Chargé(e) de scolarité (H/F)

Institut Catholique de Lille; Lille; On-site; EUR 21,000 - 25,000; Full time

Benefits offered by this job

Titre-restaurant EdenRed

Forfait mobilité durable

Job summary

Institut Catholique de Lille recrute un chargé de scolarité pour accompagner les étudiants tout au long de leur parcours en première année de licence au sein de la Faculté de Droit.

Vous serez l’interlocuteur principal des étudiants, aiderez à organiser les examens et les emplois du temps, et assurerez la diffusion d’informations liées à la scolarité. Poste à responsabilités, en binôme, avec des activités variées et un esprit d’équipe.

Qualifications

• Formation supérieure de niveau bac+2 minimum, dans le domaine du secrétariat ou expérience professionnelle équivalente.
• Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine d'activité du service/entité.
• Maîtrise des techniques de secrétariat.
• Maîtrise des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Responsibilities

• Accueil, renseigner et orienter des personnes (étudiants, enseignants, etc.).
• Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques.
• Suivi et gestion des absences et relance des enseignants et intervenants.
• Répondre aux étudiants sur leurs études (choix d’option, groupes de TD, inscription).
• Préparer et organiser des événements liés aux étudiants (réunions, bilans, visites).
• Planifier examens, soutenances, jurys et rattrapages, en lien avec le responsable de scolarité.

Skills

Secrétariat

Informatique Office

Anglais (B2)

Travail en équipe

Organisation

Education

Bac+2 en secrétariat ou équivalent

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Internet

Job description

Un poste de chargé de scolarité est à pourvoir au sein de la Faculté de Droit dans le cadre d'une création d'un binôme sur la gestion des premières années de licence.

Votre quotidien en tant que chargé de scolarité : vous êtes l'interlocuteur principal des étudiants et les accompagnez tout au long de leur parcours de formation.

Vous cherchez un métier de contact, où vos journées ne se ressemblent pas, nous avons le poste idéal pour vous !!!

Vos Missions Seront Les Suivantes

Accueil et interface avec l’extérieur

• Accueillir, renseigner et orienter des personnes (étudiants, enseignants, etc.).
• Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques.

Accompagnement des étudiants

Gérer Les Absences

• Assurer le suivi et la gestion des absences dans le cadre de la procédure mise en place par le service de scolarité. Le cas échéant, relancer les enseignants et les intervenants.
• Contrôler le bon déroulement des cours et repositionner les cours en cas d'absence de l'enseignant.

Assurer Les Relations Étudiantes

• Apporter une réponse aux étudiants pour toutes questions relatives à leurs études (choix d’option, groupes de TD, processus d'inscription, etc.).
• Transmettre/ diffuser les informations liées à la scolarité auprès des étudiants.
• Préparer et organiser divers événements liés aux étudiants (réunion des délégués, bilan de promos, consultation de copies, réunion parent etc.).

Gestion des examens

• Planifier les examens, les soutenances, les jurys et les rattrapages, en lien avec le responsable de scolarité, le service des examens ou le responsable pédagogique.
• Editer les bulletins et tableaux de jury de délibération.
• Vérifier, diffuser auprès des étudiants et archiver les relevés de notes.
• Assurer la confidentialité liée aux examens et jurys.

Gestion de la scolarité/programmes

• Encoder et mettre à jour les maquettes pédagogiques.
• Créer et affecter les enseignants aux cours.
• Créer les groupes de TD/TP et/ou suivre leurs modifications.
• Prendre en charge la gestion et les choix des matières optionnelles des étudiants.
• Gérer les modifications et évolution des choix.
• Affecter les étudiants à leur filière.
• Affecter les étudiants aux cours à la carte, faire le lien avec les facultés/entités.
• Gérer au quotidien les modifications, annulations et ajouts de cours ou autres modules en lien avec les enseignants et les étudiants.
• Participer au paramétrage du système ERP.
• Réaliser des tests et vérifier les paramétrages sur le système ERP.
• Veiller à saisir correctement les données au sein des systèmes ERP ou à supprimer toutes données erronées.
• Réaliser le paramétrage associé aux matières à repasser pour les redoublants.
• Encoder les notes d'examen.

Assurer La Gestion Logistique De La Scolarité

• Recueillir les besoins et gérer la réservation du matériel et des salles dans un souci d’optimisation de l’occupation des locaux.

Assurer La Gestion Administrative De La Scolarité

• Participer à la réalisation et vérifier le calendrier universitaire.
• Créer les emplois du temps et les saisir dans l’outil dédié pour la réservation des salles dans le respect des contraintes pédagogiques.
• Mettre à jour, classer et archiver les documents administratifs et dossiers des étudiants.
• Assurer un reporting régulier de ses activités auprès de son responsable hiérarchique selon une fréquence définie avec celui-ci.
• Participer au partage d’informations pour une bonne coordination avec les membres de l’équipe.
• Repérer et alerter le responsable pédagogique et/ou les interlocuteurs concernés de toutes dérives, difficultés ou dysfonctionnements rencontrés.
• Appliquer les procédures liées à la scolarité dans le respect du règlement de scolarité.
• Représenter l’entité, la faculté ou l’université lors de manifestations (tournées d’informations, journées portes ouvertes, colloques, etc.).
• Participer à des réunions organisées à l’échelle du service ou de l’entité

Profil Recherché

• Formation supérieure de niveau bac+2 minimum, dans le domaine du secrétariat ou expérience professionnelle équivalente.
• Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine d'activité du service/entité.
• Maîtrise des techniques de secrétariat.
• Maîtrise des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Compétences relationnelles et travail en équipe

• Travailler efficacement en binôme et en équipe : communication fluide, partage d’informations et esprit positif
• Assurer un accueil de qualité et interagir avec différents interlocuteurs (étudiants, enseignants)

Organisation et gestion des situations complexes

• Gérer des flux importants en faisant preuve de rigueur, d’organisation et de réactivité
• Être capable de prioriser, multitâche et s’adapter à un environnement dynamique sans routine
• Rechercher l’information, résoudre les problématiques et orienter efficacement

Qualités personnelles et compétences complémentaires

• Bonne résistance au stress
• Niveau d’anglais B2
• Adhésion aux valeurs de la faculté

Ce Que L'on Propose

• Salaire brut mensuel : 2092 euros bruts mensuels
• Carte titres restaurants EdenRed (valeur faciale du titre : 10 euros)
• Forfait mobilité durable donnant droit au remboursement des frais de transport (sous forme d'abonnement) à hauteur de 75% Evénements fédérateurs pour l'ensemble du personnel.