Responsable administratif-ve (H/F)

Cnrs; Paris; In loco; EUR 42.000 - 66.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

CNRS GEMASS, situé à Paris sur le site Pouchet, recherche un responsable administratif-ve pour coordonner la gestion financière et administrative du laboratoire et sécuriser les procédures avec les tutelles. Vous préparerez les décisions de la direction et assurerez les dossiers RH et financiers.

Le poste implique l’élaboration des prévisions budgétaires, le suivi des dotations, les bilans financiers, les achats et le reporting.

Competenze

• Connaissance opérationnelle de la gestion budgétaire et comptable publique.
• Maîtrise du suivi budgétaire et des procédures d'achat et de mission.
• Capacité à construire des tableaux de bord et rapports financiers.
• Capacité à travailler avec les tutelles et partenaires institutionnels.

Mansioni

• Élaborer les prévisions budgétaires avec la direction et les responsables de projets.
• Suivre les dotations et contrats par financeur et signaler les risques.
• Préparer les bilans financiers et les justifications demandés par les tutelles et financeurs.
• Réaliser et contrôler les opérations d'achat, de commande, de mission et de remboursement des frais.
• Suivre la facturation et les paiements avec les services compétents.
• Concevoir et tenir à jour des tableaux de bord, calendriers et procédures.
• Présenter à la direction les états de situation et proposer des améliorations.
• Analyser un dossier et rédiger une synthèse pour décision.
• Coordonner les échanges avec CNRS et Sorbonne Université.
• Conseiller les membres de l’unité et assurer une veille sur les règles.
• Préparer et suivre les dossiers administratifs du personnel et fiabiliser les données RH.

Conoscenze

Gestion budgétaire publique

Suivi budgétaire et tableurs

Construction de tableaux de bord

Coordination d'interlocuteurs

Rigueur et fiabilité

Strumenti

Excel

Systèmes de gestion des tutelles

Descrizione del lavoro

Mission:
Sous l'autorité de l'équipe de direction (DU - DUA) , le ou la responsable administratif-ve coordonne et réalise, de manière autonome, la gestion administrative et financière du GEMASS. Il ou elle prépare les éléments nécessaires aux décisions de la direction et sécurise les procédures avec les services des tutelles.
Activité:
'- Élaborer les prévisions budgétaires avec la direction et les responsables de projets ;

• Suivre les dotations et contrats par financeur, analyser les écarts et signaler les risques de dépassement ou de sous-consommation.
• Instruire les dossiers financiers, y compris les dossiers complexes: vérifier l'éligibilité des dépenses, les pièces et les échéances ;
• Préparer les bilans financiers et justifications demandés par les tutelles et financeurs.
• Réaliser et contrôler les opérations d'achat, de commande, de mission et de remboursement des frais de mission ;
• Suivre la facturation et les paiements avec les services compétents ;
• Concevoir et tenir à jour des tableaux de bord, calendriers et procédures ;
• Présenter à la direction des états de situation et proposer des améliorations du fonctionnement administratif ;
• Analyser un dossier, vérifier sa conformité et rédiger une synthèse permettant une décision.
• Coordonner les échanges avec le CNRS et Sorbonne Université ;
• Conseiller les membres de l¿unité dans leurs démarches administratives et financières et assurer une veille sur les règles applicables ;
• Préparer et suivre les dossiers administratifs des personnels, recrutements, accueils et départs en lien avec les services RH des tutelles ; fiabiliser les données RH et mettre à jours les outils

RH (Agate-Tempo, Reseda, SIFAC) ;

• Coordonner l'appui administratif et logistique aux réunions et manifestations scientifiques ;
• Organiser le classement, l'archivage et la continuité documentaire des activités de gestion.

Conditions particulières d'exercice

Le Centre national de la recherche scientifique est l’une des plus importantes institutions publiques au monde: 34 000 femmes et hommes (plus de 1 000 laboratoires et 200 métiers) , en partenariat avec les universités et les grandes écoles, y font progresser les connaissances en explorant le vivant, la matière, l’Univers et le fonctionnement des sociétés humaines. Depuis plus de 80 ans, y sont développées des recherches pluri et interdisciplinaires sur tout le territoire national, en Europe et à l’international. Le lien étroit que le CNRS tisse entre ses missions de recherche et le transfert vers la société fait de lui un acteur clé de l’innovation en France et dans le monde. Le partenariat qui le lie avec les entreprises est le socle de sa politique de valorisation et les start-ups issues de ses laboratoires (près de 100 chaque année) témoignent du potentiel économique de ses travaux de recherche.

Profil recherché

Contexte:
Le poste est situé à Paris, sur le site Pouchet du CNRS, 59 rue Pouchet, 75017 Paris. Le GEMASS est un laboratoire généraliste de sociologie qui comprend actuellement 20 permanents, 24 doctorants, 7 postdoctorants, 11 chercheurs associés, 2 chercheurs invités.
Le poste est placé sous la responsabilité hiérarchique du directeur. Le poste est associé à un bureau individuel avec un poste informatique complet permettant de se raccorder de façon sécurisée aux outils en ligne du CNRS comme de Sorbonne Université. Le poste du directeur de l'unité est situé
à côté de ce bureau. Le poste correspond à un ensemble de ressources informatiques (ordinateur, imprimante, etc.) et bureautiques. L'agent a également accès à l'ensemble des ressources mis à la disposition des membres du laboratoire (salle collective, accès aux ressources numériques, etc.) .
Les interlocuteurs directs dans le laboratoire sont les chercheurs présents sur le site Pouchet, à
savoir l'ensemble du personnel CNRS du GEMASS. Les contacts sont réguliers avec les enseignants chercheurs de l'UFR de sociologie de Sorbonne Université par ailleurs membres du GEMASS. A l'extérieur du laboratoire, le réseau relationnel du poste comprend le site Pouchet (UAR 2279) , la délégation CNRS Paris Centre et le service financier de Sorbonne Université.
Competence:
Savoirs

• Connaissance opérationnelle de la gestion budgétaire et comptable publique, des règles d'achat et de mission ;
• Compréhension de l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche et des principes de gestion des personnels ;

Savoir-faire

• Maîtriser le suivi budgétaire et les tableurs ;
• Construire des tableaux de bord ;
• Organiser des échéances multiples,
• Coordonner des interlocuteurs et expliquer les procédures ;
• Utiliser les systèmes de gestion des tutelles ; une formation aux applications utilisées est prévue.

Savoir-être

• Autonomie dans le périmètre confié ;
• Rigueur et fiabilité ;
• Sens de l'organisation ;
• Discrétion et respect de la confidentialité ;
• Aptitude au travail collectif et à la communication.

Présentation de Cnrs

Le Centre national de la recherche scientifique est un organisme public de recherche pluridisciplinaire placé sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieure et de la Recherche. Créé en 1939 et dirigé par des scientifiques, il a pour mission de faire progresser la connaissance et être utile à la société dans le respect des règles d’éthique, de déontologie et d’intégrité scientifique.