).
• Préparation et suivi des notes de frais (T&E).
• Organisation logistique des réunions, workshops et événements.
• Coordination traiteur, salles, matériel et livraisons fournisseurs.
• Aide à l’expédition et réception du matériel événementiel.
• Mise à jour des bases de données internes et amélioration des processus.
• Gestion des espaces supply et conformité sécurité.
• Support administratif quotidien à l’assistante exécutive et aux demandes transverses.
• Accompagnement onboarding et projets ad hoc.

Skills

Maîtrise du français et de l’anglais

Organisation exceptionnelle

Gestion de multiples priorités

Proactivité et fiabilité

Excellentes compétences en communicat​

Tools

Microsoft Office Suite

Job description

Pernod Ricard, leader mondial des vins et spiritueux premiums, réunit des savoir-faire uniques pour développer et distribuer un portefeuille de 240 marques emblématiques.

Nous rejoindre, c’est intégrer une entreprise avec une âme, en devenant ambassadeur de notre culture de la convivialité, porteuse de sens, inclusive et responsable. Apprendre auprès de professionnels portés par notre héritage authentique et notre passion pour les défis. C’est vivre une expérience unique, où vous serez libre d’être vous-même tout en participant à notre succès collectif.

We are looking for a highly organized, proactive and detail-oriented Executive Assistant Intern to support the Executive Assistant of the VP Marketing Prestige.

Finance & Administration

• Support the invoice management process (Purchase Orders, invoice tracking and follow-up with internal stakeholders and suppliers).

• Assist with the preparation and follow-up of expense reports (T&E).

Events & Logistics

• Support the logistical organization of internal meetings, workshops and team events.

• Coordinate catering, meeting rooms, materials and supplier deliveries.

• Assist with shipping and receiving event materials when required.

Data Management

• Update and maintain internal databases, ensure information remains accurate, complete and up to date (organization chart, email diffusion lists…)

• Support continuous improvement of administrative processes and documentation (onboarding, invoicing…)

Supply Room Management & Compliance

• Help maintain the organization and security of the team's supply rooms.

• Ensure supplies are properly stored with the help of the other interns

• Help to track access, organize inventories and contribute to maintaining a safe, tidy and compliant environment.

General Administrative Support

• Provide day-to-day administrative support to the Executive Assistant.

• Help coordinate cross-functional requests.

• Support onboarding activities and other ad hoc projects when required.

Profile

• Strong organizational skills with excellent attention to detail.

• Comfortable managing multiple priorities in a fast-paced environment.

• Proactive, reliable and eager to learn.

• Excellent communication and interpersonal skills.

• Proficient in Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Outlook and Teams).

• Fluent in French & English

Attention, pour candidater vous devez pouvoir réaliser 6 mois de stage et disposer d'une convention délivrée par votre école/université.

Et vous bénéficierez en plus de ces avantages:

• Gratification allant de 1410€ (Bac +4 et césure) à 1550€ (Bac +5) brut par mois
• Restaurant d’entreprise
• Accès illimité à la plateforme de formation Coursera pour enrichir votre expérience
• Evénements internes (Masterclasses, conférences…)

Le tout dans un environnement convivial et solidaire qui vous aidera à progresser et à construire un solide réseau professionnel : 92,2% de nos stagiaires et alternants nous recommandent comme employeur (Happy Trainees 2025) !

Pernod Ricard s'engage à offrir l'égalité des chances à tous les talents. Nos méthodes de recrutement sont axées sur les compétences.