Gestionnaire Administratif et Professionnalisation (F/H)

Institut Catholique de Lille; Lille; On-site; EUR 27,000 - 31,000; Full time

Benefits offered by this job

Carte Titres restaurant EDENRED

Mutuelle/Prévoyance

Forfait mobilité durable

Divers bons cadeaux offerts par le CSE

Événements fédérateurs

Job summary

L’Institut Catholique de Lille recherche un Gestionnaire Administratif et Professionnalisation pour assurer le suivi des stages, des alternances et les relations avec les entreprises au sein du service professionnalisation.

Vous contribuez à la gestion administrative, au paramétrage des formations en alternance et à l’organisation d’événements, tout en veillant à la qualité des procédures et à la communication avec les étudiants et partenaires.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et ressources humaines.
• Connaissance de l’enseignement supérieur et du domaine du droit serait un plus.
• Bon sens de l’organisation et capacité à travailler avec des publics variés.

Responsibilities

• Assurer le suivi administratif des stages et des alternances.
• Préparer et suivre les recrutements étudiants et les contrats.
• Animer le livret de suivi des alternants et renseigner les partenaires.
• Constituer et actualiser la cartographie et l’annuaire des partenaires professionnels.

Skills

Organisation

Gestion administrative

Ressources humaines

Gestion du public étudiant

Education

Bac+3 à Bac+5

Job description

Dans le cadre du développement du service professionnalisation, nous recherchons un(e) Gestionnaire Administratif et Professionnalisation

Gestion et suivi administratif des stages

• Valider et signer les conventions de stages des étudiants de Licence

• Comptabiliser et contrôler la réalisation des 8 semaines de stage obligatoires pour les étudiants de L3

• Mettre à jour les tableaux de suivi

• Répondre aux questions opérationnelles des étudiants relatives aux stages et les accompagner dans leurs démarches administratives

• Assurer la réception des documents de fin de stage et des éléments nécessaires à la validation des stages

• Relayer les informations et échéances importantes auprès des étudiants

• Concevoir et actualiser les supports de communication relatifs aux stages

• Contribuer à l’amélioration continue des procédures et des outils de suivi

Gestion et suivi administratif de l’alternance

• Participer au paramétrage administratif des formations en alternance et à la préparation des calendriers

• Préparer et diffuser les informations nécessaires au lancement et au suivi des campagnes de recrutement des étudiants

• Identifier, centraliser et diffuser les offres d’alternance auprès des étudiants

• Préparer les informations administratives nécessaires à l’établissement des contrats

• Assurer le suivi des contrats d’alternance jusqu’à leur finalisation, en lien avec les interlocuteurs concernés

• Animer le livret de suivi des alternants

• Mettre à jour les tableaux de suivi de l’alternance

• Répondre aux questions des étudiants et des entreprises concernant les démarches et le suivi administratif de l’alternance

• Identifier les difficultés rencontrées et contribuer à l’amélioration des pratiques

Suivi du réseau de partenaires professionnels et des relations entreprises

• En lien avec la Responsable Relations Entreprises, identifier de nouveaux partenaires professionnels en lien avec les formations de la faculté

• Constituer et actualiser une cartographie et un annuaire des partenaires professionnels, alimenter le CRM de l’université afin de centraliser les informations et de faciliter le suivi des relations entreprises.

• Identifier les bons interlocuteurs au sein des organisations

• Identifier les besoins des entreprises en recrutement, en stages et en alternance à travers LinkedIn et les plateformes d’emploi

• Diffuser les offres de stage, d’alternance et d’emploi auprès des étudiants

Organisation des événements de professionnalisation

Planification et structuration de l’activité événementielle

• En lien avec la Responsable Relations Entreprises et les services concernés, participer à la mise en œuvre d’un cahier des charges événementiel définissant les objectifs, les publics cibles, les moyens nécessaires et les modalités d’organisation, en tenant compte de la planification pédagogique et des calendriers semestriels

• Participation à la construction d’un calendrier annuel des temps forts du service professionnalisation, afin d’anticiper les échéances, de coordonner les actions et de structurer l’activité tout au long de l’année.

• Créer, structurer et maintenir des tableaux de suivi permettant de centraliser les informations relatives aux événements, aux échéances, aux partenaires, aux budgets, aux inscriptions et aux bilans.

Organisation opérationnelle des événements

• Participer à la conception et à l’organisation des événements de professionnalisation.

• Contacter les entreprises, les intervenants et les partenaires professionnels via e-mailing afin de promouvoir les événements et d’encourager leur participation.

• Gérer l’organisation des événements : planification, logistique, réservation des espaces, matériel, sécurité, installation et rangement.

• Coordonner les échanges avec les différents interlocuteurs : direction, enseignants, services administratifs, communication, intervenants et partenaires extérieurs.

• Gérer les inscriptions et les listes de participants.

• Participer à l’accueil des étudiants, des entreprises et des intervenants lors des événements.

Pilotage et reporting

• Assurer le suivi des missions en cours et à venir.

• Contribuer au reporting de l’activité.

• Identifier les besoins nouveaux et être force de proposition pour faire évoluer les processus en interne.

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

Profil recherché

• Idéalement de formation supérieure, de niveau Bac+3 à Bac+5, vous disposez d’une première expérience dans en gestion administrative, en ressources humaines ou domaines liés.

• Une connaissance de l’enseignement supérieur, et du domaine du droit serait un plus.

• Ayant une certaine curiosité, un bon sens de l'organisation et aimant la diversité dans vos missions

Ce que nous proposons :

• Type de contrat : CDI

• Rémunération : entre 27k€ et 31k€ bruts sur 13 mois (en fonction du profil et de l'expérience)

• 194 jours travaillés (pour une année complète)

• 27 jours de RTT (sur une année complète)

Avantages sociaux

• Carte Titres restaurant EDENRED (valeur de faciale du titre: 10 euros (avec prise en charge de l’employeur à hauteur de 60%)

• Mutuelle/Prévoyance

• Forfait mobilité durable donnant droit au remboursement des frais de transport (sous forme d’abonnement) à hauteur de 75%

• Divers bons cadeaux offerts par le CSE

• Evénements fédérateurs