Secrétaire/ assistant(e ) au cabinet du secrétariat général H/F

Ministère - Ministère de l'Économie

Paris

Sur place

EUR 30 000 - 40 000

Plein temps

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Résumé du poste

Le Ministère de l'Économie à Paris recherche un(e) secrétaire/assistant(e) au cabinet du secrétariat général pour gérer les plannings, organiser des réunions et accueillir des interlocuteurs. Le poste exige une bonne maîtrise des outils bureautiques, une expérience confirmée dans le secrétariat et un niveau minimum de Baccalauréat.

Le candidat devra faire preuve de discrétion, de courtoisie et savoir gérer des situations de stress. Un bon niveau d’anglais est requis.

Le poste est basé au Secrétariat général des ministères économiques et financiers, avec une habilitation secret nécessaire.

Qualifications

Expérience significative dans le domaine du secrétariat.
Savoir travailler en équipe avec discrétion et courtoisie.
Capacité à gérer les urgences tout en restant calme.

Responsabilités

Gestion des agendas électroniques et du planning mouvant.
Organisation de réunions et préparation des dossiers.
Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs.
Tenue et suivi de documents administratifs divers.
Gestion du courrier et archivage.
Organisation des déplacements logistiques.
Réalisation de documents pour l’équipe de direction.

Connaissances

Bureautique et outils collaboratifs

Environnement administratif, institutionnel et politique

Accueillir une personne, un groupe, du public

Concevoir un support, un document

Gérer une situation de stress

Maîtriser les délais

Travailler en équipe

Être autonome

Être rigoureux

Faire preuve de discrétion

Réactivité

Formation

Niveau 4 Baccalauréat

Description du poste

Secrétaire/ assistant(e ) au cabinet du secrétariat général H/F

Secrétaire/ assistant(e ) au cabinet du secrétariat général

Catégorie B (profession intermédiaire)

Descriptif de l'employeur

Le Secrétariat général (SG) exerce à la fois des missions de pilotage ministériel en matière de modernisation, de dialogue social, de GRH, de gestion des moyens budgétaires et de systèmes d’information, et des fonctions opérationnelles de gestion des services centraux des ministères, dont il assure les fonctions support (RH, logistique, immobilier, informatique, communication).

La configuration actuelle du Secrétariat général des ministères regroupe, auprès de la secrétaire générale et du secrétaire général adjoint, 6 services, 2 délégations et 1 service à compétence nationale (l’IGPDE) pour un total de près de 2 500 collaborateurs.

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels

Description du poste

Le/ la titulaire du poste exerce les fonctions d’assistant(e) de direction de cadres dirigeants. Au service de la Secrétaire générale et du Secrétaire général adjoint, il/elle assure notamment :

la gestion du planning mouvant, des agendas électroniques et la construction de l’agenda autour des grandes échéances du SG (Comité des directeurs, Comités stratégiques, etc.)
organisation de réunions et d’entretiens et préparation des dossiers associés
accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs
tenue et suivi de documents administratifs divers (notes, etc.)
gestion du courrier arrivée/départ, diffusion du courrier et archivage, en s’appuyant sur les outils numériques
tenue régulière des outils de suivi (tableaux de bord, permanences, procédures etc.)
organisation et la préparation des déplacements (dont aspects logistiques)
réalisation de documents pour l’équipe de direction

L’assistant(e) réalisera ses missions au sein d’une équipe composée de 2 assistantes, et sous l’autorité de la secrétaire générale, du secrétaire général adjoint et de la directrice de cabinet.

Conditions d'exercice particulières

Temps complet, fonctionnement en binôme

Habilitation secret - condition nécessaire au poste

Respect de la confidentialité des dossiers

Description du profil recherché

En contact permanent avec les partenaires institutionnels du Secrétariat général (cabinets ministériels et autorités gouvernementales, juridictions judiciaires, services du Secrétariat général, directions d'administration centrale, services déconcentrés, directions des autres ministères, organisations syndicales, opérateurs, notamment), le candidat(e) devra justifier d’une réelle expérience dans le domaine du secrétariat et savoir travailler en équipe. La nature du poste nécessite de faire preuve de discrétion, de courtoisie, de rigueur et de réactivité face à la gestion des urgences, en conservant son calme en toutes circonstances.

Compétences