Secrétaire/ assistant(e ) au cabinet du secrétariat général (H/F)

Cabinet de la Secrétaire Générale des Ministères économiques Et Financiers; Paris; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Cabinet de la Secrétaire Générale des Ministères économiques Et Financiers recherche un(e) assistant(e) de direction expérimenté(e) pour soutenir une équipe de cadres dirigeants. Vous gérez les plannings, organisez les réunions et assurez l’accueil des interlocuteurs dans un contexte institutionnel exigeant.

Vous assurez le suivi des documents administratifs, préparez les dossiers et contribuez aux communications internes, tout en respectant la confidentialité et les procédures RH et logistiques

Qualifications

• Expérience confirmée dans le secrétariat et l’assistance de direction.
• Capacité à travailler en équipe et à gérer les priorités.
• Discrétion et respect de la confidentialité des dossiers.
• Maîtrise des outils bureautiques et de gestion de planning.
• Bon relationnel et sens du service auprès d’interlocuteurs institutionnels.

Responsibilities

• Gérer le planning mouvant et les agendas électroniques, organiser l’agenda autour des grandes échéances (Comité des directeurs, Comités stratégiques).
• Organiser les réunions et entretiens et préparer les dossiers associés.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et diffuser le courrier.
• Suivre les documents administratifs et archives, préparer les dossiers et notes.
• Maintenir des tableaux de bord et procédures de suivi; suivre les déplacements et aspects logistiques.
• Réaliser des documents pour l’équipe de direction et travailler sous la supervision de la secrétaire générale et du secrétariat adjoint.

Skills

Gestion planning

Secrétariat

Discrétion

Rigueur

Réactivité

Travail en équipe

Accueil téléphonique

Job description

Le/ la titulaire du poste exerce les fonctions d'assistant(e) de direction de cadres
dirigeants. Au service de la Secrétaire générale et du Secrétaire général adjoint, il/elle assure notamment:

• la gestion du planning mouvant, des agendas électroniques et la construction de l’agenda autour des grandes échéances du SG (Comité des directeurs, Comités stratégiques, etc…)
• organisation de réunions et d’entretiens et préparation des dossiers associés;
• accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs ;
• tenue et suivi de documents administratifs divers (notes, etc.)
• gestion du courrier arrivée/départ, diffusion du courrier et archivage, en s’appuyant

sur les outils numériques ;

• tenue régulière des outils de suivi (tableaux de bord, permanences, procédures etc.) .
• organisation et la préparation des déplacements (dont aspects logistiques)
• réalisation de documents pour l'équipe de direction

L'assistant(e ) réalisera ses missions au sein d'une équipe composée de 2 assistantes, et sous l'autorité de la secrétaire générale, du secrétaire général adjoint et de la directrice de cabinet.

Conditions particulières d'exercice

Temps complet, fonctionnement en binôme

Habilitation secret - condition nécessaire au poste
Respect de la confidentialité des dossiers

Profil recherché

En contact permanent avec les partenaires institutionnels du Secrétariat général (cabinets ministériels et autorités gouvernementales, juridictions judiciaires, services du Secrétariat général, directions d'administration centrale, services déconcentrés, directions des autres ministères, organisation syndicales, opérateurs, notamment) , le candidat(e) devra justifier d'une réelle expérience dans le domaine du secrétariat et savoir travailler en équipe. La nature du poste nécessite de faire preuve de discrétion, de courtoisie, de rigueur et de réactivité face à la gestion des urgences, en conservant son calme en toutes circonstances.

Présentation de Cabinet de la Secrétaire Générale des Ministères économiques Et Financiers

Le Secrétariat général (SG) exerce à la fois des missions de pilotage ministériel en matière de modernisation, de dialogue social, de GRH, de gestion des moyens budgétaires et de systèmes d’information, et des fonctions opérationnelles de gestion des services centraux des ministères, dont il assure les fonctions support (RH, logistique, immobilier, informatique, communication) .

La configuration actuelle du Secrétariat général des ministères regroupe, auprès de la secrétaire générale et du secrétaire général adjoint, 6 services, 2 délégations et 1 service à compétence nationale (l’IGPDE) pour un total de près de 2 500 collaborateurs.