Secretaire H/F

PROMAN; Gap; Sur place; EUR 22 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

Proman Gap recherche pour l'un de ses clients un assistant administratif. Vous assurez le bon fonctionnement des activités administratives, traitez les courriers, gérez les devis et factures, et assurez le suivi des intérimaires et du parc auto.

Vous bénéficiez d'une première expérience similaire et maîtrisez les outils informatiques; vous serez intégré(e) au service administratif et contribuerez à la qualité du service client et partenaires.

Qualifications

• Expérience préalable sur un poste administratif.
• Maîtrise des outils informatiques.
• Capacité à travailler en équipe et polyvalence.

Responsabilités

• Contrôler les heures des salariés et vérifier dans l ERP.
• Gérer le standard téléphonique.
• Recueillir les demandes clients, qualifier les besoins et planifier les interventions.
• Gérer la boîte mail générale et dispatcher les demandes.
• Traiter le courrier entrant et effectuer le rapprochement des factures fournisseurs.
• Constituer et archiver les dossiers administratifs.
• Rédiger les devis et effectuer les relances de devis et factures.
• Assurer le suivi du parc automobile et le suivi administratif des intérimaires.
• Mettre à jour les données dans l ERP et créer les fiches clients.
• Constituer et contrôler les dossiers des sous-traitants.

Connaissances

Expérience admin

Organisation

Relation client

Maîtrise informatique

Outils

ERP

Description du poste

L'agence Proman Gap recherche pour l'un de ses clients un assistant administratif. Rattaché au service administratif, vous assurez le bon fonctionnement des activités administratives de l'entreprise et participez activement à la qualité du service apporté à nos clients et partenaires. Dans le cadre de vos fonctions, vous serez notamment amené(e) à :

• Contrôler les heures des salariés et assurer leur vérification dans l'ERP
• Gérer le standard téléphonique
• Recueillir les demandes clients, qualifier les besoins et planifier les interventions de dépannage
• Gérer la boîte mail générale et dispatcher les demandes au fil de l'eau
• Assurer le traitement du courrier entrant
• Effectuer le rapprochement des factures fournisseurs avec les bons de commande
• Assurer le classement et l'archivage des dossiers
• Rédiger les devis
• Effectuer les relances de devis et de factures
• Consulter les fournisseurs pour les achats courants (fournitures de bureau, pièces standard, etc.)
• Assurer le suivi du parc automobile (entretiens, contrôles techniques, visites réglementaires)
• Gérer le suivi administratif des intérimaires (contrats, relevés d'heures, facturation)
• Mettre à jour les données dans l'ERP (création des fiches clients, intégration des contrats d'entretien, etc.)
• Constituer et contrôler les dossiers administratifs des sous-traitants

Cette liste de missions n'est pas exhaustive et pourra évoluer selon les besoins de l'entreprise.

Vous justifiez d'une première expérience sur un poste similaire. Vous maîtrisez les outils informatiques.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.