RESPONSABLE ADMINISTRATIVE ET DE GESTION (H/F)

COMPTABILITE EMPLOI; Beauvais; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

COMPTABILITE EMPLOI à Beauvais recherche un gestionnaire administratif du personnel pour assurer le montage et le suivi des dossiers salariés et conducteurs, le suivi des congés et des absences, et la préparation des éléments liés aux embauches en lien avec laDirection et le prestataire social.

Vous garantirez la confidentialité des données, assurerez l’archivage et le classement, et coordonnerez les documents des activités de transport en respectant les délais et les procédures internes.

Responsabilités

• Constituer et tenir à jour les dossiers des salariés et conducteurs ; contrôler les pièces obligatoires et leur validité.
• Suivre congés, absences, arrêts de travail et échéances administratives ; collecter et transmettre les variables de paie.
• Préparer les éléments administratifs liés aux embauches et les dossiers RH, en lien avec la Direction et le prestataire social.
• Garantir la confidentialité des données et la qualité de l’archivage du personnel.
• Contrôler et classer les CMR, lettres de voiture, bons de livraison et justificatifs nécessaires à la facturation.
• Obtenir auprès des conducteurs et de l’exploitation les documents manquants ; contrôler que chaque dossier est complet.
• Suivre les dossiers et réclamations clients, ainsi que les documents administratifs des véhicules confiés au service. – Identifier immédiatement tout risque administratif, financier ou opérationnel susceptible de bloquer une prestation ou un paiement.
• Gérer plusieurs dossiers complexes en parallèle, hiérarchiser les priorités et respecter des échéances strictes.
• Prendre les initiatives nécessaires dans le cadre du poste, rechercher les informations manquantes et suivre chaque action jusqu’à sa clôture.
• Communiquer professionnellement avec clients, fournisseurs, assureurs, administrations, cabinet comptable et organismes sociaux.
• Rendre compte directement et régulièrement à la Direction Générale : avancement, alertes, impayés, anomalies, risques et actions correctives proposées.

Description du poste

Administration du personnel

• Constituer et tenir à jour les dossiers des salariés et conducteurs ; contrôler les pièces obligatoires et leur validité.
• Suivre congés, absences, arrêts de travail et échéances administratives ; collecter et transmettre les variables de paie.
• Préparer les éléments administratifs liés aux embauches et aux dossiers RH, en lien avec la Direction et le prestataire social.
• Garantir la confidentialité des données et la qualité de l’archivage du personnel.

Administration spécifique au transport

• Contrôler et classer les CMR, lettres de voiture, bons de livraison et justificatifs nécessaires à la facturation.
• Obtenir auprès des conducteurs et de l’exploitation les documents manquants ; contrôler que chaque dossier est complet.
• Suivre les dossiers et réclamations clients, ainsi que les documents administratifs des véhicules confiés au service. – Identifier immédiatement tout risque administratif, financier ou opérationnel susceptible de bloquer une prestation ou un paiement.

Coordination, contrôle et reporting

• Gérer plusieurs dossiers complexes en parallèle, hiérarchiser les priorités et respecter des échéances strictes.
• Prendre les initiatives nécessaires dans le cadre du poste, rechercher les informations manquantes et suivre chaque action jusqu’à sa clôture.
• Communiquer professionnellement avec clients, fournisseurs, assureurs, administrations, cabinet comptable et organismes sociaux.
• Rendre compte directement et régulièrement à la Direction Générale : avancement, alertes, impayés, anomalies, risques et actions correctives proposées.

PÉRIMÈTRE DE DÉCISION

Le poste comporte une réelle autonomie d’organisation et de traitement des dossiers. Les engagements financiers importants, décisions stratégiques, recrutements ou ruptures de contrat, modifications tarifaires et signatures contractuelles engageant la société restent soumis à la validation de la Direction Générale.