Responsable du secrétariat DIRECTION/Communication/DAEF/DSI F/H

AGEPS; Paris; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

AGEPS à Paris recherche un(e) Responsable du secrétariat pour accompagner la DIRECTION/Communication/DAEF/DSI. Vous assurez l'accueil physique et téléphonique, la gestion des agendas, la réservation et l’installation des salles, et la rédaction de documents administratifs.

Le poste implique aussi la gestion des frais, des abonnements et des achats, ainsi que la diffusion des communications et la mise à jour des annuaires internes. Confidentialité et sens de l’organisation sont essentiels.

Qualifications

• Maîtrise du style administratif, correction grammaticale et orthographique
• Maîtrise des outils bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)
• Sens relationnel et de communication
• Rigueur, organisation et sens des responsabilités
• Capacité à gérer les urgences et le stress, autonomie et discrétion professionnelle

Responsibilities

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs et du personnel
• Assistant(e) de la Directrice et des responsables, gestion des agendas et organisation des réunions
• Gestion du courrier, des archives et mise en forme de documents
• Rédaction et mise en forme de documents de communication et diffusion d’informations
• Gestion des dossiers et des démarches administratives liées à l’organigramme local et AP

Skills

Rédaction administrative

Gestion d'agenda

Relationnel

Organisation

Initiative et discrétion

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Teams

Job description

Responsable du secrétariat DIRECTION/Communication/DAEF/DSI F/H

Publié le 23 oct. 2026

Date de limite de candidatures 22 déc. 2026

Détails de l’offre

Poste proposé Responsable du secrétariat DIRECTION/Communication/DAEF/DSI F/H Contrat CDI

Descriptif

• accueil physique et téléphonique
• assistant(e) de la Directrice, de la Directrice Adjointe, du Directeur des Affaires Economiques et Financière, de la Directrice des Systèmes d'Informations et de la Responsable de la Communication : gestion des agendas, réservation et installation des salles de réunion, gestion du courrier, gestion des archives, mise en forme de documents et toute autre tâche relevant de son domaine de compétence
• gestion des remboursements de frais de mission
• gestion des abonnements
• commandes et demande d'achats
• rédaction, mise en forme de documents de communication
• diffusion du bulletin de la COMEDIMS
• gestion des pages intranet et internet
• diffusion de mails de communication
• mise à jour de l'annuaire interne et suivi du dossier cartes de visites
• orgnisation d'évènements de communication : édition de documents et outils, installation, accueil, rangement.

Le (la) responsable du secrétariat peut être amené(e) à assurer la permanence des activités du secrétariat.

Il (elle) assure également les missions suivantes :

• gestion des gardes administratives des membres de l'équipe de direction (équilibre des présences à tout moment de l'année) et mise à jour de la valise de garde ;
• gestion du dossier " Arrêtés de nomination " et actualisation des arrêtés en fonction des modifications d'organigramme local et AP ;
• gestion du dossier logement pour les personnes logées par nécessité ou utilité de service ;
• gestion et suivi des autorisations d'activité SAD et SEPBU en lien avec l'ARS ;
• assistance à la Direction de l'AGEPS dans la gestion de sujets ponctuels nécessitant la constitution d'un dossier et/ou un suivi dans la durée.

• Compétences rédactionnelles : maîtrise du style administratif, correction grammaticale et orthographique
• Maitrise des outils bureautiques : Word, Excel, Power Point, Outlook, Teams ou autre outil de visioconférence
• Sens relationnel et de communication
• Rigueur, sens de l'organisation et des responsabilités
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Capacité à gérer les urgences, le stress et les exigences liées au poste
• Dynamisme, capacité d'adaptation
• Capacités d'initiative, autonomie, capacité à alerter et rendre compte
• Respect de la confidentialité et sens de la discrétion professionnelle

Etablissement

AGEPS
7 rue du fer à Moulin
75005 PARIS
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