Secrétaire de direction (H/F)

EHPAD Résidence Beaumarchais; Montreuil; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Part time

Job summary

LA RÉSIDENCE BEAUMARCHAIS recherche une secrétaire de direction en CDI à temps partiel (0,8 ETP) pour Montreuil. Vous assurez l’accueil, la gestion de l’agenda, la rédaction de courriers et le suivi des dossiers des résidents et du personnel.

Vous serez rattaché(e) au Directeur et serez le premier point de contact des familles, résidents et partenaires, avec une contribution clé à la continuité administrative et au bon fonctionnement de l’établissement.

Responsibilities

• Gestion de l’agenda, des appels et du courrier de la Directrice
• Rédaction, mise en forme et suivi des courriers, notes de service, comptes rendus et tableaux de bord
• Organisation et préparation des réunions (CSE, CVS, réunions d’équipe), prise de notes et diffusion des comptes rendus
• Classement et archivage des documents administratifs et réglementaires
• Accueil physique et téléphonique des résidents, familles, visiteurs et intervenants extérieurs
• Suivi des demandes d’admission : premiers contacts, dossiers, visites, relances via le CRM
• Constitution et suivi des dossiers administratifs des résidents (contrats de séjour, annexes, aides sociales, APL)
• Préparation des éléments variables de paie et suivi des absences, en lien avec la Directrice
• Suivi administratif du personnel : contrats, DPAE, visites médicales, registre du personnel
• Suivi des commandes, des prestataires et des contrats de maintenance
• Participation à la préparation des dossiers et échanges avec l’ARS et le Conseil départemental
• Tenue de tableaux de suivi permettant la reprise des dossiers en cas d’absence
• Transmission organisée des tâches en cours avant chaque congé

Job description

La Résidence Beaumarchais recrute son ou sa secrétaire de direction en CDI à temps partiel (0,8 ETP), poste à pourvoir dès que possible.

LA RÉSIDENCE BEAUMARCHAIS

Établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD) privé de 50 lits, la Résidence Beaumarchais a ouvert ses portes en mai 2026 au 63ter rue Beaumarchais, 93100 Montreuil. Elle est exploitée par la SAS DOMIDEP. Rattaché(e) directement au Directeur, vous êtes le premier point de contact de l’établissement pour les familles, les résidents, les partenaires et les autorités.

VOS MISSIONS

Secrétariat de direction

• Gestion de l’agenda, des appels et du courrier de la Directrice
• Rédaction, mise en forme et suivi des courriers, notes de service, comptes rendus et tableaux de bord
• Organisation et préparation des réunions (CSE, CVS, réunions d’équipe), prise de notes et diffusion des comptes rendus
• Classement et archivage des documents administratifs et réglementaires

Accueil et relation avec les familles

• Accueil physique et téléphonique des résidents, familles, visiteurs et intervenants extérieurs
• Suivi des demandes d’admission : premiers contacts, dossiers, visites, relances via le CRM
• Constitution et suivi des dossiers administratifs des résidents (contrats de séjour, annexes, aides sociales, APL)

Gestion administrative et RH

• Préparation des éléments variables de paie et suivi des absences, en lien avec la Directrice
• Suivi administratif du personnel : contrats, DPAE, visites médicales, registre du personnel
• Suivi des commandes, des prestataires et des contrats de maintenance
• Participation à la préparation des dossiers et échanges avec l’ARS et le Conseil départemental

Continuité du service

• Tenue de tableaux de suivi permettant la reprise des dossiers en cas d’absence
• Transmission organisée des tâches en cours avant chaque congé