Responsable administrative – assistante de direction H / F (H/F)

COMPTABILITE EMPLOI; Dunkerque; Sur place; EUR 22 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

COMPTABILITE EMPLOI recherche une personne pour assurer la coordination administrative et le suivi des activités de l’entreprise. Vous gérez l’accueil téléphonique, le courrier, la gestion des dossiers et le suivi des marchés et des cautions bancaires en collaboration avec les conducteurs de travaux et le bureau d’études.

Vous maîtrisez les fondamentaux de la facturation et de l’administration du personnel; autonomie, rigueur et sens du service seront vos atouts pour soutenir la Direction et les

Qualifications

• Expérience polyvalente d’assistanat de direction, de coordination ou de gestion administrative en PME.
• Connaissance des procédures administratives liées au bâtiment/travaux serait un atout.

Responsabilités

• Coordination administrative et organisation des dossiers.
• Suivi administratif des marchés et des cautions bancaires; gestion des contrats de sous-traitance.
• Gestion de la facturation et du suivi comptable (factures fournisseurs, impayés).
• Gestion administrative du personnel et collaboration avec les responsables.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Autonomie

Archivage

Communication

Formation

Bac+2 administration

Outils

Sage

Excel

Word

Description du poste

Directement rattaché à la Direction, vous assurez la coordination et la fiabilité de l’activité administrative de l’entreprise.

Organisation et gestion administrative

• l’accueil téléphonique
• la gestion du courrier et des fournitures
• le suivi administratif du parc de véhicules
• l’organisation, le classement et la traçabilité des dossiers ;

Administration des chantiers

Avec les conducteurs de travaux et le bureau d’études :

• la constitution et la transmission des dossiers d’appels d’offres
• le suivi administratif des marchés et des cautions bancaires
• l’établissement et le suivi des contrats de sous-traitance
• les démarches liées au paiement direct
• la gestion des dossiers de sinistres

Facturation et suivi comptable

• contrôle et rapprochement des factures fournisseurs
• vérification des dispositions prévues aux marchés et aux CCAP
• suivi mensuel de la facturation
• relance des règlements et suivi des impayés ;
• contrôle de la facturation des entreprises de travail temporaire.

Administration du personnel

• tenue et mise à jour des dossiers individuels ;
• suivi des absences
• collecte, saisie des pointages ;
• organisation des visites auprès de la médecine du travail ;
• suivi des CACES, habilitations, formations et autorisations de conduite ;
• réalisation des déclarations d’accident du travail ;
• préparation des demandes de remboursement liées aux intempéries.

Au-delà de votre maîtrise administrative, nous recherchons une personne reconnue pour :

• son sens de l’organisation et des priorités ;
• sa rigueur et la fiabilité des informations produites ;
• sa capacité à structurer et à tenir ses dossiers dans la durée ;
• son autonomie et son sens des responsabilités ;
• sa capacité à aller chercher l’information et à relancer les interlocuteurs ;
• son esprit d’analyse et sa recherche de solutions concrètes ;
• sa capacité à faire avancer les dossiers jusqu’à leur résolution ;
• sa diplomatie, associée à la fermeté nécessaire pour faire respecter les échéances et les procédures ;
• son sens du service et son implication dans la bonne marche collective de l’entreprise ;
• sa discrétion, indispensable au regard des informations comptables, sociales et personnelles traitées.

Votre profil

Vous disposez d’une expérience confirmée dans une fonction polyvalente d’assistanat de direction, de coordination administrative ou de gestion administrative en PME.

Une expérience dans le secteur du bâtiment, des travaux ou dans un environnement où les priorités évoluent rapidement constituerait un véritable atout.

Vous maîtrisez les fondamentaux de la facturation et de l’administration du personnel.

Surtout, vous appréciez les postes dans lesquels il faut comprendre le fonctionnement global de l’entreprise, mettre de l’ordre, construire des outils et devenir progressivement un véritable point d’appui pour la Direction et les équipes.

Pourquoi nous rejoindre

• une fonction centrale, utile et reconnue ;
• un périmètre de responsabilités large et varié ;
• une véritable autonomie dans l’organisation de votre activité ;
• un contact direct avec les dirigeants et les responsables opérationnels ;
• la possibilité de construire et d’améliorer durablement les méthodes de travail ;
• un environnement concret, dynamique et proche du terrain ;
• un poste dont les résultats sont visibles dans le fonctionnement quotidien de l’entreprise.