Secrétaire

HOVIA; France; Remote; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

Nous Recrutons recherche un chargé d’accueil et d’administration pour assurer l’accueil physique et téléphonique, la gestion du courrier et le suivi des dossiers administratifs et RH. Le poste prévoit le soutien à la direction et une collaboration étroite avec les équipes.

Le candidat idéal est organisé, rigoureux et sait gérer plusieurs dossiers en parallèle, avec une bonne maîtrise des outils bureautiques et un sens du service développé.

Qualifications

• Formation Bac à Bac+2 ou expérience équivalente.
• Connaissances des outils bureautiques courants et du traitement de texte.
• Maîtrise de la gestion administrative et des procédures courantes.

Responsibilities

• Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et orientation.
• Gestion du courrier et des envois recommandés, suivi des documents.
• Suivi administratif des dossiers salariés et des éléments variables de paie.
• Suivi des sinistres en lien avec les assurances et gestion des caisses.
• Préparation et mise en forme des courriers et dossiers pour la direction.
• Organisation des réunions/appointments et suivi des agendas.
• Veille à la circulation des informations RH et relances auprès des interlocuteurs.

Skills

Organisation

Rigueur

Discrétion

Autonomie

Réactivité

Priorisation

Communication

Travail en équipe

Education

Bac à Bac+2

Tools

Word

Excel

Messagerie

Job description

Accueil et communication

• Assurer l’accueil physique et téléphonique et orienter les interlocuteurs.
• Recueillir et transmettre les messages et informations utiles.
• Assurer les échanges avec les partenaires et les services internes.

Gestion administrative

• Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que les envois recommandés.
• Assurer le suivi et le classement des documents administratifs.
• Organiser et archiver les dossiers de manière rigoureuse.
• Effectuer les démarches administratives et les relances nécessaires.

Suivi comptable et RH

• Assurer le suivi administratif des factures fournisseurs.
• Participer à la gestion des dossiers individuels des salariés et au suivi des éléments variables de paie.
• Assurer le suivi administratif des sinistres en lien avec les assurances.
• Participer, le cas échéant, à la gestion des caisses.

Appui à la direction

• Préparer et mettre en forme les courriers, documents et dossiers.
• Organiser les réunions, rendez-vous et agendas.
• Contribuer à la préparation des réunions et événements.
• Assurer les prises de contact et relances auprès des interlocuteurs internes et externes.
• Apporter un soutien administratif et logistique à l’équipe de direction selon les besoins.

Travail en équipe et participation à la vie de l’établissement

• Participer aux réunions nécessaires au bon fonctionnement du service.
• Contribuer à la circulation fluide des informations, notamment sur les sujets RH.
• Assurer un suivi régulier des dossiers avec la direction des ressources humaines.

• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et savez gérer plusieurs dossiers en parallèle.
• Vous êtes à l’aise dans les échanges avec différents interlocuteurs, à l’oral comme à l’écrit.
• Vous faites preuve de discrétion et de confidentialité, notamment dans le traitement des informations RH.
• Vous êtes autonome, réactif(ve) et savez prioriser les tâches en fonction des besoins.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques courants (Word, Excel, messagerie).
• Vous avez le sens du service et appréciez le travail en équipe.
• Vous êtes capable de vous adapter à un environnement où les activités sont variées et où les priorités peuvent évoluer.

Une expérience dans un poste administratif, idéalement dans le secteur social, médico-social ou associatif, est appréciée.

Formation de niveau Bac à Bac +2 (assistanat de direction, gestion administrative, RH) ou expérience équivalente.

CDD à pourvoir dans le cadre d'un remplacement