ASSISTANT DE SCOLARITE INSTITUT DES METIERS DE LA SANTE - H/F

CHU de Bordeaux; Bordeaux; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Le CHU de Bordeaux recherche un(e) chargé(e) d’assistance administrative au sein de l’Institut de Formation Aides-Soignants (IFAS). Vous assurez l’accueil, la réception du courrier et le suivi des dossiers des étudiants, en lien avec les services de scolarité et les enseignants.

Vous participerez à la gestion des stages, à la diffusion des informations et à la mise en œuvre de la démarche qualité. Formation et organisation logistique des réunions complèteront votre mission.

Qualifications

• Expérience administrative dans un établissement de santé souhaitée.
• Maîtrise des outils bureautiques et gestion de dossiers.
• Bon relationnel et capacité à organiser le flux d’informations.
• Connaissance des logiciels Planwin et WinIFSI (ou équivalents) souhaitée.

Responsibilities

• Accueil et renseignement des professionnels et des apprenants.
• Gestion des appels, courriers et messages électroniques.
• Tenue à jour des bases de données et dossiers des stages.
• Organisation des réunions et planification des rendez-vous.
• Participation à la démarche qualité et au suivi des stages.
• Préparation des conventions et suivi budgétaire des stages.

Skills

Organisation

Rigueur

Esprit d’initiative

Priorisation

Travail en équipe

Tools

Planwin

WinIFSI

Job description

Institut de Formation Aides-Soignants (IFAS)

Situé dans une ville attractive, proche du bassin d’Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d’enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.

Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l'Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu'à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.

Situé à Bordeaux, proche de Mérignac, le Groupe Hospitalier Pellegrin est le plus important des sites du CHU de Bordeaux. Il constitue un centre de soins aux compétences et équipements très étendus.

Le Groupe Hospitalier Sud est le plus récent des trois sites hospitaliers du CHU de Bordeaux. Il dispose de 4 implantations géographiques : trois à Pessac : l’hôpital Haut-Lévêque, l’hôpital Xavier Arnozan, l'EHPAD Les jardins de l'alouette ainsi que l'EHPAD de Lormont.

L’Institut des Métiers de la Santé (IMS) assure la formation initiale et spécialisée d' un peu plus de 2000 apprenants et la formation continue des professionnels de santé. Il est situé sur les deux sites géographiques, Pellegrin en centre-ville et Xavier Arnozan sur la commune de Pessac.

L’Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI) réalise la formation de 1000 étudiants répartis sur trois promotions afin de les conduire vers l’obtention d’un diplôme d’Etat.

L’Institut de Formation aide - soignante ( IFAS) assure la formation de 60 élèves afin de les conduire vers l’obtention d’un diplôme d’Etat.

Le Poste

Mission(s) générale(s)

Le poste comporte deux périmètres d’activité :

• Le département de scolarité de l’Institut de Formation Aides-Soignants (IFAS)
• Participer aux activités du département de scolarité de l’institut pour améliorer l’efficience et participer ainsi à la mise en œuvre de la démarche qualité.
• Organiser pour l’équipe de direction et / ou pour l’équipe pédagogique la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées à la formation des étudiants ou au suivi des dossiers.
• Contribuer à l’organisation logistique (organisation de réunions, planification rendez-vous).
• Le département des stages de l’Institut de Formation Aides-Soignants (IFAS) et l’Institut de formation en Soins Infirmiers (IFSI)
• Participer aux activités administratives du département des stages
• Contribuer à la démarche qualité du département des stages

Principales activités

Institut de Formation Aides-Soignants (IFAS)

Administratif

• Accueil physique et téléphonique des professionnels extérieurs et des élèves
• Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
• Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
• Traitement des courriers (électroniques et postal), dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
• Création et gestion de bases de données sur le parcours des élèves pendant la formation
• Suivi des effectifs des élèves (interruption de formation, réintégration après interruption de formation, intégration par voie de mutation)
• Gestion des archives de l’institut (format papier et numérique)

Gestion

• Prise en charge financière des élèves, devis, complétude et suivi des dossiers (pôle emploi, employeurs PPH), attestations mensuelles…
• Suivi budgétaire de l’institut en lien avec la coordination administrative des écoles
• Préparation, édition, envoi, suivi et archivage des conventions de stage des élèves.
• Gestion et suivi des pièces administratives des vacations des intervenants et suivi budgétaire.

Inscription

Mise en forme et mise en ligne des documents relatifs aux modalités d’entrée sur le site internet de l’institut

Gestion Concours D’entrée

• Contrôle des dossiers d’inscription
• Préparation épreuves
• écrites : envoi convocations, éditions listes, préparation documents jury, saisies notes et édition tableaux
• épreuve orale : envoi convocations, organisation horaires épreuve orale et gestion passage candidats

Diplomation

Suivi de la procédure et du calendrier des jurys du diplôme d’Etat en lien avec la DREETS.

Instances

• Préparation des différentes instances en lien avec l’équipe de direction :
• Envoyer les convocations et les documents nécessaires à l’étude des situations individuelles (pédagogique ou disciplinaire)
• Assurer le suivi des notifications de décision

Commandes

• Demande informatique d’intervention dépannage
• Gestion des stocks de produits, de matériels (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)

Le département des stages de l’Institut de Formation Aides-Soignants (IFAS) et l’Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI)

Gestion administrative du département des stages

• Gestion des bases de données
• BL : Mise à jour du logiciel de scolarité
• E-Notitia

dépôt des affectations de stage

dépôt et extraction d’enquête de satisfaction, production de statistiques

dépôt des livrets d’accueil et/ou fiches d’identification des terrains de stage et des possibilités de logement

Rédaction du compte-rendu des Réunions de Coordination de Formation Clinique (RCFC) : synthétiser les échanges et tracer les décisions prises

Gestion des données des fiches de renseignement par année et par promotion : diffusion et traçabilité des données dans l’outil institutionnel

Gestion des offres de stage et des demandes annuelles de stages

Gestion Des Affectations De Stage

• Créer les périodes de stage dans BL
• Effectuer la mise en stage sur BL, en binôme avec une coordinatrice de stage
• Participer à l’édition des courriers de mise en stage, des conventions de stage, des documents de stage de l’étudiant, selon les besoins

Contribution à la démarche qualité du département des stages

• Réaliser les courriers de remerciements pour les offres de stage
• Réaliser les mails pour prévenir des changements d’affectation d’un apprenant
• Réaliser les courriers de non utilisation des offres proposées
• Collecter et diffuser auprès des élèves des livrets d’accueil et/ou fiches d’identification des terrains de stage, les possibilités de logement en lien avec les stages

Activités administratives diverses

• Accueillir, informer, renseigner et orienter les apprenants, les partenaires de stage, les formateurs
• Gérer les courriers et mails : enregistrement, diffusion, rédaction, classement
• Gérer les agendas : gestion des rendez-vous
• Gérer et suivre les demandes d’interventions de maintenance

Missions spécifiques/Particularités du poste

Deux périmètres d’activité : IFSI et IFAS

Profil Recherché

COMPETENCES TECHNIQUES :

• Logiciels bureautiques standards et spécifiques à la scolarité (planwin, winifsi)
• Classement et archivage
• Référentiel formation en soins infirmiers et aides-soignants
• Organisation et fonctionnement interne des instituts

Competences Organisationnelles

• Organisation et méthodes de travail
• Esprit d’initiative
• Capacités à anticiper et à prioriser
• Réactivité
• Rigueur

Competences Relationnelles

• Sens du travail en équipe
• Sens des responsabilités
• Capacité à partager et à négocier en équipe
• Capacité d’adaptation au changement
• Capacité d’écoute et d’accompagnement
• Capacité à rendre compte
• Disponibilité
• Ouverture
• Créativité
• Capacité à faire preuve de discrétion professionnelle