Secrétaire juridique bilingue (F/H)

Actual Talent; Paris; On-site; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Job summary

Actual Talent propose un poste de secrétaire administratif(ve) à Paris, intégré au service Secrétariat. Vous assisterez les Associés, Counsels et Avocats, assurerez le secrétariat classique et la gestion de documents dans un contexte juridique.

Le poste comprend la gestion des mails et appels, la planification d’agendas complexes, les déplacements, la facturation et le suivi administratif, avec une dimension bilingue FR/EN et une organisation efficace des tâches quotidiennes.

Responsibilities

• Gérer quotidiennement les e-mails, les appels téléphoniques, les renvois d’appel et la prise des messages
• Planifier et organiser les rendez-vous (agendas complexes, réunions, conférences téléphoniques) et les déplacements des membres de l’équipe
• Impression, numérisation, photocopies et création de guides/bibles
• Assurer la frappe, la relecture et la mise en forme des documents en FR et EN; archivage des dossiers
• Participer à la gestion des dossiers personnels des associés (préparation de courriers, etc.)
• Aider les avocats dans les correspondances avec les tribunaux et les parties adverses via RPVA
• Gestion des notes de frais
• Actualiser la base de données contacts et les activités de Business Development
• Contribuer à la préparation des appels d’offres et à l’organisation d’événements

Job description

Directement rattachée au service SecrétariatVous aurez comme tâche principale d'assister au quotidien les Associés, Counsels et Avocats en assurant le secrétariat classique et technique adapté au contexte juridique du cabinet.

Secrétariat classique

• Gérer quotidiennement les e-mails, les appels téléphoniques, les renvois d’appel et la prise des messages ;
• Planifier et organiser les rendez-vous (gestion des agendas complexes, organisation des réunions et des conférences téléphoniques) et les déplacements des membres de l’équipe ;
• Prendre en charge l’impression, la numérisation, les photocopies de documents et la création de bibles ;
• Assurer la frappe, la relecture, la correction et la mise en forme de documents en français et en anglais ; Effectuer le classement et l’archivage des dossiers électroniques et physiques de l’équipe ;
• Participer à la gestion des dossiers personnels de l’associé (préparation de courriers, etc.) ;
• Aider les avocats dans la préparation des correspondances avec les tribunaux et les parties adverses, des conclusions et des dossiers de plaidoiries via e-Barreau (RPVA) ;
• Gestion des notes de frais.

Facturation & Suivi administratif

• Assurer l'ouverture de dossiers clients et la création de matters ;
• Traduire et vérifier les descriptifs, puis assurer l’envoi des factures aux clients ;
• Relancer et suivre les factures en collaboration avec l’équipe Billing ;
• Gérer et saisir les notes de frais ;
• Codifier les factures fournisseurs sur Zeendoc ;
• Suivre et imputer les courses taxis pour les avocats.

Business Development

• Actualiser la base de données contacts (gestion des contacts de l'associé/équipe et saisie des activités de Business Development) ;
• Contribuer à la préparation des appels d’offres et à l’organisation d'événements.