Gestionnaire administratif*SG/SIR/CE/LOG (H/F)

Direction Générale de l'Aviation Civile (Dgac); Colombier-Saugnieu; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Direction Générale de l'Aviation Civile (Dgac) recherche un assistant logistique chargé du suivi administratif et de la planification des activités de la division. Vous contribuerez au pilotage des interventions des équipes et prestataires, au suivi du parc véhicules et équipements, et à la rédaction de documents administratifs.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et les applications métier (SIF Formulaires, Géode ou équivalents), et vous assurez le classement et l’archivage des données.

Qualifications

• Connaissance de l'organisation administrative d'un service.
• Notions de base relatives à la commande publique.
• Notions générales dans le domaine de l'hygiène et de la sécurité.
• Connaissance des outils bureautiques et collaboratifs.

Responsabilités

• Assurer le suivi administratif des activités de la division et veiller à la bonne circulation de l'information.
• Contribuer à la planification et au suivi des interventions des équipes internes et des prestataires.
• Assurer le suivi administratif du parc de véhicules et des équipements associés.
• Préparer, rédiger et mettre en forme les documents administratifs du service (courriers, notes, comptes rendus, tableaux de suivi).
• Garantir le classement, l'archivage et la fiabilité des données et documents de la division.
• Participer au suivi administratif des marchés, contrats et prestations logistiques.
• Mettre à jour les outils de pilotage, tableaux de bord et données de suivi en lien avec les interlocuteurs internes.
• Assurer la gestion administrative des comptes et parcs fournisseurs sur les plateformes dédiées.
• Contribuer à la preparation des bilans d'activité, reportings et analyses de consommation.
• Assurer le suivi administratif des demandes d'achats, commandes, livraisons et prestations.
• Participer à la gestion des approvisionnements en fournitures et petits équipements.
• Contrôler la conformité des pièces justificatives et suivre les dépenses.
• Veiller à la qualité et traçabilité des opérations administratives liées aux achats.
• Participe à la continuité de service en apportant un soutien opérationnel à la logistique.

Connaissances

Organisation admin

Commande publique

Hygiène et sécurité

Outils bureautiques

Outils

Word

Excel

Outlook

PowerPoint

SIF Formulaires

Geode

Description du poste

Gestion administrative et planification:

• Assurer le suivi administratif des activités de la division et veiller à la bonne circulation de l'information.
• Contribuer à la planification et au suivi des interventions des équipes internes et des prestataires.
• Assurer le suivi administratif du parc de véhicules et des équipements associés.
• Préparer, rédiger et mettre en forme les documents administratifs du service (courriers, notes, comptes rendus, tableaux de suivi) .
• Garantir le classement, l'archivage et la fiabilité des données et documents de la division.

Suivi des contrats et des marchés:

• Participer au suivi administratif des marchés, contrats et prestations logistiques.
• Mettre à jour les outils de pilotage, tableaux de bord et données de suivi en lien avec les différents interlocuteurs internes.
• Assurer la gestion administrative des comptes et parcs fournisseurs sur les plateformes dédiées (Odrive, ALD, Shell, assurances, etc…)
• Contribuer à la préparation des bilans d'activité, reportings et analyses de consommation.

Dans le domaine des achats:

• Assurer le suivi administratif des demandes d'achats, commandes, livraisons et prestations.
• Participer à la gestion des approvisionnements en fournitures et petits équipements nécessaires au fonctionnement des services.
• Contrôler la conformité des pièces justificatives et contribuer au suivi des dépenses et des constatations de service fait.
• Veiller à la qualité et à la traçabilité des opérations administratives liées aux achats.

Participe à la continuité de service en apportant un soutien opérationnel aux activités de la logistique (livraisons, convoyage de véhicules…)

Profil recherché

Connaissances:

• Connaissance de l'organisation administrative d'un service.
• Notions de base relatives à la commande publique.
• Connaissance des procédures administratives courantes.
• Notions générales dans le domaine de l'hygiène et de la sécurité.
• Connaissance des outils bureautiques et collaboratifs.

Compétences techniques:

• Maîtriser les outils bureautiques usuels (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) .
• Savoir renseigner et mettre à jour des tableaux de suivi.
• Savoir utiliser les applications métiers (SIF Formulaires, Géode ou outils équivalents) .
• Rédiger des courriers et documents administratifs.
• Assurer le suivi et le classement des dossiers.

Qualités requises:

• Sens du service et des relations humaines.
• Aptitude au travail en équipe.
• Rigueur et sens de l'organisation.
• Réactivité face aux sollicitations multiples.
• Capacité à gérer les priorités.
• Discrétion professionnelle.
• Autonomie dans l'exécution des tâches confiées.

Déplacements occasionnels sur les sites distants.

Présentation de Direction Générale de l'Aviation Civile (Dgac)

Sous l'autorité du chef de la division logistique et de son adjoint, l'assistant logistique apporte un soutien administratif à l'activité de la division. Il contribue au suivi des dossiers, à la gestion courante des moyens logistiques et à la coordination des actions administratives liées aux interventions, aux contrats et aux achats.