Secrétaire direction générale et présidence à mi-temps H/F

Siège Association HOVIA; Paris; Sur place; EUR 36 000 - 54 000; Plein temps

Résumé du poste

Siège Association HOVIA recherche un acteur clé pour organiser et coordonner la Direction générale et le siège, assurer le secrétariat et la gestion des instances associatives à Paris. Vous faciliterez le travail d’équipe, la circulation de l’information et l’accueil des visiteurs.

Le/la candidat(e) assurera le traitement des documents, la préparation des réunions et la logistique des événements, tout en garantissant un classement et une archivage efficaces.

Responsabilités

• Être le « Happy manager » de l’équipe de la Direction générale, en facilitant le quotidien, la circulation de l’information et le « travailler ensemble » ;
• Assurer le secrétariat de la Direction générale et de la Présidence : traitement, mise en forme et suivi des documents, courriers et informations ;
• Organiser et coordonner les instances associatives (Bureau, Conseil d’administration, commissions, Assemblée générale…) : calendrier, préparation et diffusion des documents ;
• Apporter un appui organisationnel au Directeur général et aux membres du CODIR : planification, organisation des réunions et coordination logistique ;
• Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs ainsi que le traitement des sollicitations générales de l’association (boîte mail générique, standard, courriers et colis) ;
• Contribuer au bon fonctionnement du siège : organisation des réunions et événements, fournitures, commandes courantes et besoins logistiques ;
• Assurer le classement et l’archivage des documents et actualiser les modes opératoires afin de faciliter le partage de l’information et la continuité de service ;
• Assurer l’articulation avec le propriétaire de l’immeuble et les interlocuteurs liés au fonctionnement des locaux.

Description du poste

Vos missions : organiser, coordonner, faciliter

Sous la responsabilité du Directeur général, vous contribuez à l’organisation et au bon fonctionnement de la Direction générale, de la vie associative et du siège.

• Être le « Happy manager » de l’équipe de la Direction générale, en facilitant le quotidien, la circulation de l’information et le « travailler ensemble » ;

• Assurer le secrétariat de la Direction générale et de la Présidence : traitement, mise en forme et suivi des documents, courriers et informations ;

• Organiser et coordonner les instances associatives (Bureau, Conseil d’administration, commissions, Assemblée générale…) : calendrier, préparation et diffusion des documents ;

• Apporter un appui organisationnel au Directeur général et aux membres du CODIR : planification, organisation des réunions et coordination logistique ;

• Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs ainsi que le traitement des sollicitations générales de l’association (boîte mail générique, standard, courriers et colis) ;

• Contribuer au bon fonctionnement du siège : organisation des réunions et événements, fournitures, commandes courantes et besoins logistiques ;

• Assurer le classement et l’archivage des documents et actualiser les modes opératoires afin de faciliter le partage de l’information et la continuité de service ;

• Assurer l’articulation avec le propriétaire de l’immeuble et les interlocuteurs liés au fonctionnement des locaux.