SECRETAIRE (H/F)

Service de Santé des Armées (Ssa); Clamart; On-site; EUR 21,000 - 32,000; Full time

Job summary

Service de Santé des Armées (Ssa) recrute pour un poste d’assistant(e) au secrétariat de direction. Sous la supervision du chef du secrétariat, vous assurerez l’accueil, la gestion du courrier, l’agenda et l’organisation des visites officielles.

Vous devez maîtriser les outils bureautiques, être discret et organisé, avec un bon sens relationnel et un souci du compte rendu, et une expérience en secrétariat serait un atout.

Qualifications

• Titulaire d'un diplôme de niveau 3 et maîtrise des outils bureautiques de base.
• Excellent sens des relations humaines, savoir accueillir et renseigner avec aisance et discrétion.
• Organisé et méthodique, disponible, respect des délais et souci du compte rendu.
• Maîtrise des techniques de rédaction administrative.
• Une expérience en secrétariat serait un atout majeur.

Responsibilities

• Réceptionner, enregistrer, distribuer le courrier arrivé et rédiger des notes et des correspondances
• Classer ment et archives
• Enregistrement du courrier départ de la chefferie
• Saisir sur informatique
• Renseigner le tableau plan canicule
• Gérer les agendas
• Gérer les plannings des salles de réunion
• Gérer le déroulement des visites officielles
• Suivre les réquisitions judiciaires

Skills

Discrétion

Organisation

Relations humaines

Outils bureautiques (Word, Excel)

Education

Diplôme niveau 3

Tools

Word

Excel

Job description

Sous la responsabilité du chef du secrétariat de direction vous aurez comme mission à:

• Réceptionner, enregistrer, distribuer le courrier arrivé et rédiger des notes et des correspondances
• Classer ment et archives
• Enregistrement du courrier départ de la chefferie
• Saisir sur informatique
• Renseigner le tableau plan canicule
• Gérer les agendas
• Gérer les plannings des salles de réunion
• Gérer le déroulement des visites officielles
• Suivre les réquisitions judiciaires

Une formation par tutorat vous permettra de vous familiariser rapidement avec les outils et procédures nécessaires pour accomplir vos missions avec efficacité et professionnalisme

Conditions particulières d'exercice

Discrétion absolue et disponibilité

Profil recherché

Vous êtes titulaires d'un diplôme de niveau 3 et maîtrisez les outils bureautiques de base (Word, Excel, etc.) . Vous possédez un excellent sens des relations humaines, savez accueillir et renseigner avec aisance et discrétion. Vous êtes organisés, méthodiques et disponibles, respectez scrupuleusement les délais et avez le souci du compte rendu. Vous maîtrisez les techniques de rédaction administrative. Une expérience en secrétariat serait un atout majeur pour ce poste.

Présentation de Service de Santé des Armées (Ssa)

Le ministère des Armées et des Anciens combattants assure la protection du territoire national, de la population et des intérêts français partout dans le monde. Pour la réalisation de ses missions, il emploie, outre les militaires, plus de 64 000 civils en France et à l’étranger. Rejoindre le ministère des Armées et des Anciens combattants, c’est rejoindre une communauté de 275 000 personnes exerçant ainsi leurs talents dans une grande variété de métiers auprès des forces armées sur tout le territoire. Pour en savoir plus sur le personnel civil au ministère des Armées: https://www.youtube.com/watch?v=f3mPIZGXkEs Le poste est accessible aux personnes en situation de handicap et peut ouvrir au recrutement de fonctionnaire conformément aux dispositions des articles L352-1 à L352-6 du code de la fonction publique. Le ministère est labellisé « diversité » et « égalité» professionnelle entre les femmes et les hommes ». Le ministère est un employeur « handi-engagé ».

• Pour plus d’informations sur nos métiers: https://www.civils.defense.gouv.fr
• Pour rencontrer un de nos ambassadeurs: https://www.myjobglasses.com

Descriptif du service

L’hôpital national d’instruction des armées Percy (HNIA) a pour mission d’assurer le soutien santé des personnels militaires tout en accueillant également des civils dans le cadre des missions de santé publique des établissements hospitaliers. Sous les ordres du chef du Secrétariat de direction l’assistant à en charge gère l’agenda de la direction et tient à jour le planning d’occupation des salles de réunion et assure la préparation des réunions de la chefferie (préparation des salles, mise en place des moyens audiovisuels et informatiques, etc.) . Il participe à l’accueil des patients, du personnel de l’hôpital ou des visiteurs extérieurs. Particulièrement, il concoure à l’organisation des visites officielles de hautes autorités du ministère des armées. Il participe au suivi des demandes de dossiers médicaux et les réponses aux lettres de doléances adressées à la chefferie. Il participe à la réception et enregistrement du courrier « départ » et « arrivée » Il assure également la tenue de différents tableaux de bord confié par le chef du secrétariat.