Secrétaire Hôte(sse) d'Accueil (F/H)

INSTITUT CATHOLIQUE DE LILLE; Lille; On-site; EUR 22,000 - 23,000; Full time

Benefits offered by this job

CDI

Rémunération 13 mois

Titre restaurant Edenred

Mutuelle/Prévoyance

Forfait mobilité durable

Bons cadeaux CSE

Événements internes

Job summary

L’Institut Catholique de Lille recherche un Secrétaire Hôte(sse) d'Accueil pour accueillir le public et assurer les tâches administratives quotidiennes. Vous contribuerez à l’interface avec l’extérieur et au support de l’équipe pédagogique et administrative.

Le poste implique la saisie et la mise à jour des données, la gestion du courrier, des appels et des rendez-vous, ainsi que la réservation de salles et le suivi des documents. CDI avec avantages divers.

Qualifications

• Formation Bac minimum, Bac+2 souhaité ou expérience équivalente.
• Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire.
• Maîtrise des techniques de secrétariat et outils informatiques.
• Capacité à gérer le courrier et la saisie des données.
• Aptitude à travailler avec les différentes services de l’entité et de l’université.

Responsibilities

• Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs et parties prenantes.
• Réceptionner et rediriger les appels téléphoniques et messages.
• Réaliser la saisie et la mise à jour des données et fichiers.
• Réservation de salles et de matériel; suivi des prêts.
• Transcrire, mettre en page et archiver des documents variés.

Skills

Secrétariat

Informatique

Gestion du courrier

Saisie et mise à jour des données

Archivage de documents

Réservations de salles et matériel

Collaboration interservices

Education

Bac min.

Bac+2 souhaité

Expérience équivalente

Tools

MS Office

GESTION DES DOCUMENTS

Job description

Le/la Secrétaire Hôte(sse) d'Accueil assure l’accueil du public, participe à l’organisation logistique de l’entité et assure la transcription, transmission et le classement de l’ensemble ou une partie des informations nécessaires au fonctionnement de cette dernière.

Missions :

Accueil et interface avec l’extérieur

• Accueillir, renseigner et orienter des personnes (fournisseurs, visiteurs, personnels administratifs, enseignants et/ou étudiants).

• Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou tout type de messages vers les personnes concernées.

• Anticiper la qualité de la relation (par exemple, confirmer la disponibilité d’un badge d’accès à un enseignant, envoyer une feuille d’appel, renseigner sur une salle, etc.), favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.

• Être en support de l’équipe scolarité

Travaux administratifs courants

• Gérer le courrier : distribution, affranchissement.

• Réaliser la saisie et la mise à jour des données/fichiers, relatifs à son domaine d’activité.

• Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures (courriers, notes, comptes-rendus, tableau, planning, etc.).

• Réceptionner, trier, transmettre/envoyer des documents de diverses natures.

• Réaliser la prise de rendez‑vous dans le périmètre de la scolarité.

• Mettre en forme tout type d’attestations à destination des étudiants (attestation de réussite, d’assiduité …)

• Envoyer des diplômes (vérifier les fichiers des diplômés en lien avec le service concerné).

• Faire un suivi administratif dans le périmètre de la scolarité

Organisation logistique

• Recueillir les besoins et gérer (ou participer) la réservation des salles et/ou matériels attachés à l’entité. Tenir des fichiers des prêts de matériels.

• Réserver des salles pour des activités pédagogiques (ex: ateliers pédagogiques).

Amélioration continue du service

• Participer à l’amélioration continue de l’entité en développant de manière permanente la qualité organisationnelle du service et celle de ses produits/du service rendu, à travers la mise en place d’outils (remontée et analyse d’indicateurs, résolution de problème, évolution des procédures, archivage et numérisation des documents, etc.) ; ceci, aussi bien dans le cadre de ses relations avec des partenaires internes qu’externes. Assurer également le développement de la responsabilité sociale de l’entité.

• Le cas échéant, représenter l’entité, la faculté ou l’université lors de manifestations (tournées d’informations, journées portes ouvertes, colloques, etc.).

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

Formation de niveau Bac minimum, Bac+2 souhaité ou expérience professionnelle équivalente (Bac professionnel secrétariat, BTS assistant manager, BTS assistant de gestion PME-PMI), idéalement avec une expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire.

Connaissances / Savoir-faire métier (hard skills) :

• Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils informatiques.

• Gérer le courrier, saisir et mettre à jour les données.

• Transcrire et archiver des documents.

• Gérer les réservations de salles et matériels.

• Savoir travailler avec les différents services de l’entité et de l’université

Compétences comportementales (soft skills) :

• Développer un sens du relationnel et de la communication.

• Favoriser un environnement agréable et anticiper la qualité de la relation.

• Faire preuve d'organisation et de rigueur.

• Démontrer du dynamisme et de la réactivité.

• Faire preuve de discrétion et de confidentialité.

• Représenter les valeurs de l’entité

Ce que nous proposons :

• Type de contrat : CDI

• Rémunération : Entre 2000 et 2092 euros mensuel brut (sur 13 mois)

• Carte Titres restaurant EDENRED (valeur de faciale du titre: 10 euros (avec prise en charge de l’employeur à hauteur de 60%)

• Mutuelle/Prévoyance

• Forfait mobilité durable donnant droit au remboursement des frais de transport (sous forme d’abonnement) à hauteur de 75%

• Divers bons cadeaux offerts par le CSE (sous réserve d’avoir les conditions d’ancienneté au moment de la distribution.)

• Evénements fédérateurs