Secrétaire juridique bilingue (F/H)

Actual group; Paris; On-site; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Job summary

Actual group recherche un(e) secrétaire/secrétaire administratif(ve) pour assister les Associés, Counsels et Avocats. Vous assurerez le secrétariat classique et les tâches techniques adaptées au contexte juridique du cabinet.

Vous travaillerez en équipe dans un pool avec d’autres secrétaires, avec un rôle de back-up en cas d’urgence et vous gérerez les aspects liés à la facturation et au suivi administratif, tout en assurant la maîtrise des échanges en anglais.

Qualifications

• Expérience en secrétariat juridique ou administratif.
• Maîtrise du pack Office et des outils de communication.
• Anglais opérationnel requis (C1).

Responsibilities

• Gérer les e-mails, appels et messages quotidiennement.
• Planifier rendez-vous et déplacements des avocats.
• Rédiger et relire documents en français et en anglais.
• Gérer la facturation et les notes de frais.
• Suivre les dossiers et l’archivage (numérique et physique).
• Contribuer au développement commercial et à la coordination interne.

Skills

Gestion secrétariat

Anglais professionnel

Rigueur & confidentialité

Tools

Pack Office

RPVA

Zeendoc

Job description

Directement rattachée au service SecrétariatVous aurez comme tâche principale d'assister au quotidien les Associés, Counsels et Avocats en assurant le secrétariat classique et technique adapté au contexte juridique du cabinet. Organisation du travail : Travail en équipe / pool avec d’autres secrétaires, avec un rôle de back-up (relais en cas d’urgence).

Secrétariat classique

• Gérer quotidiennement les e-mails, les appels téléphoniques, les renvois d’appel et la prise des messages ;
• Planifier et organiser les rendez-vous (gestion des agendas complexes, organisation des réunions et des conférences téléphoniques) et les déplacements des membres de l’équipe ;
• Prendre en charge l’impression, la numérisation, les photocopies de documents et la création de bibles ;
• Assurer la frappe, la relecture, la correction et la mise en forme de documents en français et en anglais ; Effectuer le classement et l’archivage des dossiers électroniques et physiques de l’équipe ;
• Participer à la gestion des dossiers personnels de l’associé (préparation de courriers, etc.) ;
• Aider les avocats dans la préparation des correspondances avec les tribunaux et les parties adverses, des conclusions et des dossiers de plaidoiries via e-Barreau (RPVA) ;
• Gestion des notes de frais.

Facturation & Suivi administratif

• Assurer l'ouverture de dossiers clients et la création de matters ;
• Traduire et vérifier les descriptifs, puis assurer l’envoi des factures aux clients ;
• Relancer et suivre les factures en collaboration avec l’équipe Billing ;
• Gérer et saisir les notes de frais ;
• Codifier les factures fournisseurs sur Zeendoc ;
• Suivre et imputer les courses taxis pour les avocats.

Business Development

• Actualiser la base de données contacts (gestion des contacts de l'associé/équipe et saisie des activités de Business Development) ;
• Contribuer à la préparation des appels d’offres et à l’organisation d'événements.

Compétences techniquesMaîtrise des outils bureautiques (pack office)Maîtrise des outils de télécommunication (téléphone, fax, copieur)Maîtrise des techniques d’expression orale et écrite ;Maîtrise de l’anglais (niveau C1 indispensable).Compétences relationnelles & Qualités personnellesRigueur et sens du détail ;Sens aigu de la confidentialité ;Gestion du stress et des imprévus ;Capacités d’analyse et de synthèse ;Aisance relationnelle et dynamisme ;Excellente expression orale et écrite.