SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F)

HEVEA - LA GARENNE DU VAL; Mériel; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

HEVEA - LA GARENNE DU VAL recherche un/une secrétaire de direction en Île-de-France. Sous l’autorité de l’équipe de Direction, vous organisez et rédigez les informations du service, tenez l’agenda et coordonnez les déplacements et réunions.

Vous préparerez les supports, enverrez convocations et comptes rendus, et assurerez l’accueil des familles, fournisseurs et visiteurs. Poste à temps plein, basé sur site.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Capacité à rédiger des notes et documents confidentiels.
• Organiser et coordonner les informations du service et transmettre les décisions.

Responsabilités

• Organiser et coordonner les transmissions pour les supérieurs hiérarchiques et tenir l’agenda.
• Préparer les supports de présentation et réserver matériel et salles.
• Rédiger et diffuser les comptes rendus des réunions et suivre les actions.
• Accueil physique et téléphonique des usagers et partenaires, orientation vers les services.
• Centraliser et archiver les documents administratifs et suivre les listings.

Connaissances

Organisation

Rédaction

Gestion de l’agenda

Accueil téléphonique

Coordination

Formation

Formation secrétariat/assistant

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

Missions: Sous l’autorité de l’équipe de Direction de l’établissement, en collaboration étroite avec les chefs de service, les équipes éducatives et des services généraux, les principales missions seront:

Secrétariat de Direction:

• Organiser et coordonner, pour son (ses) supérieur(s) hiérarchique(s), la transmission et la rédaction des informations du service
• Tenir l’agenda de son (ses) hiérarchique(s) et faire les réservations nécessaires (réunions, déplacements)
• Organiser les déplacements des équipes de l’établissement et gérer les réservations afférentes (hôtels, transports, places pour les salons, …)

Organisation et gestion des réunions:

• Préparer les supports de présentation (word, excel, powerpoint…)
• Réserver le matériel, les salles, repas et envoyer les convocations et l’ordre du jour
• Participer aux réunions
• Rédiger et diffuser les comptes rendus
• Suivre les actions à mener listées lors des réunions

Gestion et élaboration de documents administratifs:

• Saisir et présenter des notes et des documents souvent à caractère confidentiel
• Recevoir et distribuer les courriers et documents divers de l’établissement
• Rédiger les courriers et documents divers, les diffuser ou les expédier
• Rédiger et diffuser les notes internes
• Centraliser dans un parafeur les documents en provenance d’autres personnes et à faire signer
• Participer à la mise à jour des organigrammes, listes téléphoniques et autres listings
• Classement et archivage des documents institutionnels
• Commander les fournitures administratives pour l’établissement

Accueil physique et téléphonique:

• Accueillir l’ensemble des personnes se présentant dans le service ou à l’accueil de l’Etablissement (familles, fournisseurs, visiteurs, partenaires extérieurs …) et les orienter auprès des personnes concernées
• Assurer l’accueil téléphonique en réponse aux diverses demandes, en filtrant les appels
• Assurer l’interface avec l’ensemble des collaborateurs de l’établissement et sa hiérarchie

Missions ponctuelles:

• Encadrer et former éventuellement un ou des collaborateurs
• Participer aux manifestations évènementielles, manifestations internes