Assistant de direction H/F

Hauts de Seine Habitat; Levallois-Perret; On-site; EUR 32,000 - 38,000; Full time

Job summary

Hauts-de-Seine Habitat recrute un(e) Assistant(e) de la Direction de la gestion locative. Vous assurerez des activités administratives, relationnelles et de coordination afin d’optimiser la gestion au quotidien et l’accueil des interlocuteurs.

Titulaire d’un Bac + 2 ou expérience équivalente, vous maîtrisez les outils bureautiques et l’expression écrite et orale. Vous travaillerez en transversal avec les Directrices et Responsables de service.

Qualifications

• Bac + 2 ou expérience équivalente dans l’assistanat ou la gestion.
• Connaissance de l’environnement du logement social est un plus.
• Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.

Responsibilities

• Piloter et suivre la dématérialisation du courrier.
• Traiter et transmettre les réponses dans les délais impartis.
• Gérer les réclamations via l’outil dématérialisé.
• Centraliser les demandes liées au patrimoine et enquêtes réglementaires.
• Être référent des outils et procédures de dématérialisation.
• Suivre les projets et organiser les réunions et agendas.

Skills

Aisance relationnelle

Capacité d’adaptation

Sens du travail en équipe

Proactivité

Rigueur et méthodologie

Discrétion

Créativité

Education

Bac + 2

Tools

Pack Office

Job description

Et si vous rejoignez un organisme social et solidaire, en développement permanent ?

Depuis 1969, Hauts-de-Seine Habitat, premier bailleur social du département, continue à innover et à développer des solutions de logement pour tous, en mettant le locataire au cœur de ses actions.

Rejoindre Hauts-de-Seine Habitat, c'est intégrer un office composé de 850 collaborateurs, tous animés par la fierté de travailler pour une mission de service public, dans un organisme portant des valeurs fortes : le sens du service, le sens des responsabilités, l'exemplarité et l'esprit d'équipe.

Nous recherchons des collaborateurs motivés par notre mission d'intérêt général, appréciant le travail en transversal, dans l'objectif de relever ensemble les défis du logement de demain et atteindre l'entière satisfaction de nos locataires.

L’assistant assiste le management de la Direction de la gestion locative : Directrice, Adjointe et responsables de service, dans l’exercice de leurs fonctions, en assurant des activités administratives, relationnelles et de coordination interne et externe afin d’optimiser la gestion de leur activité.

Dans ce cadre, il (elle) assure les missions suivantes :

• Piloter et assurer le suivi de la procédure de dématérialisation du courrier.
• Veiller au traitement et à la transmission des réponses aux courriers dans le respect des délais impartis.
• Garantir le suivi et le traitement des réclamations via l’outil dématérialisé de suivi des affaires.
• Centraliser et suivre les demandes liées au patrimoine (RPLS/Etats/enquêtes réglementaires)
• Être le/la référent(e) de la Direction pour les outils et procédures de dématérialisation.
• Assurer le suivi des projets, dossiers et activités de la Direction.
• Organiser et planifier les réunions et gérer les agendas du Directeur, de son Adjoint et des responsables de services.

Assurer l’accueil téléphonique et physique de la Direction

• Réceptionner, filtrer et orienter les appels téléphoniques, répondre aux demandes relevant du périmètre de la Direction ou orienter les interlocuteurs vers les services compétents.
• Assurer l’accueil et la prise en charge des visiteurs internes et externes.

Contribuer à la production et à la mise en forme des documents de la Direction

• Concevoir et mettre en forme des documents et présentations sur différents supports, notamment dans le cadre de rapports, dossiers et réunions.
• Rédiger les comptes rendus des réunions auxquelles le/la titulaire participe.
• Préparer et mettre en forme les courriers, mailings, notes d’information et autres supports de communication, notamment à destination des locataires.
• Assurer la diffusion et le suivi des documents produits.

Dans le cadre des besoins et priorités de la Direction, assurer toute mission contribuant à la continuité et à l’efficacité de son fonctionnement, notamment :

• Assurer le suivi mensuel des indicateurs de gestion locative par Direction de Proximité.
• Suivre les retours NPAI relatifs aux avis d’échéance, en lien avec les Directions de Proximité.
• Apporter un appui administratif et opérationnel aux différents services de la
• Direction : Facturation, Enquêtes, APL, Charges, Patrimoine, etc.

Titulaire d'un Bac + 2 (secrétariat, assistante de direction ou de gestion) ou vous disposez d'une expérience équivalente.

Compétences techniques :

• Connaissance de l’environnement du logement social
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (pack office)
• Maîtrise de l’expression écrite et orale

Compétences comportementales :

• Aisance relationnelle
• Capacité d’adaptation
• Sens du travail en équipe
• Proactivité
• Rigueur et méthodologie dans l’organisation du travail
• Discrétion
• Créativité.