Secrétaire associative

ADMR; Bazac; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

ADMR Bazac recherche un agent administratif polyvalent pour assurer l’accueil des salariés et des clients, effectuer des tâches bureautiques et veiller au bon fonctionnement administratif. Le poste implique la saisie de documents, la gestion des plannings, la distribution des convocations et le suivi des factures.

Profil recherché: 3 à 5 ans d’expérience, connaissance du milieu ADMR et capacité à filtrer et orienter les correspondants, avec une forte rigueur et confidentialité requises.

Qualifications

• Organisation et gestion des priorités
• Adapter sa communication à divers interlocuteurs
• Posture professionnelle et confidentialité
• Rigueur et méthode dans le travail administratif
• Utilisation des outils informatiques et archivage des documents

Responsibilities

• Accueil physique des salariés et des clients
• Réalisation de travaux bureautiques (saisie et mise en forme de documents)
• Distribution et organisation des plannings et des convocations
• Réception et suivi des paiements des factures
• Constitution et classement des dossiers salariés et clients
• Suivi du stock et approvisionnement des formulaires
• Préparation et transmission des documents administratifs
• Tenue et mise à jour des tableaux Excel

Skills

Organisation

Adaptabilité

Professionnalisme

Confidentialité

Education

BEP secrétariat

Bac pro secrétariat

Tools

Saisie informatique

Job description

Responsabilités

• Réalise l’accueil physique des salariés et des clients
• Réalisation de divers travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (convocations, réunions etc.) tri, classement, archivage, numérisation
• Distribution des plannings dans les casiers des salariés (mandataire, + à la demande, …)
• Réception des paiements des factures
• Convocations aux réunions salariés, CA, CSE, EPI
• Secrétariat du Président et des bénévoles
• Suivi du stock (doit signaler les besoins d’approvisionnement)
• S’assure que les formulaires de travail des aides à domicile sont approvisionnés (fiche transmission, avis de passage, bon de transport, autorisations d’absences, …)

Qualité

• Respect de l’environnement de travail, de la déontologie et du système qualité
• Bonne utilisation des outils informatiques et sécurisation des données
• Application des protocoles qualité Dossiers salariés, en lien avec l’agent administratif
• Création des supports et classement des pièces
• Vérification des check-lists Fiche de poste Réseau ADMR Charente
• Préparation de l’accueil des nouveaux salariés selon la liste existante (documents, matériels, …)
• Dossiers clients
• Création des supports, insertion et classement des documents transmis par l’évaluatrice
• Tenue du tableau Excel

Profil recherché

Et si c’était vous ? Vous avez les compétences et le bon état d’esprit ? Ce poste vous permettra de vous réaliser pleinement.

Expérience et compétences

• 3 à 5 ans d’expérience sur un poste similaire.
• Connaissance du milieu ADMR
• Comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
• Prendre des notes et rédiger des documents
• Gérer et suivre une procédure, être méthodique

Formation

• Formation BEP secrétariat à Bac

Savoir-être

• s’organiser et gérer les priorités
• s’adapter à différents interlocuteurs
• Posture professionnelle
• Respecter la confidentialité

Qualité (second)

• Sens de la responsabilité
• Savoir gérer le stress
• Savoir prendre des initiatives selon les limites de sa fonction

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap