Responsable administrative - assistante de direction H / F

ARTEIC; Dunkerque; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

ARTEIC est à la recherche d’un(e) assistant(e) de direction polyvalent(e) pour assurer la coordination administrative, la facturation et l’administration du personnel au sein d’une PME dynamique du secteur bâtiment. Vous travaillerez en lien étroit avec la Direction pour optimiser les processus et les outils internes.

Vous apporterez organisation, rigueur et autonomie, tout en garantissant la confidentialité des données et le respect des procédures internes.

Qualifications

• Expérience confirmée en assistanat de direction ou coordination administrative.
• Maîtrise des outils bureautiques et de gestion de PME.
• Capacité à structurer les dossiers et suivre les échéances.
• Bonne communication et discrétion pour données sensibles.
• Connaissance du secteur bâtiment serait un atout.

Responsabilités

• Coordination et fiabilité de l’activité administrative.
• Gestion de l’accueil téléphonique et traitement des appels.
• Organisation, classement et traçabilité des dossiers.
• Suivi administratif du parc de véhicules et des fournitures.
• Gestion et suivi des marchés, cautions et sous-traitances.
• Facturation: contrôle des factures et décomptes.
• Administration du personnel: contrats, paie, absences, dossiers.
• Contribuer à la certification MASE.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Autonomie

Prise d’initiative

Discrétion

Analyse

Suivi des échéances

Outils

Bureautique

Logiciels de gestion

Description du poste

Vos principales responsabilités

Directement rattaché à la Direction, vous assurez la coordination et la fiabilité de l’activité administrative de l’entreprise.

Organisation et gestion administrative

Vous prenez notamment en charge :

• l’accueil téléphonique et le traitement des appels, avec la capacité d’apporter une première réponse lorsque le sujet le permet ;

• la gestion du courrier, des documents administratifs et des fournitures ;

• la mise à jour et le classement des pièces réglementaires de l’entreprise ;

• le suivi administratif du parc de véhicules : entretiens, contrôles techniques, assurances, cartes de carburant et sinistres ;

• l’organisation, le classement et la traçabilité des dossiers ;

• le suivi des demandes confiées jusqu’à leur aboutissement ;

• la mise en place d’outils simples permettant de suivre les échéances, les priorités et les actions en cours.

Administration des chantiers

En lien étroit avec les conducteurs de travaux et le bureau d’études, vous intervenez sur :

• la constitution et la transmission des dossiers d’appels d’offres ;

• le suivi administratif des marchés et des cautions bancaires ;

• l’établissement et le suivi des contrats de sous-traitance ;

• le contrôle de la validité des pièces administratives des sous-traitants ;

• les démarches liées au paiement direct ;

• la gestion et le suivi administratif des dossiers de sinistres jusqu’à leur clôture.

Facturation et suivi comptable

Vous contribuez directement à la qualité du cycle de facturation :

• contrôle et rapprochement des factures fournisseurs avec les bons de commande et de livraison ;

• préparation et établissement des factures clients à partir des avancements transmis ;

• vérification des dispositions prévues aux marchés et aux CCAP ;

• suivi mensuel de la facturation ;

• préparation des décomptes généraux définitifs ;

• relance des règlements et suivi des impayés ;

• contrôle de la facturation des entreprises de travail temporaire.

Administration du personnel

En collaboration avec la Direction, la DRH externalisée et les partenaires de l’entreprise, vous gérez le quotidien administratif RH :

• préparation des contrats de travail et réalisation des formalités d’embauche ;

• tenue et mise à jour des dossiers individuels ;

• suivi des absences, congés et plannings ;

• collecte, saisie et contrôle des pointages ;

• préparation et transmission des éléments variables de paie ;

• contrôle des heures des salariés et des intérimaires ;

• suivi des remboursements et retenues sur salaire ;

• gestion administrative des intérimaires ;

• organisation des visites auprès de la médecine du travail ;

• suivi des CACES, habilitations, formations et autorisations de conduite ;

• réalisation des déclarations d’accident du travail ;

• préparation des demandes de remboursement liées aux intempéries.

Vous pourrez également contribuer aux actions liées à la certification MASE, en collaboration avec les responsables concernés.

Ce que nous attendons de vous

Au-delà de votre maîtrise administrative, nous recherchons une personne reconnue pour :

• son sens de l’organisation et des priorités ;

• sa rigueur et la fiabilité des informations produites ;

• sa capacité à structurer et à tenir ses dossiers dans la durée ;

• son autonomie et son sens des responsabilités ;

• sa capacité à aller chercher l’information et à relancer les interlocuteurs ;

• son esprit d’analyse et sa recherche de solutions concrètes ;

• sa capacité à faire avancer les dossiers jusqu’à leur résolution ;

• sa diplomatie, associée à la fermeté nécessaire pour faire respecter les échéances et les procédures ;

• son sens du service et son implication dans la bonne marche collective de l’entreprise ;

• sa discrétion, indispensable au regard des informations comptables, sociales et personnelles traitées.

Vous savez proposer des améliorations sans bouleverser inutilement l’existant. Vous êtes capable d’expliquer, d’accompagner et de faire progressivement adopter de nouvelles méthodes de travail.

Votre profil

Vous disposez d’une expérience confirmée dans une fonction polyvalente d’assistanat de direction, de coordination administrative ou de gestion administrative en PME.

Une expérience dans le secteur du bâtiment, des travaux ou dans un environnement où les priorités évoluent rapidement constituerait un véritable atout.

Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques et les logiciels de gestion (vous bénéficierez d’une formation sur le logiciel de l’entreprise). Vous maîtrisez les fondamentaux de la facturation et de l’administration du personnel. Vous savez contrôler la cohérence d’une information et ne vous contentez pas de la saisir ou de la transmettre.

Surtout, vous appréciez les postes dans lesquels il faut comprendre le fonctionnement global de l’entreprise, mettre de l’ordre, construire des outils et devenir progressivement un véritable point d’appui pour la Direction et les équipes.

Pourquoi nous rejoindre

Nous vous proposons :

• une fonction centrale, utile et reconnue ;

• un périmètre de responsabilités large et varié ;

• une véritable autonomie dans l’organisation de votre activité ;

• un contact direct avec les dirigeants et les responsables opérationnels ;

• la possibilité de construire et d’améliorer durablement les méthodes de travail ;

• un environnement concret, dynamique et proche du terrain ;

• un poste dont les résultats sont visibles dans le fonctionnement quotidien de l’entreprise.