Responsable scolarité IFSI F/H

Sorbonne Université; Paris; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Sorbonne Université recherche un Responsable scolarité IFSI au sein de la Faculté de Médecine. Poste en CDD d'1 an renouvelable, amplitude horaire soutenue en périodes de correction et périodes d’inscription.

Vous coordonnerez les activités de scolarité, accueillerez les étudiant-es et partenaires, et gérerez les inscriptions et les résultats. Autonomie, rigueur et travail en équipe exigés.

Qualifications

• Organisation et coordination des missions de scolarité
• Utilisation des logiciels (Word, Excel, ACCESS, Casper)
• Planification et respect des priorités
• Travailler en équipe et rendre compte à la hiérarchie

Responsibilities

• Coordonner les activités de la scolarité des IFSI
• Accueillir les étudiant-es et partenaires
• Renseigner les enseignant-es et responsables d’UE
• Traiter les inscriptions et suivre les dossiers
• Gérer les dispenses et les commissions pédagogiques
• Former et encadrer les vacataires pendant les inscriptions
• Organiser les examens et diffuser les supports pédagogiques
• Suivre les enregistrements de cours et la mise en ligne sur Moodle et Panopto
• Gérer les grades de licence et les résultats
• Mettre à jour le site Internet et le calendrier des commissions

Skills

Organisation et coordination

Travailler en équipe

Autonomie

Rigueur

Tools

Word

Excel

ACCESS

Casper

Job description

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté de santé • https://sante.sorbonne-universite.fr

La scolarité de la formation universitarisée des étudiants en Instituts de Formation en Soins Infirmiers (IFSI) est rattachée à la Direction des Formations en Santé de la faculté de médecine Sorbonne Université.

Dans le cadre de l’intégration des formations paramédicales au processus licence, master, doctorat, les instituts de formation passent une convention avec l’université déterminant les modalités de participation de l’université à la formation, cf. l’arrêté du 31 juillet 2009 relatif aux autorisations des instituts de formation préparant aux diplômes d’infirmier infirmier de bloc opératoire, infirmier anesthésiste, puéricultrice, masseur-kinésithérapeute, pédicure- podologue, ergothérapeute, manipulateur d’électroradiologie médicale, aide-soignant, auxiliaire de puériculture, ambulancier, technicien de laboratoire d’analyses biomédicales, cadre de santé et aux agréments de leur directeur.

Sorbonne Université a signé une convention avec 11 IFSI et assure la gestion de près de 4300 étudiants et étudiantes. Au niveau de la faculté de médecine Sorbonne Université, le service de scolarité assure le suivi de l’étudiant ou l'étudiante depuis son inscription jusqu’à sa diplomation. À partir de septembre 2015, l’inscription des étudiants et étudiantes IFSI à Sorbonne Université est devenue obligatoire.

Localisation :

Faculté de Médecine Sorbonne Université

91 boulevard de l’Hôpital

Fonctions : Responsable scolarité IFSI

Catégorie : B

CDD de 1 an renouvelable.

A pourvoir dès que possible.

Missions et activités principales :

• Coordonner les activités de la scolarité
• Accueillir les étudiant-es IFSI et les partenaires
• Renseigner les enseignant-es et les responsables d’Unités d’Enseignements (UE)
• Traiter les demandes d’inscription et assurer le suivi des dossiers
• Traiter les demandes de dispenses d’unités d’enseignement et participer à la commission
• Former et encadrer les vacataires pendant la période des inscriptions
• Créer et diffuser des tutoriels à destination des étudiant-es
• Organiser et établir le planning des examens en collaboration avec les IFSI
• Assurer le suivi des enregistrements de cours et de la mise en ligne des supports Sur Moodle et Panopto
• Gérer les grades de licence délivrés aux étudiants IFSI
• Mettre en œuvre le calendrier des différentes commissions pédagogiques
• Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus
• Assister les responsables d’UEs dans le recueil des sujets auprès de l’équipe pédagogique
• Superviser la correction des grilles QCMs par lecteur optique, vérifier et traiter les résultats
• Établir des statistiques à partir des résultats d’examens
• Saisie des résultats dans Apogée
• Mettre à jour le site Internet
• Assurer le suivi des enseignant-es vacataires
• Assurer la régie de recettes du service et contrôler des différents modes de paiement avant transmission au service de la comptabilité

Le cas échéant autres activités du poste :

• Conduire les entretiens professionnels

Conditions particulières d'exercice

• Amplitude horaire importante en période de corrections des copies
• Période des congés en fonction du calendrier du service

Descriptif du profil recherché

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Notions de base du fonctionnement du Département Universitaire des Soins Infirmiers

Savoir-faire requis :

• L’organisation et la gestion des missions en privilégiant l’anticipation
• Utiliser des logiciels (Word, Excel, ACCESS, Logiciel du système d’informations Étudiant : Casper)
• Planifier son travail en respectant les priorités
• Proposer des améliorations aux procédures existantes
• Travailler en équipe

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

• Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
• Autonomie, méthode et rigueur
• Sens de l’organisation et de la coordination
• Aptitude à travailler en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Sens du contact et des relations humaines