Secrétaire H/F

Vienne-Emplois; Vienne; Sur place; EUR 19 000 - 23 000; Temps partiel

Résumé du poste

Centre Hospitalier Lucien Hussel de Vienne recherche un(e) secrétaire au service des Ressources Humaines. Le poste propose un temps partiel ou temps plein avec repos fixe et 37h hebdomadaires proratisées, en continuité et avec gestion de l'agenda des RH.

Vous assurerez l'accueil, le traitement du courrier, la rédaction de courriers et comptes rendus, ainsi que l'organisation des réunions et l'accompagnement des dossiers RH (recrutement, stagiaires, grèves) au sein de l'hôpital.

Qualifications

• Expérience administrative souhaitable dans un service RH.
• Connaissance du logiciel DEDALUS et des outils bureautiques.
• Bonnes capacités d'organisation et de communication.

Responsabilités

• Apporter une assistance administrative au DRH et à l'attachée d'administration dans le suivi et la gestion des dossiers RH.
• Assurer le traitement du courrier interne et externe de la DRH : réception, ouverture, enregistrement, tri et répartition.
• Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs et orienter si nécessaire les demandes.
• Gérer l'agenda et les rendez-vous de la directrice des Ressources Humaines et de l'attachée d'administration.
• Rédiger, mettre en forme et suivre les différents courriers et rapports.
• Organiser les instances (CSE, F3SCT) et rédiger les comptes rendus.
• Participer à l'organisation de réunions et à la gestion des réservations.
• Gérer les dossiers RH (recrutement, stagiaires) et diffuser les offres d'emploi sur différents supports.
• Effectuer des tâches de secrétariat : reproduction, classement, archivage, gestion des fournitures.
• Participer à la gestion du temps de travail et des demandes d'intérim.

Connaissances

Connaissance du fonctionnement de l'hô

Statut du personnel hospitalier

Connaissances RH

Bureautique

Logiciel DEDALUS

Gérer et suivre un dossier

Outils bureautiques

Accueillir et traiter une demande

Rédiger un courrier

Rédiger des comptes-rendus

Outils

DEDALUS

Description du poste

Le Centre Hospitalier Lucien Hussel de Vienne recrute dans le cadre d'un remplacement un(e) secrétaire au service des Ressources Humaines à temps partiel ou temps plein.

Définition de la profession : Conformément aux consignes du DRH et dans un souci du service rendu aux différents interlocuteurs, assurer la gestion du secrétariat de la DRH.

Caractéristiques du poste

• Poste en repos fixe, à temps plein ou temps partiels sur une base de 37h00 hebdomadaires proratisé selon le temps de travail.
• Horaire en continu
• Gestion du temps de travail annualisée
• Poste et missions assurées en binôme (polyvalence) : 1 personne du binôme doit toujours être présente
• Responsable hiérarchique : le DRH et l'attachée aux RHCDD 1 mois renouvelable

Vos Missions et activités

• Apporter une assistance administrative au DRH et à l'attachée d'administration dans le suivi et la gestion des dossiers RH.
• Assurer le traitement du courrier interne et externe de la DRH : réception, ouverture, enregistrement, tri et répartition.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique en effectuant un premier niveau de réponse et une orientation si nécessaire des différents interlocuteurs, en garantissant le filtrage des diverses demandes.
• Assurer la gestion de l'agenda et des prises de rendez-vous de la directrice des Ressources Humaines et de l'attachée d'administration.
• Assurer la rédaction, la mise en forme et le suivi des différents courriers et rapports.
• Assurer l'organisation matérielle des instances (CSE, F3SCT) ainsi que la rédaction et le suivi des comptes rendus.
• Participer à l'organisation de réunions : convocation, gestion des réservations.
• Participer à la gestion de dossiers spécifiques tels que la gestion et le suivi des grèves, la gestion des stagiaires écoles (non soignants) et autres dossiers relevant de la gestion des ressources Humaines.
• Participer à la gestion des recrutements en assurant la diffusion des offres d'emploi sur différents supports, en assurant la réception et la transmission des candidatures et en effectuant les réponses négatives et positives ainsi que la transmission du dossier aux gestionnaires RH.
• Assurer différentes tâches de secrétariat telles que la reproduction de documents, le classement et l'archivage, la gestion des fournitures, .
• Participer à la gestion du temps de travail et la gestion des demandes d'intérim en l'absence de la personne référente.

Compétences souhaitées

• Très bonne connaissance du fonctionnement de l'hôpital
• Connaissance du statut du personnel hospitalier
• Connaissances de base sur l'ensemble des activités du service RH
• Connaissances bureautiques
• Connaissance du logiciel DEDALUS
• Gérer et suivre un dossier
• Maîtriser les outils bureautiques et le logiciel DEDALUS
• Accueillir et traiter la demande d'un agent
• Rédiger un courrier
• Rédiger des comptes-rendus

Attitudes et comportements

• Disponibilité et souplesse
• Très grande polyvalence
• Rigueur
• Organisation
• Sens des priorités
• Pédagogie
• Sens relationnel
• Capacité d'adaptation (aux personnes et aux situations)
• Esprit d'équipe
• Discrétion et respect des règles de confidentialité
• Sens du service public

Experience

Débutant accepté

Compétences

Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification

Employé qualifié

Secteur d'activité

Activités hospitalières