AGENT D'ADMINISTRATION 1C/33 / SECRETAIRE CABAT ZONALE SUD

Civils de la Défense - Ministère des Armées; Marseille; Sur place; EUR 24 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Civils de la Défense - Ministère des Armées recherche un agent administratif polyvalent à Marseille. Vous assurerez la réception/diffusion du courrier, la gestion documentaire et l’interface avec les services de soutien du site, tout en accompagnant les nouveaux arrivants et les missions temporaires.

Vous organiserez réunions, gérerez les salles et le calendrier des activités, et contribuerez au soutien des blessés. Autonomie, rigueur et sens des relations humaines sont attendus.

Qualifications

• Grande autonomie de travail au quotidien.
• Expériences des techniques d’état-major et de correspondance militaire.
• Gestion et classification des documents et du budget.
• Capacité à gérer la charge émotionnelle face à autrui

Responsabilités

• Réception et diffusion du courrier.
• Classement et mise à jour du courrier entrant et sortant et de la documentation.
• Interface avec les services de soutien du site et accueil des nouveaux arrivants.
• Organisation des réunions, séminaires et prestations en appui du commandement.
• Gestion des salles, préparation de l’accueil et prestations.
• Tenue du calendrier des activités et visites, réservation de salles et suivi des véhicules.
• Enregistrement des demandes d’ordre de mission, validation et liquidation.
• Suivi et mise à jour des annuaires des interlocuteurs.
• Participation à des missions de soutien (ANB, JPO, etc.) et activités pour les blessés.
• Suivi des formations CABAT et utilisation des outils NeMo / sillage / FD@ligne / Apsi / Acid.
• Assurer la logistique des CPS2R.

Connaissances

Autonomie

Organisation et méthode

Rigueur

Travail en équipe

Utilisation des logiciels de bureautiq

Sens des relations humaines

Anticipation

Accompagnement des familles

Description du poste

Vos missions en quelques mots

• Réception et diffusion du courrier.
• Classement et mise à jour du courrier entrant et sortant ainsi que la documentation.
• Assurer l’interface avec les services de soutien du site et l’accueil des nouveaux arrivants (laisser-passez, carte de mess…).
• Participation à l’organisation des réunions, séminaires et prestations en appui du commandement (gestion des salles, préparation de l’accueil et prestations).
• Tenue du calendrier des activités et visites en coordination avec le commandement et préparation de leur organisation matérielle (réservation de salle, suivi des autos…).
• Enregistrement des demandes d’ordre de mission, mise en validation et liquidation de ces derniers.
• Suivi et mise à jour des annuaires des correspondants directs et des différents interlocuteurs.
• Être en mesure de participer à des missions de soutien et d’assistance ponctuelles (ANB, Journée portes ouvertes, etc…).
• Participer à la préparation et à la conduite d’activités au profit des blessés.
• Suivre les modules de formations de la CABAT.
• Utilisation de NeMo / sillage / FD@ligne / Apsi / Acid.
• Assurer la logistique des CPS2R.

Profil recherché

Grande autonomie de travail.

Expériences des techniques d’état-major, de correspondance militaire, budgétaire, de gestion et classification des documents.

Gestion de la charge émotionnelle face à la détresse d’autrui parfois intense.

Compétences attendues - ORGANISATION ET METHODE- RIGUEUR- TRAVAIL EN EQUIPE- UTILISATION DES LOGICIELS DE BUREAUTIQUE- AUTONOMIE- SENS DES RELATIONS HUMAINES- ANTICIPATION D’UNE SITUATION, D’UN EVENEMENT- ACCOMPAGNEMENT DES FAMILLES