Secretaire Administratif H/F

Egbt Renovation; Amiens; On-site; EUR 21,000 - 26,000; Full time

Job summary

Egbt Renovation recherche une secrétaire polyvalente pour renforcer son équipe à Amiens. Vous assurez l’accueil, la gestion des mails et courriers, le classement et le suivi des dossiers, ainsi que la coordination des informations liées aux chantiers et aux sinistres.

Vous maîtrisez Word/Excel et la messagerie, êtes organisé(e) et capable de travailler en équipe tout en gérant plusieurs tâches simultanément.

Qualifications

• Organisé et rigoureux, réactif et autonome dans la gestion de dossiers multiples.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word/Excel et messagerie).
• Bonne rédaction et relationnelle pour échanges téléphoniques et écrits.

Responsibilities

• Accueil téléphonique et gestion des mails et courriers.
• Classement, archivage et suivi des dossiers clients et fournisseurs.
• Gestion administrative courante des chantiers et du personnel.
• Gestion des dossiers d'assurance/sinistres et échanges avec les assureurs et intervenants.
• Collecte et transmission des documents et pièces demandées.

Skills

Organisation

Rigueur

Gestion du temps

Maîtrise Word/Excel

Tools

Word

Excel

Messagerie électronique

Job description

Entreprise spécialisée dans le secteur du bâtiment, intervenant notamment dans le cadre de travaux après sinistre pour le compte de compagnies et partenaires d'assurance, nous recherchons un(e) Secrétaire polyvalent(e) afin de renforcer notre équipe.

Vos missions

Gestion administrative courante

• Accueil téléphonique et gestion des mails
• Rédaction et mise en forme de courriers et documents administratifs
• Classement, archivage et suivi des dossiers
• Gestion et mise à jour des dossiers clients et fournisseurs
• Suivi administratif des différents chantiers
• Préparation et transmission des documents aux différents interlocuteurs de l'entreprise

Suivi administratif du personnel

• Gestion et contrôle des relevés d'heures des salariés
• Mise à jour et suivi des dossiers administratifs des salariés
• Suivi des absences, congés et justificatifs
• Collecte et transmission des éléments nécessaires à la gestion administrative du personnel

Gestion et suivi des dossiers d'assurance / sinistres

• Ouverture et constitution des dossiers
• Enregistrement et suivi des demandes d'intervention
• Gestion des échanges avec les compagnies d'assurance, experts et différents interlocuteurs
• Transmission et suivi des devis, rapports, factures, photographies et pièces demandées
• Suivi de l'avancement administratif des dossiers
• Relance des différents interlocuteurs lorsque nécessaire
• Mise à jour et suivi des dossiers jusqu'à leur clôture

Profil recherché

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se), réactif(ve) et autonome et savez gérer plusieurs dossiers simultanément en respectant les priorités. Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et maîtrisez notamment Word, Excel et la messagerie électronique. Vous disposez de bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles et êtes à l'aise dans les échanges téléphoniques et écrits. Une expérience dans le secteur du bâtiment/BTP est appréciée. Une expérience dans la gestion de dossiers d'assurance, de sinistres ou au sein d'une entreprise intervenant après sinistre constitue un véritable atout. Nous recherchons avant tout une personne fiable, méthodique, polyvalente et impliquée, capable de travailler en équipe tout en étant autonome dans le suivi de ses dossiers.

Experience

1 An(s)

Compétences

• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Permis

B - Véhicule léger souhaité

Qualification

Employé qualifié

Secteur d'activité

Construction d'autres bâtiments

Liste des qualités professionnelles

• Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
• Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.