Secrétaire H/F

Habitat 08; Charleville-Mézières; On-site; EUR 21,000 - 25,000; Full time

Benefits offered by this job

13ème mois

Prime de fin d'année

Mutuelle

Retraite supplémentaire

CP (Congés Payés)

RTT

CSE

Job summary

Habitat 08 – Office Public de l’Habitat des Ardennes recherche une secrétaire polyvalente pour assurer les actes du secrétariat de direction générale, l’accueil physique et téléphonique, et la gestion du courrier.

Vous rédigerez divers documents, organiserez les agendas, préparerez les déplacements et assurerez le suivi des communications, en veillant à l’exactitude et à la traçabilité des dossiers.

Qualifications

• Expérience en secrétariat et gestion administrative souhaitée.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et de la rédaction de documents.
• Capacité à traiter les courriers et assurer l’accueil physique et téléphonique.

Responsibilities

• Gérer l’accueil et le tri du courrier au siège de l’Office.
• Rédiger et diffuser courriers, mails, notes et comptes rendus.
• Organiser les agendas et préparer les déplacements du personnel dirigeant.
• Réceptionner et filtrer les communications téléphoniques et mails.
• Gérer le courrier entrant/sortant et l’archivage des dossiers.

Skills

Gestion courrier

Accueil téléphonique

Rédaction

Organisation

Education

Bac en secrétariat ou équivalent

Tools

Suite bureautique

Job description

Rémunération 2057 brut + 13ème mois + intéressement + prime de fin d'année 300 € + mutuelle + retraite supplémentaire + CP + RTT + CSE

HABITAT 08 – Office Public de l’Habitat des Ardennes est un bailleur social disposant d’un patrimoine d’environ 12 000 logements et d’un effectif de 260 collaborateurs. HABITAT 08 regroupe des métiers aussi divers que la gestion locative, la maîtrise d'ouvrage, la gestion de proximité, les ressources humaines, les achats et les marchés publics, les finances, la comptabilité, l'informatique...

Mission générale

Le/la secrétaire procède à la réalisation des actes inhérents à la réception et à l’envoi du courrier, rédige différents documents pour le compte de la direction générale et réalise l’accueil physique et téléphonique du secrétariat de direction générale.

Activités principales

• organise les agendas de la direction générale (réunions internes et externes)
• prépare les déplacements de la direction générale
• accueille les visiteurs de la direction générale
• réceptionne et gère les communications téléphoniques de la direction générale
• réalise différents documents à la demande de la direction générale
• rédige, met en forme et diffuse les courriers, mails, notes et comptes rendus à partir de notes prises, transmises ou à partir d’un enregistrement
• gère le courrier entrant et sortant du siège et en provenance des agences (réception, tri, distribution, affranchissement)
• après relecture, présente à la signature de la direction générale les différents documents remis par les directions et services de l’Office
• établit le semainier
• gère les fournitures du secrétariat de direction générale
• assure le suivi tarifaire des timbres postaux et l’approvisionnement des agences
• classe, numérise et archive les dossiers de la direction générale et du secrétariat de direction générale
• gère les plannings des salles de réunion et s’assure que les salles soient bien pourvues du matériel sollicité
• contacte les directeurs et responsables de service afin d’alimenter les dossiers de travail de la direction générale
• seconde l’assistante de direction dans la préparation des réunions de conseil d’administration, de bureau, et commissions
• suit de façon hebdomadaire les états de présence des administrateurs aux différentes instances de l’Office
• procède trimestriellement au remboursement des frais de déplacement des administrateurs et suit le budget relatif auxdits remboursements
• assure les missions de l’agent d’accueil du siège en son absence

Formation et profil

• de formation minimum Bac en secrétariat ou de niveau de connaissance équivalent acquis par l’expérience